Вопрос о том, действительно ли все работодатели и работники в России ведут трудовые книжки, остаётся актуальным даже в 2026 году. С одной стороны, законодательство обязывает хранить и обновлять трудовую книжку, с другой – в последние годы наблюдается переход к электронным системам учёта трудовой деятельности. В этой статье мы разберём, какие правила действуют, какие исключения существуют и как выглядит современный механизм учёта трудового стажа.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения, а также начисленный стаж. В соответствии с частью 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), каждый работник обязан иметь трудовую книжку, а работодатель – вносить в неё записи.
Обязательность бумажной трудовой книжки
- Согласно статье 20 ТК РФ, все работодатели обязаны вести трудовые книжки.
- Нарушение этого требования влечёт за собой административную ответственность.
- Работник обязан предъявлять трудовую книжку при приёме на работу.
Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)
С 1 января 2020 г. начался процесс формирования электронных трудовых книжек. В 2026 г. завершился переходный период, и теперь большинство работодателей используют электронный формат. Это позволяет:
- Упростить хранение и доступ к данным.
- Сократить вероятность потери или повреждения бумажных копий.
- Обеспечить более быстрый обмен сведениями между работодателями и государственными органами.
Когда можно работать без трудовой книжки?
Согласно статье 65 ТК РФ, трудовая книжка (или её электронный эквивалент) является обязательным документом. Однако существуют исключения:
- Если у сотрудника нет трудовой книжки из‑за её утраты, повреждения или отсутствия в момент приёма, работодатель может принять его без неё, но запись о приёме обязательно должна быть внесена в электронную систему.
- Для тех, кто впервые поступает на работу (ч. 3 ст. 66 ТК РФ), трудовую книжку не оформляют. Вместо этого создаётся электронный профиль.
- В некоторых случаях, например, при работе в небольших организациях или в сфере фриланса, работодатель может не требовать трудовую книжку, но это не является общепринятой практикой и может вызвать проблемы при дальнейшем трудоустройстве.
Как выглядит процесс оформления трудовой книжки в 2026 году?
Ниже приведён пошаговый алгоритм, который применим как к бумажной, так и к электронной трудовой книжке.
- Приём на работу: работник предъявляет трудовую книжку (или подтверждает отсутствие) работодателю.
- Внесение записи: работодатель вносит запись о приёме в электронную систему. Если у работника нет бумажной книжки, создаётся новая электронная запись.
- Периодический контроль: работодатель обязан регулярно обновлять данные о смене должностей, повышениях и увольнениях.
- Проверка со стороны государства: органы труда могут запросить доступ к электронным данным для проверки соблюдения законодательства.
Что происходит, если в трудовой книжке отсутствует запись о работе?
Для тех, кто не имеет записи о работе в трудовой книжке, существуют механизмы восстановления стажа:
- Работник может обратиться в органы труда с заявлением о восстановлении периода работы, не отражённого в трудовой книжке.
- Необходимо предоставить документы, подтверждающие фактическую работу (например, справки, договоры, платежные ведомости).
- После проверки документы могут быть внесены в электронную систему, и стаж будет учтен при расчёте пенсии.
Практические советы для работодателей и работников
- Для работодателей:
- Обеспечьте своевременное обновление данных в системе ЭТК.
- Проверьте наличие у новых сотрудников трудовой книжки или электронного профиля.
- Проводите регулярные аудиты учёта трудовой деятельности.
- Для работников:
- Сохраняйте копии всех документов, подтверждающих трудовую деятельность.
- При переходе на новую работу убедитесь, что ваш стаж корректно отражён в новой системе.
- Если у вас нет трудовой книжки, не откладывайте оформление электронного профиля.
Таким образом, хотя в России все работодатели обязаны вести трудовые книжки, в реальности существует ряд исключений и переходных механизмов, позволяющих работать без бумажного документа. Переход к электронным трудовым книжкам значительно упрощает учёт и повышает надёжность данных. Тем не менее, важно помнить, что любой работник обязан иметь актуальный документ, отражающий его трудовую историю, иначе это может повлиять на расчёт пенсии, получение социальных льгот и другие важные аспекты трудовых отношений.
Если у вас возникли вопросы по оформлению трудовой книжки или восстановлению стажа, рекомендуем обратиться в местный отдел кадров или в органы труда для получения подробной консультации.