Трудовая книжка – один из ключевых документов, фиксирующих стаж работы сотрудника. В последние годы оба государства – Украина и Россия – активно переходят от бумажных форм к электронным аналогам. В этой статье мы разберём, как выглядит процесс оформления, какие нормы действуют в каждой стране и что важно помнить работодателям и работникам.

Общие сведения о трудовой книжке

Трудовая книжка (или трудовая книжка-универсал) используется для:

• Фиксации места и периода работы.
• Подтверждения стажа, что влияет на размер пенсии.
• Ведения кадровых документов в соответствии с Трудовым кодексом.

В Украине книжка имеет два языка – украинский и русский. В России – только русский.

Форма и содержание

Согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников № 58 (утверждена Приказом Минтруда Украины), в книжке указываются:

1. ФИО работника.
2. Дата рождения.
3. Место работы и должность.
4. Дата начала работы.
5. Сведения о воинском учёте (при наличии).
6. Сведения о страховом стаже.

Электронная vs бумажная форма

С 10 июня 2021 года в Украине начался переход к электронной трудовой книжке. Законодательно это регулируется Законом Украины № 1217‑IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учёта трудовой деятельности работника в электронной форме» от .

В России электронный формат вступил в силу с 1 января 2020 года, когда в ТК РФ появилась статья о возможности ведения электронных записей.

Преимущества электронного варианта

• Сохранность данных от потери, порчи или кражи.
• Упрощённый доступ к информации для работника и работодателя.
• Автоматический контроль соответствия требованиям законодательства.
• Сокращение бумажного документооборота.

Сроки перехода

По данным последних публикаций (2025‑2026 гг.), окончательная цифровизация должна завершиться к 10 июня 2026 года. После этой даты бумажные книжки перестанут выдаваться, а все новые записи будут вестись только в электронном виде.

Требования к оформлению в Украине

В Украине действует несколько важных нюансов:

• Язык заполнения: записи могут вестись одновременно на украинском и русском языках, но в соответствующих разделах. При нарушении порядка (например, заполнение только русским в украинской части) проверяющие могут расценить это как нарушение и наложить санкцию.
• Заполнение всех страниц: если в книжке исчерпаны все разделы, необходимо добавить вкладыш (дополнительный лист).
• Хранение: с 10 июня 2021 года правила хранения бумажных книжек изменились – они должны быть оформлены в электронном виде или храниться в архиве с соответствующей подписью.

Как загрузить электронную книжку

Пошаговая инструкция (см. статью «Электронная трудовая книжка: как загрузить и получить выписку онлайн»):

1. Войдите в личный кабинет на портале e‑Труд (или в сервис, предоставляемый вашим работодателем).
2. Выберите пункт «Создать новую запись» и заполните обязательные поля.
3. Прикрепите скан или фото оригинальной бумажной книжки (если она уже существует).
4. Подтвердите данные через электронную подпись или ПИД.
5. Получите подтверждение о завершённом внесении данных и возможность скачать выписку.

Особенности в России

В России электронная трудовая книжка также регулируется ТК РФ, однако есть различия:

• Форма оформления регламентируется Приказом Минтруда России № 14‑н от 2020 года.
• В России возможна запись только на русском языке.
• Переход на электронный формат завершён полностью, бумажные книжки выдаются только по запросу и в исключительных случаях.

Что делать работодателю

Если вы нанимаете гражданина Украины, действующего в России, учитывайте:

1. Если трудовой договор был заключён до  года, необходимо принять книжку образца 1973 года.
2. С  года новые сотрудники, которые впервые оформляются по ТК РФ, должны получать электронную трудовую книжку.
3. При переходе на электронный формат необходимо обеспечить сотрудника доступом к системе Электронный кадровый портал и обучить его работе с ней.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли писать в русскоязычном разделе украинской книжки? – Да, но только в соответствующем разделе, предусмотренном для русского языка. Нарушения могут привести к штрафу.
• Что делать, если книжка потеряна? – В Украине можно запросить дубликат в отделении Пенсионного фонда или использовать электронную запись.
• Какие сведения входят в электронную книжку? – Сведения о месте работы, датах, должностях, стаже, а также данные о страховых отчислениях.
• Есть ли ограничения по сроку действия электронной книжки? – Нет, электронная запись действует бессрочно, но её данные могут быть обновлены при изменении обстоятельств.

Переход от бумажных к электронным трудовым книжкам – это не просто модальная тенденция, а необходимость, обусловленная требованиями законодательства и желанием повысить прозрачность кадрового учёта. Для работодателей важно:

1. Своевременно перевести все записи в электронный формат до 10 июня 2026 года.
2. Соблюдать требования к заполнению (язык, порядок разделов).
3. Обеспечить работникам доступ к их электронным записям и возможность их скачивания.
4. Консультироваться с юристами при работе с иностранными гражданами, чтобы избежать конфликтов норм Украины и России.

Только соблюдая эти правила, можно избежать санкций, упростить работу с персоналом и гарантировать надёжное хранение важнейшей информации о трудовом стаже.

Автор: кадровый консультант, специалист по международному трудовому праву.