Трудовая книжка — это официальный персональный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В нее работодатель вносит информацию о том, где, когда и на какой должности работал человек. Несмотря на глобальную цифровизацию и обсуждения о переходе на электронные форматы, в Республике Молдова трудовая книжка остается важнейшим документом для подтверждения стажа. В данной статье мы подробно разберем нормативную базу, правила ведения, хранения и учета трудовых книжек в Молдове на 2026 год.
Нормативно-правовая база
Ведение трудовых книжек в Республике Молдова строго регламентировано законодательством. Основными документами, регулирующими этот вопрос, являются:
- Трудовой кодекс Республики Молдова от 28 марта 2003 года № 154-XV (с учетом изменений и дополнений, в т.ч. вступивших в силу ).
- Положение о заполнении, хранении и учете трудовой книжки, утвержденное в соответствии с нормативными актами Республики Молдова (опубликовано в Monitorul Oficial № 97-98 от 29 октября 1998 года, текущая редакция принята ).
- Закон Республики Молдова «О профессиональных союзах» (в частности, Статья 34, затрагивающая аспекты трудовых отношений).
Важно отметить, что законодательство постоянно обновляется, и работодателям необходимо следить за актуальными редакциями Трудового кодекса и сопутствующих приказов Министерства социальной защиты и труда.
Общие правила ведения и оформления
Трудовая книжка является главным свидетельством профессионального пути работника. При ее оформлении и ведении необходимо соблюдать ряд строгих правил:
- Первичное оформление: трудовая книжка оформляется на работника, проработавшего у данного работодателя свыше 5 дней (если это основное место работы).
- Внесение записей: все записи о приеме на работу, переводах, увольнении и награждениях вносятся в соответствии с приказами работодателя. Записи должны точно соответствовать формулировкам нормативных актов.
- Сроки: запись в трудовую книжку должна быть внесена не позднее недельного срока со дня издания соответствующего приказа.
- Оформление вкладыша: если все страницы раздела сведений о работе заполнены, оформляется вкладыш в трудовую книжку, который вшивается в нее и учитывается вместе с ней.
Дубликат трудовой книжки
Раздел V Положения регулирует вопрос выдачи дубликата трудовой книжки. Дубликат выдается в случае:
- Утери или порчи трудовой книжки работником или работодателем.
- Наличия в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной.
При оформлении дубликата работодатель вносит записи об общем и/или непрерывном стаже работы работника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами.
Требования к хранению трудовых книжек
Хранение трудовых книжек — одна из главных обязанностей работодателя. Согласно пункту 42 Правил, трудовые книжки и вкладыши в них должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность.
Кто несет ответственность?
За сохранность трудовых книжек отвечает работодатель. В организации должен быть издан приказ о назначении ответственного лица (как правило, это сотрудник кадровой службы или бухгалтерии). Это лицо несет дисциплинарную и материальную ответственность за утрату, порчу или несвоевременное внесение записей.
Хранение невостребованных книжек
Часто возникают ситуации, когда уволенный работник не забирает свою трудовую книжку. В таких случаях работодатель обязан сохранить документ. Невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия отдельно от книжек действующих сотрудников. Срок их хранения составляет до 75 лет, что позволяет работникам или их наследникам запросить документ даже спустя десятилетия.
Учет трудовых книжек
Помимо физического хранения, законодательство требует строгого документального учета бланков и самих трудовых книжек. Для этого в организации ведутся специальные журналы (книги учета):
- Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них — в ней отражается движение чистых бланков (поступление, выдача, списание испорченных бланков).
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, и выданные при увольнении.
При получении трудовой книжки при увольнении, работник обязан расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.
Расчеты за трудовые книжки
Раздел VI Положения регулирует финансовые аспекты. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности. Работодатель обязан обеспечивать ими своих сотрудников. При этом:
- При первичном оформлении трудовой книжки стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (по его письменному заявлению).
- В случае порчи бланка по вине работодателя (например, неправильное заполнение), стоимость нового бланка оплачивается за счет средств работодателя.
Электронная трудовая книжка: перспективы в Молдове
С изменениями в Трудовой кодекс Республики Молдова (вступившими в силу ) и развитием цифровых технологий, все чаще поднимается вопрос об электронных трудовых книжках. На сегодняшний день в Молдове активно внедряются электронные государственные реестры, однако бумажная трудовая книжка остается обязательным документом. Работники интересуются доступом к своим электронным данным, но полный переход на электронный формат без бумажного дубликата пока не завершен, поэтому традиционные правила ведения и хранения остаются актуальными в 2026 году.
Трудовая книжка в Республике Молдова продолжает оставаться фундаментальным документом, подтверждающим стаж и трудовую биографию гражданина. Работодателям необходимо неукоснительно соблюдать требования Трудового кодекса и Положения о заполнении, хранении и учете: обеспечивать сохранность документов в сейфах, назначать ответственных лиц, вести книги учета и своевременно вносить корректные записи. Соблюдение этих правил защитит как права работников, так и работодателей от возможных юридических споров и штрафов со стороны инспекции труда.