Трудовая книжка — это официальный персональный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина Республики Беларусь. Она содержит сведения о месте работы, занимаемых должностях, переводах, увольнениях и других значимых событиях трудовой биографии. Несмотря на развитие электронных систем учета, бумажные трудовые книжки остаются важнейшим элементом кадрового делопроизводства в Беларуси, особенно для граждан, начавших трудовую деятельность до 2021 года.

Правовая основа ведения трудовых книжек

Порядок ведения, заполнения, выдачи и хранения трудовых книжек в Республике Беларусь регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 (в редакции от 30 ноября 2023 г; № 47).

Важно: с 1 января 2024 года вступили в силу новые изменения, касающиеся:

• оформления и выдачи дубликатов трудовых книжек;
• установления порядка получения нанимателем информации о трудовой деятельности работника при выдаче дубликата;
• усовершенствования процедуры подтверждения данных о предыдущем трудоустройстве.

Полный текст Инструкции № 40 с актуальными поправками доступен на официальном сайте Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.

Кто обязан иметь трудовую книжку?

Трудовая книжка оформляется:

• Впервые поступающим на работу лицам, достигшим 14 лет;
• Гражданам Республики Беларусь, а также иностранным гражданам и лицам без гражданства, работающим на территории Беларуси по трудовому договору;
• Работникам, у которых трудовая книжка утеряна, повреждена или заполнена полностью (тогда выдается вкладыш).

Согласно п. 8 Инструкции № 40, трудовая книжка является обязательным документом для всех работников, включая иностранных граждан, если они трудоустроены по трудовому договору в белорусских организациях.

Как оформляется трудовая книжка при первом трудоустройстве?

При приеме на работу впервые наниматель обязан:

1. Заполнить трудовую книжку в присутствии работника;
2. Сделать это не позднее семи календарных дней со дня заключения трудового договора;
3. Использовать только официальные бланки, утвержденные Минтрудом.

Вносимые сведения:

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Дата и год рождения;
• Образование (уровень, специальность);
• Профессия или специальность по диплому;
• Дата приема на работу;
• Основание для приема (номер и дата приказа).

Заполнение производится ручкой чернилами черного цвета, без помарок, исправлений и зачеркиваний. Все записи должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она используется).

Вкладыш в трудовую книжку: когда и зачем нужен?

Вкладыш выдаеться в двух случаях:

• Когда все страницы основной трудовой книжки заполнены;
• При утрате или повреждении основной книжки (вместе с дубликатом).

Вкладыш имеет тот же юридический статус, что и основная трудовая книжка. Он прикрепляется к ней и хранится вместе. При заполнении вкладыша указываются те же реквизиты, что и в основной книжке, а также номер и серия вкладыша.

Получение бланков трудовых книжек и вкладышей

Бланки трудовых книжек и вкладышей выдаются нанимателям (организациям) только после подтверждения их регистрации в налоговых органах (ИМНС РБ).

Для получения бланков необходимо:

• Подать письменную заявку на имя руководителя организации или уполномоченного органа (например, администрации района в Минске);
• Предоставить платежный документ, подтверждающий оплату за бланк (согласно установленным тарифам);
• В случае выдачи более 10 бланков — предварительно согласовать количество с бухгалтерией или кадровой службой;
• Получить бланки в установленные часы (например, в администрациях районов Минска — по средам с 11:00 до 12:30 и с 14:00 до 17:00).

Оплата за бланк трудовой книжки или вкладыша производится в размере, установленном законодательством, и является обязательной для всех работодателей. Копия квитанции хранится в кадровом деле работника.

Дубликат трудовой книжки: порядок выдачи с 2024 года

С 1 января 2024 года внесены существенные изменения в процедуру выдачи дубликата трудовой книжки в случае ее утраты, хищения или повреждения.

Новый алгоритм:

1. Работник подает заявление о выдаче дубликата.
2. Наниматель обязан запросить информацию о трудовой деятельности работника через Единую информационную систему учета трудовой деятельности (ЕИСУТД) — если работник согласен на обработку персональных данных.
3. Если сведения в ЕИСУТД отсутствуют или неполны, наниматель запрашивает данные у предыдущих работодателей (по письменным запросам).
4. На основании полученных сведений оформляеться дубликат с указанием: «Дубликат выдан взамен утраченной (поврежденной) трудовой книжки».
5. Дубликат заверяется подписью и печатью, выдается работнику под роспись.

Эти изменения направлены на повышение достоверности данных и предотвращение фальсификаций.

Электронные трудовые книжки: что изменилось?

С 2021 года в Беларуси начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако:

• Электронные книжки не отменяют бумажные — они существуют параллельно;
• Работник может выбрать: оставить бумажную книжку или перейти на электронную;
• Если работник ранее уже отказался от бумажной книжки (например, в России), то при трудоустройстве в Беларуси ему обязательно оформляется новая бумажная трудовая книжка;
• С 2023 года все новые трудовые книжки выдаются на новых бланках с улучшенной защитой от подделок.

Электронные книжки хранятся в Единой информационной системе учета трудовой деятельности (ЕИСУТД) и доступны работнику через личный кабинет на портале государственных услуг.

Ответственность нанимателя

Наниматель несет полную ответственность за:

• Своевременное заполнение трудовой книжки;
• Правильность и достоверность вносимых записей;
• Сохранность трудовых книжек работников;
• Выдачу книжек при увольнении в день последнего рабочего дня;
• Хранение книжек в течение 75 лет после увольнения работника (в архиве организации).

Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении — нарушение трудового законодательства. Работник вправе требовать компенсацию за вынужденный прогул, если книжка не была выдана вовремя.

Особенности для иностранных граждан

Иностранные граждане и лица без гражданства, работающие в Беларуси по трудовому договору, также обязаны иметь трудовую книжку. При оформлении:

• Фамилия, имя, отчество указываются в соответствии с документом, удостоверяющим личность;
• Если документ на иностранном языке — прилагается нотариально заверенный перевод на русский или белорусский язык;
• Образование и профессия указываются с учетом признания квалификации в Беларуси.

Несмотря на цифровизацию, трудовая книжка в Республике Беларусь остается основным документом, подтверждающим стаж, трудовой путь и права на пенсию. Она используется при:

• Получении пенсии;
• Поступлении на работу;
• Получении социальных льгот;
• Предоставлении отпуска;
• Решении споров о трудовом стаже.

Соблюдение требований Инструкции № 40, это не только обязанность работодателя, но и залог защиты прав работника. Каждая запись в трудовой книжке, это часть истории жизни человека, и она должна быть точной, законной и сохраненной на долгие годы.

Важно помнить: если вы, работник, не забывайте проверять записи в своей трудовой книжке при каждом изменении трудовых отношений. Если вы — наниматель — соблюдайте сроки, используйте только официальные бланки и следите за актуальными изменениями в законодательстве.

Официальный сайт Минтруда и социальной защиты РБ: https://www.minsotrud.gov.by