С 1 января 2021 г․ в России действует переходный режим‚ при котором работодатели могут выпускать только электронные трудовые книжки․ Однако в ряде ситуаций допускается оформление бумажного экземпляра‚ а иногда – одновременно с электронным․ Ниже приведены подробные правила и практические рекомендации‚ которые помогут работодателю и сотруднику правильно разобраться‚ когда и как заводить новую трудовую книжку․
Правовые основы
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 65) – основной нормативный акт‚ регулирующий порядок оформления трудовых книжек․
- Федеральный закон «О трудовой книжке» (с 1 янв․ 2021 г․) – вводит обязательное использование электронных трудовых книжек․
- Постановление Правительства РФ от 29 декабря 2025 г․ – уточняет порядок ведения бумажных и электронных трудовых книжек․
Ключевые случаи‚ когда заводят новую трудовую книжку
Первое трудоустройство после 1 января 2021 г․
Если сотрудник никогда ранее не работал в России (или не имел трудовой книжки)‚ ему выдаётся только электронная трудовая книжка․ Бумажный экземпляр в таком случае не оформляется․
Перевод с бумажной на электронную трудовую книжку
Сотрудник‚ имеющий бумажную трудовую книжку‚ может оформить дубликат в электронном виде без потери прав․ При этом бумажный документ сохраняется в архиве работодателя․
Оформление новой трудовой книжки при смене работодателя
Согласно ст․ 65 ТК РФ‚ работник имеет право на новую трудовую книжку при каждом новом месте работы‚ если он подаёт письменное заявление․ Это особенно актуально‚ если сотрудник:
- не получил бумажную трудовую книжку в предыдущем месте работы;
- переходит в компанию‚ где он ранее не работал․
Оформление новой трудовой книжки при увольнении и повторном приёме
Если сотрудник был уволен и затем вновь приёман в ту же компанию‚ ему может быть выдана новая трудовая книжка (если он подал заявление)․ В противном случае в прежнюю книгу вносятся записи о новом приёме․
Оформление новой трудовой книжки при смене вида деятельности
При переходе сотрудника из одной отрасли в другую (например‚ из сферы услуг в промышленность) и при наличии письменного заявления‚ работодатель может оформить новую трудовую книжку․
Практические нюансы
Сроки внесения записей
Записи о приёме и увольнении должны быть внесены в трудовую книжку не позднее следующего рабочего дня после заключения трудового договора или выдачи приказа о приёме․
Минимальный срок работы
Согласно рекомендациям специалистов сайта онлайнинспекция․рф‚ компания может нарушать закон‚ если вносит запись о приёме‚ если сотрудник отработал менее пяти дней․ Поэтому рекомендуется проверять фактический срок работы перед оформлением․
Хранение трудовых книжек
- Бумажные и электронные трудовые книжки должны храниться в сейфах‚ металлических шкафах или специальных помещениях‚ обеспечивающих сохранность․
- Работодатель обязан иметь запас чистых бланков и вкладышей для бумажных трудовых книжек․
Оформление через портал Госуслуг
Для оформления новой трудовой книжки через интернет необходимо иметь подтверждённую учётную запись на портале Госуслуг․ Процесс включает:
- Вход в личный кабинет․
- Выбор услуги «Оформление трудовой книжки»․
- Заполнение формы и загрузка необходимых документов․
- Получение электронного экземпляра в течение 3–5 рабочих дней․
Когда не требуется новая трудовая книжка
- Сотрудник‚ который уже имеет бумажную трудовую книжку и не подал заявление о новой․
- Сотрудник‚ который работает в компании‚ где ранее уже был оформлен․
- Сотрудник‚ который переходит в ту же организацию после увольнения‚ но без письменного заявления о новой книжке․
Для работодателя важно:
- Проверять дату первого трудоустройства сотрудника․
- Учитывать наличие письменного заявления о новой трудовой книжке․
- Соблюдать сроки внесения записей․
- Обеспечивать надёжное хранение как бумажных‚ так и электронных документов․
Для сотрудника:
- Уточнять у работодателя‚ какой формат трудовой книжки будет оформлен․
- Сохранять копии электронных записей и подтверждения․
- Проверять корректность записей в течение первых дней после приёма․
Таким образом‚ новые трудовые книжки заводятся в тех случаях‚ когда это требуется по закону‚ при наличии письменного заявления‚ при смене работодателя‚ при повторном приёме в ту же компанию‚ а также при переходе на электронный формат в соответствии с новыми правилами․