Трудовая книжка — главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. В последние годы Россия находится в процессе масштабной реформы‚ меняющей подход к учету стажа. Если вы планируете устраиваться на работу или являетесь работодателем‚ вам необходимо знать актуальные правила открытия и ведения трудовых книжек.
Исторический контекст: от бумаги к цифре
С 1 января 2020 года начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С этой даты работодателей обязали отчитываться в Пенсионный фонд России (ПФР) обо всех кадровых изменениях (прием‚ увольнение‚ перевод) по новой форме СЗВ-ТД. Именно с этого момента у работников появился выбор: сохранить привычную бумажную книжку‚ перейти на электронный формат или вести оба варианта одновременно.
Главное изменение 2026 года
Согласно законодательству‚ с 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это коренным образом меняет правила игры:
- Для тех‚ кто уже работал до 2020 года: Если работник ранее не написал заявление об отказе от бумажной книжки в пользу электронной‚ для него предусмотрено одновременное применение обоих вариантов. Бумажная книжка не аннулируется‚ но продолжает заполняться параллельно с электронной.
- Для новых сотрудников: С завершением переходного периода трудовой стаж впервые устраивающихся на работу будет вестись исключительно в электронном виде.
Когда требуется заявление на открытие трудовой книжки?
Само понятие «заявление на открытие трудовой книжки» сегодня имеет несколько нюансов в зависимости от ситуации:
Прием на работу нового сотрудника (первое рабочее место)
Если человек устраивается на работу впервые после 1 января 2026 года‚ бумажная трудовая книжка на него не заводится. Данные о его стаже сразу формируются в электронном виде в базе Социального фонда России (СФР‚ правопреемник ПФР). Однако работодатель все равно обязан получить от работника письменное подтверждение, заявление о выборе формы ведения сведений о трудовой деятельности. В нем первичный работник подтверждает‚ что согласен на формирование ЭТК.
Переход с бумажного формата на электронный
Если сотрудник‚ имеющий бумажную книжку‚ решает полностью отказаться от ее дальнейшего ведения на бумаге‚ он должен написать соответствующее заявление. В этом случае бумажный документ выдается на руки работнику‚ а дальнейший учет ведется только в цифровом пространстве.
Сохранение двойного формата
Если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки‚ работодатель обязан продолжать вносить записи как в бумажный бланк‚ так и отправлять отчеты по форме СЗВ-ТД.
Как правильно составить заявление?
Законодательство не устанавливает строгой‚ единой формы заявления‚ однако в нем обязательно должны быть указаны следующие данные:
- Шапка: Должность руководителя‚ название организации‚ ФИО руководителя‚ ФИО и должность заявителя.
- Название документа: Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки.
- Суть заявления: Четко сформулированная просьба. Например: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде» или «Прошу продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе».
- Дата и подпись работника.
Важные нюансы для работодателей
Работодателю крайне важно соблюдать сроки и регламент:
- При приеме на работу или при кадровом перемещении отчет СЗВ-ТД необходимо подать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
- Если работник подал заявление о выборе формы ведения ЭТК‚ работодатель обязан передать эти сведения в СФР также не позднее следующего рабочего дня.
- За несвоевременную сдачу отчетности или неверное ведение учета предусмотрены штрафы.
В 2026 году процесс перехода на электронные трудовые книжки достиг своей финальной стадии. Теперь открытие трудовой книжки для новых работников происходит в цифровом формате‚ а для опытных специалистов сохраняется право выбора. Самое главное — вовремя написать заявление и уведомить работодателя о своем решении‚ а руководителям, не забывать о строгих сроках сдачи отчетов СЗВ-ТД.