Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя, закреплённая Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек․ Особое внимание уделяется записям о награждениях, поскольку они отражают профессиональные достижения сотрудника и могут влиять на его карьерный рост, оформление льгот, претендование на звания и даже приём на новую работу․ Но кто именно отвечает за внесение таких записей? Какие награждения подлежат регистрации? И что будет, если запись не сделана?

Кто обязан вносить запись о награждении в трудовую книжку?

Запись о награждении в трудовую книжку вносит работодатель — то есть организация или индивидуальный предприниматель, у которого работник состоит в штате и у которого хранится его трудовая книжка․

Это прямо установлено:

• абзац 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ — перечисляет сведения, подлежащие внесению в трудовую книжку, включая «сведения о награждениях за успехи в работе»;
• пункт 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 225), указывает, что все записи о награждениях, произведенных работодателем, вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя․

Таким образом, ответственность за внесение записи лежит исключительно на работодателе, у которого трудовая книжка хранится․ Даже если награждение произошло по инициативе вышестоящей организации, министерства или иного внешнего органа, запись вносит именно работодатель, если он имеет официальный документ (приказ, благодарность, диплом) о награждении․

Важное уточнение: кто НЕ вносит запись

• Сотрудник — не имеет права вносить записи в свою трудовую книжку самостоятельно․ Любые самовольные записи аннулируются․
• Организации-наградители (например, Министерство, Общественная палата, профсоюз) — не обязаны и не вправе вносить записи в трудовые книжки․ Их задача — выдать документ о награждении, а работодатель — внести его в трудовую книжку;
• Центр занятости или Пенсионный фонд — не участвуют в ведении трудовых книжек․

Какие награждения вносятся в трудовую книжку?

Закон не ограничивает перечень поощрений, но в практике вносятся только те, которые:

• имеют официальный характер (подтверждены приказом, дипломом, грамотой);
• связаны с трудовыми заслугами (успехи в работе, повышение производительности, внедрение инноваций и т․п․);
• выданы работодателем или от его имени․

Примеры награждений, которые вносятся в трудовую книжку:

• Почётная грамота от работодателя;
• Благодарность от руководителя организации;
• Нагрудный знак «Отличник предприятия»;
• Диплом «Лучший сотрудник года»;
• Юбилейная медаль, учреждённая компанией;
• Звание «Ветеран труда» (если присвоено работодателем в рамках внутреннего положения);
• Награда от вышестоящей организации, если работодатель передал документ сотруднику и подтвердил её подлинность․

Примеры награждений, которые НЕ вносятся:

• Премии (денежные вознаграждения) — не вносятся, так как это не поощрение в форме знака отличия;
• Награды от сторонних организаций, если работодатель не подтвердил их официально (например, грамота от местного клуба по интересам);
• Устные похвалы, благодарности в устной форме без документального подтверждения․

Какой документ служит основанием для записи?

Единственным законным основанием для внесения записи о награждении является приказ (распоряжение) работодателя․

Этот приказ может быть:

• о награждении сотрудника (например, «О награждении сотрудника Иванова И․И․ почётной грамотой»);
• о поощрении (например, «О присвоении звания «Лучший специалист отдела продаж»);
• о вручении нагрудного знака или медали;
• о благодарности, оформленной в письменной форме и подписанной руководителем;

Приказ должен содержать:

• ФИО сотрудника полностью;
• должность;
• наименование награды;
• дату награждения;
• основание (например, «за высокие результаты в работе в 2025 году»);
• подпись руководителя и печать организации (если предусмотрена)․

На основании этого приказа кадровая служба или ответственный сотрудник вносит запись в трудовую книжку․

Сроки внесения записи

Согласно пункту 10 Правил ведения трудовых книжек, запись о награждении должна быть внесена не позднее одной недели с даты издания приказа․

Если работник увольняется, то все записи, включая награждения, должны быть внесены в день увольнения, вместе с другими сведениями о работе․

Важно! Нарушение сроков внесения записи, это административное правонарушение․ Согласно ч․ 1 ст․ 5․27 КоАП РФ, за нарушение правил ведения трудовых книжек работодатель может быть оштрафован на сумму от 1 000 до 5 000 рублей (для должностных лиц) и от 30 000 до 50 000 рублей (для юридических лиц)․

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Запись вносится в раздел «Сведения о награждении» (раздел 5)․ Формат записи строго регламентирован:

1. Номер записи (по порядку);
2. Дата внесения записи (дата, когда кадровик вносит запись, а не дата награждения);
3. Содержание записи — точная формулировка из приказа, без сокращений и искажений․

Пример записи:

№ 12, — Награждён почётной грамотой за высокие результаты в работе в 2025 году․

Запись должна быть сделана чернилами чёрного цвета, без помарок, исправлений и зачеркиваний․ Все данные должны точно соответствовать тексту приказа․

Что делать, если работодатель отказывается вносить запись?

Если работодатель уклоняется от внесения записи о награждении, сотрудник имеет право:

• направить письменное заявление с просьбой внести запись (с уведомлением о получении);
• обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой;
• подать иск в суд о защите трудовых прав и компенсации морального вреда․

Судебная практика подтверждает: невнесение записи о награждении, подтверждённом приказом, является нарушением трудового законодательства․ Работник может требовать не только внесения записи, но и возмещения ущерба, если из-за отсутствия записи он потерял возможность устроиться на более высокую должность или получить льготы․

Особый случай: награждение от внешней организации

Если сотрудник получил награду от Министерства, профсоюза, общественной организации или другого внешнего органа, работодатель обязан внести запись, если:

• награда имеет официальный статус (например, медаль «За добросовестный труд» от Минтруда);
• работник предоставил оригинал документа (грамоту, диплом, медаль с копией приказа о награждении);
• работодатель подтвердил факт награждения в своём приказе (например, «О внесении сведений о награждении работника»)․

В этом случае в трудовую книжку вносится запись на основании приказа работодателя, а не внешней организации․ Сама организация-наградитель не вносит записи — это исключительная обязанность работодателя․

Запись о награждении в трудовой книжке — это не просто формальность․ Это:

• документальное подтверждение профессиональных достижений;
• фактор, влияющий на карьерный рост и повышение квалификации;
• документ, который проверяют при приёме на новую работу, особенно в государственных и бюджетных организациях;
• основание для присвоения званий «Ветеран труда», «Отличник образования» и других;
• доказательство добросовестности работника в суде или при спорах с работодателем․

Работодатель не имеет права игнорировать эту обязанность․ Даже если кадровик считает грамоту «не важной», закон не делает различий между «важными» и «неважными» поощрениями — если есть приказ, есть основание для записи․

Сотрудникам стоит требовать внесения записей о награждениях — это их законное право․ Работодателям — не забывать о своей ответственности: невнесение записи может обернуться штрафом, жалобой в Роструд и даже судебным иском․

Помните: трудовая книжка, это история профессиональной жизни человека․ Каждая запись в ней — часть его репутации․ И вносить её должен только тот, кто несёт за это юридическую ответственность — работодатель․