Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности граждан, работающих в организации․ В Республике Беларусь порядок её оформления, заполнения, хранения и выдачи регулируется рядом нормативных актов, в частности Постановлением Министерства труда и социальной защиты от 16 июня 2014 г․ № 40, а также Инструкцией, утверждённой постановлением от 9 марта 1998 г․ № 30 (с последними изменениями от 30 ноября 2023 г․ № 47)․
Общие положения
Ведение трудовых книжек осуществляется в соответствии с требованиями:
- трудового законодательства Республики Беларусь;
- постановлений Минтруда и соцзащиты;
- инструкций, утверждённых Министерством․
С 1 января 2024 г․ введены новые правила заполнения трудовых книжек, связанные с переходом на электронный учёт в Фонде социальной защиты населения․
Кто ведёт трудовые книжки?
Трудовые книжки ведутся на всех работниках, включая:
- наёмных сотрудников;
- работников, привлечённых по совместительству;
- учёных, стажёров и других категорий, имеющих трудовые отношения․
Для физических лиц‑работодателей (например, частных предпринимателей) порядок выдачи книжек также регулируется указанными нормативными актами․
Формы и структура трудовых книжек
В Беларуси используется трудовая книжка образца 1995 г․, которая содержит несколько граф (полей)․ Основные разделы:
- Графа 1 – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, паспортные данные)․
- Графа 2 – сведения о приёме на работу (дата, место, основание)․
- Графа 3 – сведения о профессиональном развитии (образование, повышение квалификации, стажировки)․
- Графа 4 – сведения о наградах, званиях, дипломах․
- Графа 5 – сведения о трудовой деятельности (места работы, должности, периоды)․
Записи в графах 2‑5 оформляются арабскими цифрами․ Дату указывают в формате «дд․мм․гггг», например: ․
Заполнение графа 2 (дата приёма)
При оформлении новой записи в графе 2 необходимо указывать:
- число и месяц – двумя цифрами;
- год – полностью (четырёхзначный);
- месяц писать с указанием названия (например, «января», «февраля»)․
Пример: «5 января 1997 г․» → в книжке записывается «»․
Порядок получения и оформления дубликата
В случае потери или повреждения оригинальной трудовой книжки работник имеет право запросить дубликат․ С 2024 г․ процесс оформления упрощён:
- Обращение в Фонд социальной защиты населения (код услуги 3․25․12)․
- Запрос сведений о предыдущей работе у прежних нанимателей осуществляется непосредственно работником․
- После подтверждения данных выдаётся новый экземпляр книжки․
Постановлением Минтруда от 30 ноября 2023 г․ № 47 внесены изменения в Инструкцию, согласно которым запрос сведений о предыдущей работе теперь осуществляется самим работником, а не нанимателем․
Хранение и обеспечение трудовых книжек
Трудовые книжки хранятся в организации в специально отведённом месте, обеспечивающем их сохранность и конфиденциальность․ Требования к хранению:
- Книжки должны быть защищены от влаги и механических повреждений․
- Доступ к ним имеет только уполномоченный персонал (бухгалтерия, отдел кадров);
- При увольнении сотрудника оригинал передаётся в архив организации, а копия остаётся у работника․
В случае утраты оригинала работник может потребовать выдать копию из архивного фонда, однако официальным документом считается только оригинальная трудовая книжка;
Новые правила заполнения с 1 января 2024 г․
С начала 2024 г․ вводятся следующие изменения:
- Заполнение графа 1 (сведения о работнике) теперь включает сведения о государственных наградах, присвоенных работнику․
- В графу 3 (профессиональное развитие) добавляются сведения о повышении квалификации и прохождении стажировок, подтверждённых соответствующими сертификатами․
- В графе 4 (награды) указываются только республиканские и международные награды, подтверждённые официальным документом․
- В графе 5 (трудовая деятельность) требуется указывать основание увольнения или перевода (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т․д․)․
Эти изменения направлены на более полное отражение профессионального пути работника и упрощение последующего аудита․
Аудит и контроль
Внутренний аудит порядка ведения и хранения трудовых книжек проводится в соответствии с требованиями ТК и Инструкции․ Основные контрольные пункты:
- Соответствие формата записи установленным требованиям (цифры, даты)․
- Наличие всех необходимых подписей и печать (при необходимости)․
- Соответствие содержания требованиям законодательства (например, отсутствие записи о тяжёлых работах, если работник – женщина)․
- Соблюдение сроков выдачи дубликатов и оформление запросов․
Результаты аудита фиксируются в внутренних документах организации и передаются в контролирующие органы при необходимости․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Как правильно оформить запись о повышении квалификации?
Ответ: В графе 3 указывается дата, название курса/программы, номер сертификата и дата выдачи․ Пример: « – Повышение квалификации по охране труда, сертификат № 12345»․
Вопрос: Можно ли вести электронный трудовой договор вместо бумажной книжки?
Ответ: На текущий момент в Беларуси трудовые отношения оформляются только бумажной формой трудовых книжек․ Электронные сервисы используются лишь для запроса информации о предыдущей работе, но оригинальная запись должна быть оформлена в бумажном виде․
Вопрос: Что делать, если в книжке пропущена запись о работе?
Ответ: При обнаружении пропуска работник может подать запрос в Фонд социальной защиты населения, предоставив копии трудового договора и справки с предыдущего места работы․ После проверки данных в книжку вносятся соответствующие записи․
Порядок ведения трудовых книжек в Республике Беларусь чётко регламентирован нормативными актами, которые предусматривают:
- единый формат оформления;
- строгие требования к заполнению и хранению;
- механизмы контроля и аудита;
- упрощённые процедуры получения дубликата․
Соблюдение этих требований позволяет не только соблюсти законодательные нормы, но и создать прозрачную систему учёта трудовой деятельности, что важно как для работодателей, так и для работников․
Автор: информационный материал, подготовлен на основе официальных данных Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь․