Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. В школах её заполняют особым образом, учитывая специфику педагогической деятельности и требования законодательства РФ.
Правовая база
Заполнение трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
- Приказ Минтруда России от № 354н «Об утверждении формы и порядка ведения электронных трудовых книжек»;
- Постановление Правительства РФ от № 2075 «О порядке ведения и использования электронных трудовых книжек»;
- Федеральный закон № 122‑ФЗ «О системе обязательного пенсионного страхования» (в части обязательного предоставления сведений в ПФР).
Виды трудовых книжек в школах
- Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, который всё ещё используется в некоторых школах.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – обязательна с 1 января 2020 года для всех новых работников и постепенно заменяет бумажный вариант.
Кто отвечает за заполнение
В школе за правильное ведение трудовых книжек отвечает кадровый отдел (или главный бухгалтер, если отдельного отдела нет). Приём на работу, перевод, повышение, отпуск, увольнение – все операции фиксируются именно ими.
Основные записи в трудовой книжке
4.1 Приём на работу
Заполняется в разделе 2 «Сведения о приёме на работу». Обязательные поля:
- Дата приёма;
- Наименование организации (полное официальное название школы);
- Трудовой договор (номер и дата);
- Должность (например, «учитель математики», «старший преподаватель»);
- Код ОКДП (Общероссийский классификатор должностей педагогических работников);
- Ставка (полная, частичная, почасовая);
- Основание (приказ № … от …).
4.2 Перевод, повышение, переименование должности
Запись делается в разделе 3 «Сведения о переводе, повышении в должности, переименовании должности». Указываются:
- Дата изменения;
- Новая должность и её код ОКДП;
- Основание (приказ директора школы, приказ Минобрнауки);
- Новая ставка, если изменились условия оплаты.
4.3 Отпуска и командировки
Для школьных работников важны два вида записей:
- Отпуск без сохранения заработной платы (например, учебный отпуск) – фиксируется в разделе «Сведения об отпусках». Указываются даты начала и окончания, а также основание (приказ).
- Отпуск с сохранением заработной платы (ежегодный оплачиваемый отпуск) – также фиксируется в том же разделе, но отмечается как «отпуск с сохранением заработной платы».
4.4 Увольнение
Запись делается в разделе 4 «Сведения об увольнении». Необходимо указать:
- Дата увольнения;
- Основание (приказ директора, соглашение сторон, расторжение трудового договора);
- Сведения о выплате компенсаций (если есть).
Пошаговая инструкция по заполнению бумажной трудовой книжки
- Подготовка документов – трудовой договор, приказ о приёме, справка о воинском учёте (если требуется), копия паспорта.
- Проверка правильности кода ОКДП – используйте актуальный справочник ОКДП, чтобы указать точный код должности.
- Заполнение полей – пишите печатными буквами, чёрной чернильной ручкой, без исправлений.
- Подпись и печать – подпись руководителя (директора школы) и печать организации ставятся в конце каждой записи.
- Контроль – кадровик проверяет запись на наличие ошибок и подписывает листок «Контроль заполнения трудовой книжки».
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в школе
ЭТК хранится в системе ПФР (Пенсионный фонд России) и доступна через портал www.pfrf.ru. Процедура заполнения упрощена:
- Кадровый отдел вносит данные в программу 1С:ЗУП (или аналогичную) – система автоматически формирует запрос в ПФР.
- После подтверждения ПФР запись появляется в личном кабинете сотрудника.
- Сотрудник может просмотреть ЭТК в любое время, а также скачать справку о трудовом стаже.
6.1 Как оформить запись в 1С:ЗУП
- Откройте справочник «Сотрудники» и выберите нужного учителя.
- Перейдите в вкладку «Трудовые книжки» → «Добавить запись».
- Заполните форму: дата, тип записи (приём, перевод, отпуск, увольнение), основание (номер приказа), код ОКДП, ставка.
- Сохраните запись – система отправит её в ПФР в течение 1 рабочего дня.
- Проверьте статус отправки в журнале «Отчётность по СЗВ‑ТД». При ошибке система выдаст сообщение с указанием причины.
Часто встречающиеся ошибки и как их избежать
- Неправильный код ОКДП – проверяйте справочник перед записью.
- Отсутствие подписи руководителя – без подписи запись считается недействительной.
- Заполнение от руки в электронную книжку – в ЭТК все записи делаются только в системе, никаких ручных пометок.
- Пропуск дат – каждая запись должна иметь точную дату начала и окончания (если применимо).
- Не своевременное внесение изменений – согласно ТК РФ, все кадровые изменения должны быть отражены в трудовой книжке в течение 3 рабочих дней.
FAQ – часто задаваемые вопросы
8.1 Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?
Да. При переходе на электронный формат старую бумажную книжку необходимо закрыть отметкой «Переведено в электронный вид» и передать её в архив школы.
8.2 Как оформить отпуск без сохранения заработной платы?
Составляется приказ директора «О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы», в котором указываются даты и причина. Затем запись вносится в раздел «Отпуска» трудовой книжки.
8.3 Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?
Кадровый отдел подаёт исправляющий запрос в ПФР через 1С:ЗУП. После подтверждения ПФР вносит корректировку, а сотруднику отправляется уведомление.
8.4 Как оформить перевод учителя в другую школу той же сети?
Оформляется приказ о переводе, в котором указываются новые реквизиты организации (название, ИНН, ОКФС). В трудовой книжке делается запись в разделе 3 с указанием даты перевода и нового места работы.
Заполнение трудовых книжек в школе – ответственный процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований и внимательности к деталям. Правильное оформление обеспечивает:
- Корректный расчёт пенсионных прав;
- Отсутствие проблем при проверках со стороны трудовой инспекции;
- Прозрачность трудовых отношений между школой и педагогическим персоналом.
Следуя изложенной в статье инструкции, кадровый отдел любой школы сможет без ошибок вести как бумажные, так и электронные трудовые книжки, а учителя – быть уверенными в правильности отражения их трудовой истории.
Дата публикации: