Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Одним из обязательных разделов является сведения об образовании. Правильное внесение записи о полученном дипломе важно как для работодателя (соответствие требованиям законодательства), так и для самого сотрудника (право на повышение квалификации, карьерный рост, пенсионные начисления).

Законодательная база

• Федеральный закон № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (в редакции от 2024‑03‑25) чётко определяет уровни высшего образования: бакалавриат, специалитет, магистратура.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена приказом Минтруда РФ) регламентирует порядок внесения сведений об образовании на основании оригинала диплома или аттестата.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 65) требует, чтобы сведения об образовании вносились в трудовую книжку в момент представления работодателю соответствующего документа.

Когда необходимо вносить запись?

1. При приёме на работу, если работник уже имеет диплом.
2. При получении нового уровня образования (например, после бакалавриата – магистратура).
3. При смене направления подготовки, если оно отличается от ранее указанного в книжке.
4. При восстановлении или исправлении ошибочной записи.

Какие документы требуются?

Для внесения записи в трудовую книжку необходимо предоставить:

• Оригинал диплома (или заверенную копию) о высшем образовании.
• Трудовую книжку (или её электронный аналог).
• При необходимости – справку о переводе диплома в РФ (для иностранных дипломов).
• Подпись работника, подтверждающую достоверность представленных данных.

Порядок заполнения записи

Запись вносится в графу «Образование и обучение» (стр. 2–3 трудовой книжки). Схема заполнения выглядит так:

Порядковый номер записи (в графе 1);
Дата внесения записи (в графе 2);
Наименование учебного заведения;
Уровень образования (высшее – бакалавриат, специалитет, магистратура);
Специальность (по диплому);
Дата выдачи диплома;
Номер диплома (по желанию);
Подпись работника и печать организации.
 

Пример 1. Запись о получении первого высшего образования (бакалавр)

Графа 1. 1
Графа 2.
Графа 3. Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова
Графа 4. Высшее – бакалавриат
Графа 5. «Экономика»
Графа 6.
Графа 7. № 12345
Подпись работника ___________________
Печать организации ___________________

Пример 2. Дополнение записи после получения магистратуры по другому направлению

Если направление подготовки изменилось, в графе 5 указываются обе специальности через запятую.

Графа 1. 2
Графа 2.
Графа 3. Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого
Графа 4. Высшее – магистратура
Графа 5. «Экономика», «Бизнес‑информатика»
Графа 6.
Графа 7. № 67890
Подпись работника ___________________
Печать организации ___________________

Как оформить запись, если образование получено заочно

Заочная форма обучения не влияет на порядок внесения записи. Главное – наличие официального диплома, выданного аккредитованным вузом. В графе 3 указывается полное название учебного заведения, а в графе 4 – уровень образования (бакалавриат, магистратура и т.д;).

Запись о курсах повышения квалификации и сертификатах

Согласно практике большинства работодателей, сведения о ежегодных курсах повышения квалификации вносятся в отдельный раздел «Сведения о работе» (стр. 5–6 трудовой книжки) или в отдельный лист «Дополнительные сведения». Запись в графе «Образование» делается только при получении официального диплома или аттестата.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи работника. Запись считается недействительной без подписи сотрудника.
• Неправильный уровень образования. Важно указывать точный уровень, соответствующий дипломному образцу (бакалавр, специалист, магистр);
• Пропуск даты выдачи диплома. Дата обязательна, так как она фиксирует момент получения квалификации.
• Неправильное указание направления подготовки. Если направление изменилось, необходимо добавить новое через запятую, а не заменять старое без указания причины.
• Отсутствие печати организации. В бумажной форме запись должна быть заверена печатью (если она предусмотрена у работодателя).

Процедура исправления ошибочной записи

Если в трудовой книжке допущена ошибка, следует:

1. Согласовать исправление с работником.
2. Сделать запись об исправлении в следующей строке (не стирать, не вычеркивать).
3. Указать в графе 1 новый порядковый номер, в графе 2 – дату исправления.
4. Подписать запись сотрудником и руководителем, поставить печать.
5. При необходимости приложить копию оригинального диплома, подтверждающего правильные данные.

Электронные трудовые книжки

С 2025 года большинство организаций переходят на электронный формат трудовой книжки (ЭТК). Процедура внесения записи о дипломе в ЭТК полностью аналогична бумажному варианту, но реализуется через специализированные сервисы (Госуслуги, «Трудовой портал»). Требования к документам и подписи остаются теми же.

Краткая чек‑лист для кадровика

1. Получить оригинал диплома (или заверенную копию).
2. Проверить соответствие уровня образования (бакалавр, специалист, магистр) согласно 273‑ФЗ.
3. Убедиться, что в графе «Профессия, специальность» указана правильная специальность; при изменении направления – добавить через запятую.
4. Заполнить все графы записи (номер, дата, учебное заведение, уровень, специальность, дата выдачи, номер диплома).
5. Получить подпись работника.
6. Поставить печать организации (если требуется).
7. Сохранить копию диплома в личном деле сотрудника.

Запись о дипломе в трудовой книжке – обязательный и строго регламентированный процесс. Соблюдение требований законодательства, точность указания уровня и направления подготовки, а также правильное оформление подписи и печати гарантируют, что сведения об образовании будут признаны официальными и смогут использоваться при расчёте пенсионных баллов, повышении квалификации и карьерном росте.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к инструкции по заполнению трудовых книжек или к специалисту по кадровому делопроизводству.

Дата публикации: