Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Она используется при устройстве на работу, расчёте пенсии, подтверждении стажа и многих других вопросах, связанных с трудовыми отношениями. В 2026 году в России завершается переход на электронную форму трудовой книжки, однако бумажный вариант всё ещё сохраняется.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о местах работы, сроках, должностях, а также о страховых платежах. По ст. 66 Трудового кодекса РФ она обязательна для всех работников, заключающих трудовые договоры.
Виды трудовой книжки
- Бумажная – традиционный вариант, оформляемый в виде бумажного документа.
- Электронная – цифровой аналог, хранящий информацию в базе Социального фонда России (СФР).
Кто выдаёт и как оформляется?
Оформление трудовых книжек осуществляют органы Пенсионного фонда России (ПФР) и Министерство труда и социальной защиты РФ. При приёме на работу впервые в 2026 году (когда работник ранее не имел трудовой книжки) оформляется электронная версия.
Процедура оформления
- Работодатель подаёт в ПФР сведения о новом сотруднике (форма ЕФС‑1).
- ПФР формирует электронную запись в базе данных.
- Работник получает доступ к своей электронной книжке через личный кабинет на портале ПФР.
- При необходимости можно распечатать документ в бумажном виде.
Что входит в электронную трудовую книжку?
В электронный документ заносятся такие сведения:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Место и дата рождения;
- Сведения о местах работы и должностях;
- Дата начала работы в каждой организации;
- Сведения о перерывах в работе (увольнения, отпуски);
- Сведения о страховых платежах (в т.ч. пенсионный стаж);
- Код ТКП (код типа занятости).
Переходный период и изменения в законодательстве
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это значит, что:
- Все новые сотрудники оформляются сразу в электронном виде.
- Бумажные книжки продолжают использоваться только для тех, кто уже имеет их к 2026 году.
- ПФР будет отчитываться о каждом работнике через форму ЕФС‑1.
В 2026 году также планируется изменение формы трудовых книжек, устраняя избыточные требования и устаревшие сведения, как сообщает Минтруд.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Для подтверждения того, что работодатель передаёт сведения в ПФР, работник может:
- Войти в личный кабинет на сайте ПФР и посмотреть свой профиль.
- Скачать официальное подтверждение о внесении данных (документ «Подтверждение страхового стажа»).
- Получить выписку из базы СФР, где указаны все места работы и периоды.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Что делать, если в ПФР не было никаких уведомлений о трудовой книжке?
Ответ: В этом случае необходимо обратиться в ПФР с запросом о внесении данных. Официальный запрос можно отправить через портал ПФР или в ближайшее отделение. - Вопрос: С какого года впервые оформляется электронная книжка?
Ответ: С 2020 года в России действует электронная форма, а с 2026 года она становится обязательной для всех новых сотрудников. - Вопрос: Можно ли оформить бумажную книжку, если уже есть электронная?
Ответ: Да, при желании работник может запросить печать электронного документа в бумажном виде.
Пример оформления (образец)
Ниже приведён упрощённый пример того, как выглядит запись в электронной книжке:
ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Место работы №1: ООО «Строительная компания «Север», – , Должность: Слесарь-сборщик Место работы №2: ЗАО «ТехноПарк», – по настоящее время, Должность: Инженер‑проектировщик Страховой стаж: 11 лет 03 мес.
Трудовая книжка – важный документ, который фиксирует весь трудовой путь работника; С 2026 года в России полностью переходят на электронный формат, что упрощает контроль над страховыми платежами и подтверждением стажа. Если вы только что устроились на работу и у вас ещё нет трудовой книжки, ваш работодатель обязан оформить её в электронном виде и внести сведения в ПФР. При возникновении вопросов всегда можно обратиться в ПФР или в Министерство труда.
Для более подробного ознакомления рекомендуем посетить официальные ресурсы:
- Портал ПФР
- Сайт Министерства труда РФ
- Официальный документ Минтруда о форме трудовых книжек (проект приказа)