Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность, стаж и квалификацию работника; С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако в ряде случаев по‑прежнему используется бумажный вариант. В статье рассмотрим, как оформить, вести и использовать трудовую книжку именно в городе Улан‑Удэ (Бурятия).

Правовая основа

• Постановление Правительства РФ от  № 1012 «Об утверждении Положения о трудовой книжке».
• Постановление Минтруда России от  № 183‑н «Об Инструкции по заполнению трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от  № 438н «Об обязательном ведении электронных трудовых книжек».
• Федеральный закон № 81‑ФЗ «О государственной гражданской службе» (для государственных служащих).

Все эти нормативные акты действуют на всей территории РФ, в т.ч. в Улан‑Удэ, и определяют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек.

Бумажная и электронная трудовая книжка

2.1 Бумажная трудовая книжка

Традиционный вариант, который всё ещё используется в следующих случаях:

1. Работники, работающие в организациях, не подключившихся к системе ЭТК.
2. Сотрудники, которые по личным причинам отказываются от электронного формата.
3. Трудовые отношения в учреждениях, где законодательно предусмотрено ведение бумажных книжек (например, некоторые органы местного самоуправления).

2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК хранится в единой государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК). Основные преимущества:

• Отсутствие риска потери или порчи документа.
• Мгновенный доступ к данным для работника и работодателя.
• Автоматическое обновление сведений при изменении условий труда.

С 2021 года все новые работодатели обязаны вести ЭТК, а при приёме на работу специалист по кадрам вносит сведения в электронный реестр.

Как оформить трудовую книжку в Улан‑Удэ

3.1 Получение бумажной трудовой книжки

Для получения бумажного варианта необходимо обратиться в один из следующих пунктов:

• Отделение Пенсионного фонда России по адресу: ул. Советская, 12, Улан‑Удэ, 670000.
• Многофункциональный центр (МФЦ) – в МФЦ можно оформить и получить книжку в течение 5‑7 рабочих дней.
• Если вы уже работаете, ваш работодатель может выдать вам книжку (при условии, что у него есть свободные экземпляры).

Требуемый пакет документов:

1. Заявление (образец можно взять в ПФР или МФЦ).
2. Паспорт гражданина РФ.
3. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
4. Квитанция об уплате госпошлины (если требуется).

3.2 Регистрация в системе ЭТК

Для перехода на электронный формат необходимо:

1. Получить логин и пароль в Госуслуги (регистрация в личном кабинете).
2. Подтвердить личность через СНИЛС и паспортные данные.
3. Сделать запрос в отдел кадров вашего работодателя о переводе (или создания) ЭТК.
4. После подтверждения данных в системе вы получите уведомление о создании электронного реестра.

В Улан‑Удэ процесс регистрации в ЭТК обычно занимает 1‑2 рабочих дня, если все документы предоставлены корректно.

Порядок заполнения трудовой книжки

4.1 Что вносит работодатель

Работодатель обязан вносить следующие сведения (в соответствии с Инструкцией Минтруда от ):

• Дата начала и окончания трудового договора.
• Наименование организации, её ИНН, ОКПО и адрес.
• Должность, разряд, квалификацию.
• Основания для прекращения трудовых отношений (увольнение, перевод, сокращение и т.д.).
• Сведения о повышении квалификации, профессиональном обучении.

4.2 Как заполняет работник

Работник может проверять правильность внесённых данных и при необходимости подавать замечания в отдел кадров. В случае ошибок работник имеет право потребовать их исправления в течение 5 рабочих дней.

4.3 Особенности заполнения в Улан‑Удэ

В Бурятии, в т.ч. в Улан‑Удэ, часто встречаются работодатели из следующих отраслей:

• Гостинично‑ресторанный бизнес (туризм).
• Транспорт (железнодорожные и автотранспортные компании).
• Государственная служба (муниципальные органы).

Для этих отраслей иногда требуется дополнительно указывать:

• Код ОКТМО (территориальный код).
• Сведения о прохождении обязательного медицинского осмотра (особенно в сфере транспорта).

Где хранить и как использовать трудовую книжку

5.1 Хранение бумажного варианта

Трудовую книжку следует хранить в надёжном месте (домашний сейф, банковская ячейка). При потере необходимо:

1. Сделать заявление в Пенсионный фонд России о потере.
2. Получить справку о потере и оформить новую книжку (в течение 30 дней).

5.2 Доступ к ЭТК

ЭТК доступна в личном кабинете на портале Госуслуги. Вы можете:

• Просматривать все записи о трудовой деятельности.
• Скачивать выписку в формате PDF для предъявления в органы соцзащиты.
• Получать уведомления о предстоящих изменениях (например, предстоящий отпуск).

Права и обязанности сторон

6.1 Права работника

• Получать полную и достоверную информацию о своей трудовой истории.
• Требовать своевременного и правильного внесения записей.
• Получать выписку из трудовой книжки (бумажной или электронной) для предъявления в Пенсионный фонд.

6.2 Обязанности работодателя

• Вести трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение всего периода трудовых отношений.
• Своевременно вносить изменения при переводе, повышении квалификации, увольнении.
• Сохранять конфиденциальность персональных данных сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

   Да, если работник и работодатель согласны. Однако в случае конфликта предпочтение отдается ЭТК, так как она считается официальным документом.

2. Как быстро можно получить бумажную трудовую книжку в Улан‑Удэ?
   В МФЦ – в течение 5‑7 рабочих дней. В Пенсионном фонде – до 10 дней.
3. Что делать, если в ЭТК указана неверная информация?
   Обратиться в отдел кадров с письменным заявлением. Работодатель обязан исправить ошибку в течение 5 рабочих дней.
4. Нужна ли подпись работника в электронной трудовой книжке?
   В ЭТК подпись заменяется цифровой подписью (ЭЦП) или подтверждением через СМС/Код подтверждения в Госуслугах.
5. Можно ли использовать трудовую книжку для получения пенсионных баллов?
   Да. При расчёте пенсионных прав данные из трудовой книжки (бумажной или ЭТК) автоматически передаються в ПФР.

Трудовая книжка – ключевой документ, отражающий ваш профессиональный путь. В Улан‑Удэ процесс её получения и ведения полностью соответствует федеральным требованиям, но имеет несколько региональных особенностей, связанных с местными работодателями и доступностью государственных сервисов. Переход на электронный формат упрощает работу как для работников, так и для работодателей, однако бумажный вариант остаётся актуальным в ряде случаев.

Помните: своевременное и корректное ведение трудовой книжки гарантирует вам законные социальные гарантии, упрощает получение пенсии и открывает возможности для карьерного роста.

Статья подготовлена с учётом актуальной информации на 21 мая 2026 года.