Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника. С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), но бумажные варианты до сих пор остаются в обороте. В 2026 году работодатели должны чётко разделять правила ведения обоих форматов, соблюдать требования Минтруда и обеспечивать прозрачность учёта трудовой деятельности каждого работника.

Основные нормативные акты

В 2026 году правила ведения трудовых книжек регулируются следующими документами:

Трудовой кодекс РФ (ст. 66), устанавливает обязанность работодателя вести трудовые книжки;
Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает формы и правила заполнения бумажных и электронных трудовых книжек;
Федеральный закон № 439-ФЗ от — вводит электронные трудовые книжки и регулирует их передачу в Пенсионный фонд России (ПФР).

Бумажная трудовая книжка: кто и как использует

С 2021 года новые сотрудники могут выбрать: получать бумажную трудовую книжку или перейти на электронную форму. Однако:

Бумажные трудовые книжки продолжают вести только у сотрудников, которые получили их до 2021 года.
Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку, работодатель обязан её принять, зарегистрировать и продолжать вести в соответствии с Приказом № 320н.
Если сотрудник отказался от бумажной книжки в пользу электронной, работодатель выдаёт ему бумажную книжку на руки с последней записью и перестаёт вести в ней новые записи.

Как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке?

Все записи должны быть сделаны чернилами чёрного цвета, разборчиво, без помарок и исправлений. Исправления допускаются только в строгом порядке — путём внесения новой записи с указанием основания (приказ, решение).

Обязательные реквизиты записи:

Порядковый номер записи;
Дата приёма на работу (указывается полностью: число, месяц, год);
Наименование работодателя (полное, как в учредительных документах);
Должность, профессия, специальность с указанием квалификации;
Основание для приёма (номер и дата приказа, договора);
Подпись ответственного лица (кадровика, руководителя) и печать организации (если есть).

Пример записи о приёме на работу:

Запись № 1
15 марта 2025 года принят на работу в должности бухгалтера по основному месту работы на основании приказа № 45 от .

Электронная трудовая книжка (ЭТК): всё, что нужно знать в 2026 году

С 1 января 2020 года работодатели могут оформлять ЭТК. С 2021 года — это стандарт для новых сотрудников, если они не заявили иное.

Кто подлежит включению в ЭТК?

Все сотрудники, заключившие трудовой договор (включая внешних и внутренних совместителей);
Удалённые работники;
Иностранные граждане, работающие в РФ по трудовому договору.

Как оформить ЭТК?

Сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК (если он хочет отказаться от бумажной книжки).
Работодатель в течение 3 рабочих дней направляет сведения в ПФР через форму СЗВ-ТД.
После этого все последующие кадровые события (приём, перевод, увольнение) автоматически передаются в ПФР.

Какие сведения вносятся в ЭТК?

В электронную трудовую книжку передаются следующие данные:

Дата приёма на работу;
Наименование должности, профессии, специальности;
Дата и основание перевода на другую работу;
Дата и основание увольнения;
Награды, поощрения (по желанию работодателя);
Сведения о дубликате трудовой книжки (если выдавался).

Важно! Каждая запись должна содержать ссылку на документ, на основании которого она сделана: номер и дата приказа, решения, договора.

Как работать с ЭТК: инструкция для работодателя

Шаг 1: Получите доступ к системе

Работодатель должен быть зарегистрирован в системе Электронного документооборота (ЭДО) и иметь подписанную электронную подпись (ЭП). Сведения в ПФР передаются через:

Сервис «Контур.Экстерн»;
Сервис «СБИС»;
Сервис «1С:Отчётность»;
Или напрямую через личный кабинет работодателя на сайте ПФР.

Шаг 2: Подайте СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД подаётся в ПФР в течение 3 рабочих дней после:

Приёма на работу;
Перевода на другую должность;
Увольнения;
Отказа сотрудника от бумажной книжки.

Шаг 3: Обеспечьте доступ сотрудника к ЭТК

Сотрудник может посмотреть свою электронную трудовую книжку через:

Госуслуги — в разделе «Пенсия и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка»;
Личный кабинет на сайте ПФР (требуется подтверждённая учётная запись);
МФЦ — по запросу можно получить выписку на бумаге.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения.

Для бумажной книжки: выдаётся на руки с последней записью об увольнении, заверенной печатью и подписью.
Для ЭТК: выдаётся выписка из электронной трудовой книжки на бумажном носителе (по желанию сотрудника). Выписка оформляется по форме, утверждённой Приказом № 320н.

Важно! Если сотрудник не явился за трудовой книжкой, работодатель направляет ему уведомление о необходимости получения (письменно, по почте или электронно). Если сотрудник не забирает книжку в течение 3 дней — она хранится в архиве организации до востребования.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат выдаётся в случае утраты, повреждения или порчи трудовой книжки. В 2026 году действуют новые формы дубликата, утверждённые Минтрудом.

Для получения дубликата сотрудник должен:

Подать заявление;
Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность (приказы, справки, трудовые договоры);
Работодатель формирует дубликат на основе имеющихся кадровых документов и передаёт сведения в ПФР (для ЭТК) или выдаёт бумажный дубликат (для бумажной книжки).

Частые ошибки работодателей и как их избежать

Ошибка 1: Ведение бумажной книжки у нового сотрудника, который выбрал ЭТК — запрещено; Ведётся только ЭТК.
Ошибка 2: Не передача СЗВ-ТД в срок — штраф до 50 000 рублей (по ст. 19.7 КоАП РФ).
Ошибка 3: Неправильное оформление записи (неполные данные, отсутствие ссылки на приказ) — может привести к отказу в начислении пенсии.
Ошибка 4: Не выдача трудовой книжки в день увольнения — нарушение трудового законодательства, штраф до 50 000 рублей.

Самое главное — помнить:

Бумажные трудовые книжки ведутся только у тех, кто получил их до 2021 года.
Новые сотрудники получают ЭТК, если не подали заявление об обратном.
Все кадровые события (приём, перевод, увольнение) обязательно фиксируются и передаются в ПФР.
Работодатель несёт ответственность за точность, своевременность и полноту данных.
Сотрудник имеет право бесплатно получить выписку из ЭТК в любое время через Госуслуги или ПФР.

Правильное ведение трудовых книжек — это не только формальность, но и гарантия будущей пенсии сотрудника. Отнеситесь к этому с ответственностью — ваша организация сохранит доверие сотрудников и избежит штрафов.

Рекомендация: Внедрите автоматизированную систему кадрового учёта (например, 1С, Контур.Экстерн, СБИС), чтобы исключить ошибки и автоматически формировать СЗВ-ТД.