Дата актуализации:  г.

Правовая база

Ведение и заполнение трудовых книжек в РК регулируется следующими нормативными актами:

• Постановление Правительства Республики Казахстан от 14 октября 2011 г. № 1167 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от  г. № 929 «Об утверждении правил ведения и хранения трудовых книжек»;
• Закон «О труде» и связанные с ним подзаконные акты;
• Электронная система e‑НБЕК (Электронная трудовая книжка).

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из двух разделов:

1. Раздел «Сведения о работнике» – первая страница, где указываются ФИО, дата рождения, образование, специальность, квалификация.
2. Раздел «Сведения о работе» – последующие страницы, где фиксируются все записи о приёме, переводе, повышении, увольнении и т.д.

Порядок внесения первой записи (приём на работу)

Если компания является первым местом работы сотрудника и в его трудовой книжке нет записей, необходимо выполнить следующие шаги:

• Заполнить первую страницу (личные данные). При отсутствии данных о предыдущих местах работы в графе «Сведения о работе» ставится отметка «—».
• Подготовить документ‑основание (трудовой договор, акт работодателя, штатное расписание).
• Внести запись о приёме на работу в соответствии с образцом (см. ниже).
• Подписать запись руководителем организации и заверить её печатью.
• Внести сведения о выданной книжке в книгу учёта движения трудовых книжек (пункт 24 Правил).

Образец записи о приёме на работу

Ниже представлен типовой образец записи, который можно использовать в бумажной трудовой книжке. Все поля заполняются печатными буквами.

Примечание: При переводе, повышении или изменении условий труда запись делается в отдельной строке, где указывается новое наименование организации (если меняется), должность, ставка и основание (приказ, договор и т.п.).

Электронная трудовая книжка (e‑НБЕК)

С 2024 года в РК активно внедряется электронный вариант трудовой книжки. Основные отличия:

• Записи вносятся через Электронную систему управления трудовыми документами (ЕСУТД);
• Подтверждение записи происходит с помощью ЭЦП (электронной цифровой подписи) уполномоченного сотрудника органа государственного архива или работодателя;
• Сотрудник может просматривать свою трудовую книжку в личном кабинете портала e‑Gov;
• Все изменения автоматически фиксируются в журнале учёта и доступны для проверяющих органов.

Исправления и корректировки записей

Ошибки в трудовой книжке могут повлиять на подтверждение стажа и социальные выплаты. Порядок исправления регламентирован пунктом 24 Правил:

1. Инициатива исправления может исходить от работника или работодателя.
2. Необходимо оформить акт исправления, в котором указываются:
   • Дата и место составления акта;
   • Точная формулировка ошибки;
   • Корректный текст записи;
   • Подписи обеих сторон и печать организации.
3. Если ошибка допущена работодателем, исправление вносится в оригинальную запись (зачеркивается ошибка, рядом ставится правильный вариант, подписываеться и печатается).
4. При ошибке, сделанной работником, запись вносится в отдельную строку с пометкой «Исправление», где указывается основание (например, справка из архива).
5. Все исправления фиксируются в книге учёта движения трудовых книжек.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужна ли трудовая книжка в 2026 году?

Да. Трудовая книжка (бумажная или электронная) остаётся официальным документом, подтверждающим трудовой стаж, право на пенсию, пособия и другие социальные гарантии.

Можно ли вести только электронную книжку?

Да, если работодатель подключён к системе ЕСУТД и у сотрудника есть аккаунт в e‑Gov. При этом бумажный вариант может быть выдан по желанию работника.

Что делать, если в книжке нет записи о предыдущем месте работы?

Работодатель обязан указать в графе «Сведения о работе» отметку «—». При необходимости работник может предоставить справки из архивных учреждений, заверенные ЭЦП.

Кто имеет право вносить запись об увольнении?

Только уполномоченное лицо работодателя (директор, главный бухгалтер) на основании приказа об увольнении или решения суда.

Запись в трудовую книжку – важный юридический акт, который требует строгого соблюдения нормативных требований. Правильный образец записи, указанный выше, поможет работодателям избежать ошибок и обеспечить сотрудникам надёжное подтверждение их трудового стажа. При переходе на электронный формат следует пользоваться системой ЕСУТД и ЭЦП, а в случае обнаружения ошибок – незамедлительно оформлять акт исправления.

Помните: корректно заполненная трудовая книжка – залог получения пенсионных и социальных выплат в будущем.