Трудовая книжка в системе государственной гражданской службы – это основной документ, фиксирующий трудовое положение гражданского служащего. Она регламентирует порядок оформления, заполнения и использования информации о трудовой деятельности, а также служит основанием для расчета пенсии, выплаты компенсаций и оформления увольнения.
Нормативные акты, регламентирующие порядок
- Ст. 66 Трудового кодекса РФ – определяет форму и обязательность трудовой книжки для всех работающих граждан.
- Постановление Правительства РФ от № 667‑р – утверждает форму анкеты и требования к её заполнению.
- Приказ Минтруда России от № 713н – установлен порядок представления электронных данных (форма СТД‑Р).
- Регламент кадровой политики Министерства обороны и других ведомств – определяет порядок выдачи и оформления трудовой книжки при завершении службы.
Ключевые положения
Приём на государственную гражданскую службу требует:
- Заявления о желании занять должность гражданской службы.
- Заполнения анкеты по установленной форме (скачать RTF‑форма, 144 KB).
- Предоставления трудовой книжки, за исключением случаев, когда работа начинается впервые.
Трудовая книжка оформляется в установленном образце и ведётся в бумажном виде, однако с 2022 года допускается переход на электронный формат (форма СТД‑Р).
Структура и содержание трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из нескольких разделов, каждый из которых заполняется в соответствии с требованиями законодательства.
Первая страница – общие сведения
- ФИО гражданина.
- Дата рождения.
- Место рождения.
- Гражданство.
- Сведения о семье (при необходимости).
Сведения о трудовой деятельности
В каждый период работы фиксируются:
- Дата приема на должность.
- Наименование организации/управления.
- Должность/звание.
- Квалификационная категория, разряд, класс (для гражданской службы – класс государственного служащего).
- Основания увольнения (по желанию, по сокращению, по состоянию здоровья и т.д.).
Сведения о военной (или иной) службе
Если гражданин проходил военную или иную службу, в книжку вносятся сведения о её прохождении, подтверждаемые копиями соответствующих документов.
Сведения о образовании и профессиональных квалификациях
Копии дипломов, сертификатов, протоколов аттестации – все это прилагается к книжке и хранится в архиве.
Порядок заполнения и выдачи трудовой книжки
Заполнение при приёме на работу
При заключении трудового договора (контракта) или при переводе на другую постоянную должность сотрудник представляет:
- Заверенную копию трудовой книжки.
- Сведения о трудовой деятельности (форма СТД‑СФР) в формате PDF и XML.
- Документы, подтверждающие образование и (при необходимости) профессиональную подготовку.
Все представленные документы передаются в кадровый орган по месту работы (или нотариально заверяются).
Выдача при увольнении
После подачи письменного заявления о прекращении служебных обязанностей гражданскому служащему выдаются:
- Оформленная трудовая книжка.
- Документы, связанные с пенсионным обеспечением.
Выдача оформляется в двух экземплярах: один остаётся у сотрудника, второй – в кадровом отделе.
Электронная форма трудовой книжки
С 2022 года в РФ допускается ведение трудовой книжки в электронном виде. Для этого используется:
- Форма СТД‑Р (утв. Минтруда России от № 713н).
- Электронный портал Госуслуги, где гражданин может загрузить скан‑копию всех страниц книжки и получить электронный документ.
Преимущества электронного формата:
- Устранение необходимости личных визитов в отделения.
- Мгновенный доступ к документам в личном кабинете.
- Гарантия сохранности информации за счёт шифрования.
Электронный документ хранится в системе, что позволяет быстро предоставлять сведения в Социальный фонд (форма ЕФС‑1) и другим контролирующим органам.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Что делать, если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки?
Ответ: В таком случае в книжке вносятся сведения о предыдущей работе, а подтверждающие документы (копии предыдущих книжек, справки) передаются в кадровый орган. - Вопрос: Как оформить трудовые отношения с бывшим государственным служащим?
Ответ: Приём возможен только при наличии трудовой книжки (или её электронного эквивалента) и сведений о трудовой деятельности. Эти документы представляются в управление кадров по месту работы. - Вопрос: Какие документы требуются для подачи в Социальный фонд?
Ответ: Скан‑копии всех страниц трудовой книжки и сведения о трудовой деятельности в формате PDF и XML.
Трудовая книжка – ключевой документ, фиксирующий весь трудовой путь гражданского служащего. Правильное её оформление и своевременное обновление позволяют:
- Обеспечить юридическую защищённость прав работников.
- Упростить расчёт пенсионных выплат и иных социальных prestations.
- Ускорить процесс оформления при приёме и увольнении.
- Обеспечить прозрачность и контроль со стороны государственных органов.
Соблюдение установленных форм и требований к заполнению трудовой книжки – обязательный элемент работы в государственной гражданской службе, который способствует эффективному управлению человеческими ресурсами и защите интересов граждан.
Автор: информационный материал, подготовленный на основе официальных нормативных актов и рекомендаций Министерства цифрового развития, управления и связи Республики Татарстан.