Трудовая книжка (в т.ч. в форме электронной) — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Её корректное заполнение при увольнении — не просто формальность, а юридическая обязанность работодателя, нарушение которой может повлечь административную ответственность. С 2025 года всё больше граждан работают с электронными трудовыми книжками (ЭТК), но правила внесения записей остаются прежними по сути.
Основные принципы и требования
При увольнении работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении в трудовую книжку (электронную или бумажную) в день увольнения.
- Выдать трудовую книжку (или предоставить доступ к ЭТК) работнику в день увольнения при его личном обращении. Задерживать выдачу запрещено.
- Использовать точные формулировки, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (ст. 78, 81). Любые иные, даже похожие, формулировки могут быть признаны некорректными.
- Указать причину увольнения (основание) и дату.
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1: Определите правовое основание увольнения
Выбор формулировки зависит от причины. Вот основные варианты:
- По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) — самый частый случай.
Пример записи: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 78 Трудового кодекса Российской Федерации, «. - По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ).
Пример записи: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 78 Трудового кодекса Российской Федерации, «. - По истечении срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ).
Пример записи: «Уволен в связи с истечением срока трудового договора, статья 79 Трудового кодекса Российской Федерации, «. - За нарушение трудовых обязанностей (ст. 81 ТК РФ).
Пример записи: «Уволен за грубое нарушение трудовых обязанностей, пункт 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации, «.
Важно: Должно быть вынесено законное решение (приказ) и соблюдены все процедуры дисциплинарного взыскания. - По иным основаниям (сокращение штата, лицензия, реорганизация и т.д.). Формулировка должна точно соответствовать пункту ст. 81 ТК РФ.
Шаг 2: Заполняйте запись аккуратно и разборчиво
Запись делается на русском языке, от руки или печатным способом, без исправлений, помарок и сокращений (кроме общепринятых, например «ТК РФ»).
- Дата увольнения, это последний рабочий день сотрудника.
- Номер и дата приказа об увольнении (например: «Приказ № 125-к от «) обычно указываются в графе «Сведения о работе» или рядом с записью. В ЭТК эта информация вносится автоматически на основе данных из СЗВ-ТД.
Шаг 3: Подпись и печать
Запись завершается:
- Подписью ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или руководителя организации).
- Расшифровкой подписи (ФИО).
- Печатью организации (если используется бумажная книжка). Для ЭТК подпись и печать не требуются — юридическая сила подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2025 года работник может выбрать ЭТК вместо бумажной. Процесс автоматизирован:
- Работодатель формирует и направляет в ПФР сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД) при каждом кадровом изменении, включая увольнение.
- На основе этих данных ПФР автоматически формирует запись в электронной трудовой книжке работника.
- Работник может в любой момент через личный кабинет на портале Госуслуг или в мобильном приложении «Трудовая книжка» увидеть актуальную запись.
Ключевое: Ответственность за достоверность и своевременность данных в СЗВ-ТД лежит на работодателе. Ошибка в сведениях = ошибка в ЭТК. Поэтому важно корректно заполнять приказы и отчетность.
Типичные ошибки и их последствия
- Неправильная формулировка: «Уволен по инициативе работника» вместо «по собственному желанию». Такая запись может быть оспорена в суде.
- Отсутствие ссылки на статью ТК РФ: Запись должна содержать не только причину, но и конкретный пункт/статью закона.
- Несвоевременная выдача: Задержка выдачи трудовой книжки (даже на день) влечёт административную штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Исправления и помарки: Внесение изменений в уже заполненную запись без надлежащего оформления (например, зачёркивание) недопустимо. Если ошибка допущена, её нужно исправить, оформив новую запись с указанием даты исправления и подписью ответственного лица.
Что делать, если трудовую книжку не выдали или выдали с ошибкой?
Работник имеет право:
- Потребовать в письменной форме от работодателя выдачи трудовой книжки (предоставления доступа к ЭТК) в день увольнения.
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Прокуратуру.
- Подать иск в суд о восстановлении трудовых прав, взыскании компенсации за задержку выдачи (в размере среднего заработка за время задержки) и морального вреда.
Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении — это соблюдение буквы закона и уважение к трудовому стажу сотрудника. Основные правила просты: точная формулировка из ТК РФ, своевременность, аккуратность. В эпоху цифровизации важно не только вручить бумажный документ, но и обеспечить корректное направление сведений в ПФР для формирования электронной трудовой книжки. При малейших сомнениях в формулировке обращайтесь к тексту Трудового кодекса или консультируйтесь с юристом.
Дата актуальности информации: 22 мая 2026 года. Обратите внимание, что законодательство может меняться. Для получения самой точной информации сверяйтесь с действующими редакциями Трудового кодекса РФ и официальными ресурсами ПФР.