Дата публикации: 22 мая 2026

В 2026 году в России вступили в силу новые правила, касающиеся оформления и оформления трудовой книжки. Эти изменения затрагивают как работников, так и работодателей, а также вводят отдельные финансовые аспекты, связанные с получением, заменой и обновлением документа.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируется:

• история работы сотрудника;
• сведения о местах работы и сроках;
• сведения о полученных должностях и должностных разрядах;
• информацию о стаже работы, необходимом для расчета пенсии и других выплат.

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что бумажные формы постепенно вытесняются цифровыми аналогами, однако в некоторых случаях всё ещё требуется их печать и оплата.

Когда взимается плата за трудовые книжки?

Плата за трудовые книжки вводится в следующих случаях:

1. Оформление первой копии трудовой книжки для новых сотрудников.
2. Замена утерянной, украденной или повреждённой бумажной книжки.
3. Перевод сотрудника на другую должность, требующую обновления данных в книжке.

Согласно обновлённым правилам, действующим с апреля 2026 года, стоимость оформления бумажной версии составляет:

• от 500 до 1500 рублей – в зависимости от региона и типографии;
• от 300 до 800 рублей – при оформлении электронного варианта через государственные сервисы.

Как правильно оплатить и оформить трудовые книжки?

Процедура оплаты и оформления выглядит так:

1. Сбор документов: паспорт, трудовой договор, копии предыдущих книжек (если есть).
2. Обращение в отдел кадров: сотрудник подаёт заявление о выдаче/замене книжки.
3. Оплата: в бухгалтерии фиксируется факт оплаты, после чего сотрудник получает подтверждение (квитанцию или электронный чек).
4. Получение книжки: в течение 5–10 рабочих дней выдаётся либо бумажная, либо электронная запись.

Важно помнить, что при переходе сотрудника на другую должность необходимо обновить данные в книжке, что также подразумевает дополнительную оплату за переиздание.

Часто задаваемые вопросы

• Возможно ли бесплатное получение первой копии? – Да, при первом трудоустройстве в организации стоимость обычно покрывает работодатель.
• Как оплатить электронную трудovую книжку? – Через личный кабинет на портале Госуслуги или через банковскую карту, указав реквизиты организации.
• Что делать, если книжка потеряна? – Нужно написать заявление о потере, заплатить за дубликат и предоставить документы, подтверждающие стаж.
• Сколько стоит перевод сотрудника на другую должность? – Обычно от 300 до 800 рублей за переиздание, в зависимости от формы (бумажная/электронная).

Плата за трудовые книжки – это небольшая, но обязательная статья расходов, которая обеспечивает юридическую корректность трудовой деятельности. С 2026 года процесс упрощается за счёт перехода на электронные формы, однако в ряде случаев всё ещё требуется оплата за бумажные копии и их дубликаты. Соблюдение новых правил помогает избежать задержек в расчёте пенсии, компенсаций и других выплат, а также защищает интересы как работников, так и работодателей.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оплате или оформлению трудовых книжек, рекомендуем обратиться в отдел кадров вашей организации или воспользоваться официальными онлайн‑сервисами.