Трудовая книжка (ТК) – один из главных документов, фиксирующих трудовое правоотношение между работодателем и сотрудником. Правильное её оформление и своевременное заполнение лежат на кадровом отделе. В этой статье подробно рассмотрим, как правильно вести ТК, какие нюансы учитывать и как оформить её в электронном виде в 2026 году.
Кто отвечает за оформление и заполнение ТК?
Ответственность за правильное оформление и ведение трудовых книжек возлагается на:
- Специалиста по кадровому обеспечению (кадрового менеджера).
- Секретаря или бухгалтера в малых организациях.
- Любого уполномоченного лица, назначенного приказом (распоряжением) работодателя.
Эти специалисты вносят сведения в ТК, обновляют их при кадровых изменениях и обеспечивают её хранение в безопасном месте (сейф, несгораемый шкаф).
Что входит в обязанности?
- Ведение журнала учёта трудовых книжек.
- Внесение данных о приёме, увольнении, переводах, повышениях, премировании и т.д.
- Обеспечение выдачи дубликатов и вкладышей.
- Контроль за своевременным обновлением информации.
Как правильно оформить ТК при приёме на работу?
При приёме сотрудника в организацию в ТК вносятся сведения о его трудовой деятельности. Ниже – пошаговый алгоритм.
Шаги оформления
- Сбор документов: паспорт, трудовая книжка (или её копия), трудовой договор, приказы о приёме.
- Заполнение ьного листа: ФИО, дата рождения, место рождения, паспортные данные, сведения о семье (при необходимости).
- Запись в раздел «Сведения о работе»:
- Дата приёма.
- Должность, подразделение, место работы.
- Основная (или совмещаемая) работа.
- Условия труда (рабочее время, режим).
- Указание причины увольнения/отпуска** (если уже произошло) – в соответствующий раздел.
- Подпись ответственного лица и печать организации.
Примеры заполнения
Пример 1 – Приём на основную должность
Трудовая книжка № 12345 Раздел «Сведения о работе»: ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Место рождения: г. Москва Паспорт: серия 45 1234567, выдан ОУФМС России Дата приёма: Должность: Инженер-конструктор Подразделение: НИОКР Место работы: г. Санкт‑Петербург, ул. Ленина, д. 10 Основная работа: Разработка новых моделей оборудования
Пример 2 – Приём по совместительству
Трудовая книжка № 67890 Раздел «Сведения о работе»: ФИО: Петрова Мария Сергеевна Дата приёма: Должность: Бухгалтер (основная) / Специалист по кадровому учёту (совместительство) Подразделение: Бухгалтерия Место работы: г. Новосибирск, ул. Советская, д. 5 Основная работа: Ведение бухгалтерского учёта Совместительство: Ведение кадрового учёта (50% рабочего времени)
Как вести ТК при кадровых изменениях?
Все изменения в трудовых отношениях (продление, перевод, повышение, премирование, увольнение) фиксируются в соответствующих разделах ТК.
Основные ситуации
- Продление трудового договора – вносится запись о продлении срока действия.
- Перевод в другое подразделение – указывается новая должность и место работы.
- Повышение квалификации / степень – фиксируется достижение новых профессиональных навыков.
- Награждение – вносится сведения о премировании, премии, благодарности.
- Увольнение – в последний день работы указывается дата увольнения и причина (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
Пример внесения исправлений
Если в ТК допущена ошибка (например, неверно указана дата приёма), её можно исправить только при наличии официального приказа и подписи ответственного лица. Исправления оформляются в виде дополнения к ТК и фиксируются в журнале учёта.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году
С 30 декабря 2025 года в России действует новая форма Электронной трудовой книжки (ЭТК), оформляемая в системе ЕФС‑1. Это упрощает процесс ведения и хранения данных.
Как оформить ЭТК?
- Получить доступ к системе ЕФС‑1 (через портал Моё дело или специализированный сервис кадровиков).
- Создать профиль работника и загрузить скан копии бумажной ТК (если она уже существует).
- Заполнить форму ЭТК‑1:
- Персональные данные.
- Сведения о трудовом месте, должности, зарплате.
- Сведения о предыдущих местах работы и причинах увольнения.
- Сведения о наградах, премиях, дисциплинарных взысканиях.
- Подписать электронный документ цифровой подписью ответственного кадровика.
- Сохранить запись в личном кабинете и предоставить доступHR‑менеджеру.
Преимущества ЭТК
- Скорость внесения данных.
- Уменьшение риска потери или порчи бумажной копии.
- Легкий доступ к информации для аудита и проверок.
- Автоматическое формирование отчётов СЗВ‑ТД и ЕФС‑1.
Хранение и выдача ТК
После завершения всех записей ТК хранят в специальном реестре трудовых книжек. Выдача происходит только после:
- Подтверждения личности сотрудника.
- Подписания акта приёма‑передачи.
- В случае потери – выдача дубликата по заявлению сотрудника и копии приказа о выдаче.
При выдаче вкладыша (дополнительного листа) в ТК также фиксируется дата и подпись ответственного лица;
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли вести ТК без бумажного экземпляра?
Ответ: Да, с 2025 года допускается полностью электронное оформление, однако в случае увольнения или аудита требуется возможность вывести бумажный дубликат. - Вопрос: Что делать, если сотрудник потерял свою ТК?
Ответ: Сотрудник подаёт заявление, работодатель выдаёт дубликат, а запись о потере фиксируется в журнале учёта. - Вопрос: Как часто нужно обновлять сведения в ТК?
Ответ: При каждом кадровом событии (приём, перевод, повышение, увольнение) и не реже одного раза в год для сверки данных.
Правильное заполнение и ведение трудовых книжек – обязательный элемент работы любого кадрового отдела. Соблюдая вышеописанные правила, вы обеспечите:
- Точность и актуальность персональных данных.
- Соответствие законодательству РФ (ФЗ 197‑ФЗ, 439‑ФЗ и др.).
- Эффективный процесс аудита и контроля;
- Сокращение риска ошибок и потерь документов.
Внедрение электронной формы ТК в 2026 году повышает прозрачность и ускоряет работу кадрового отдела, позволяя сосредоточиться на стратегических задачах, а не на рутине.
Помните: кадровый отдел – гарант того, что все записи в ТК будут сделаны правильно, своевременно и безопасно.