Дата подготовки материала: 23 мая 2026 г.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход к электронным форматам, бумажная форма всё ещё востребована, особенно в небольших организациях и у сотрудников, предпочитающих традиционный способ оформления. Специалист по кадрам (кадровик) играет центральную роль в ведении, хранении и обновлении трудовых книжек, а также в обеспечении соответствия их оформления требованиям Трудового кодекса РФ и внутренних локальных нормативных актов.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о приёме, переводах, увольнениях, награждениях и других важных событиях трудовой жизни сотрудника. Ведение книжки регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 66);
• Постановлением Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек»;
• Локальными нормативными актами организации (положения о кадровой службе, должностные инструкции).

Роль специалиста по кадрам в работе с трудовыми книжками

Специалист по кадрам отвечает за весь жизненный цикл трудовой книжки:

1. Оформление первой книжки для сотрудников, никогда ранее не имевших официального места работы (ответственность лежит на работодателе, реализуется через кадровую службу).
2. Внесение записей о приёме, переводе, увольнении, награждении, изменении данных о профессии и должности.
3. Хранение и учёт книжек в личных делах сотрудников, обеспечение их сохранности и конфиденциальности.
4. Выдача справок и выписок по требованию работника или государственных органов (например, для пособий, пенсии, кредита).
5. Контроль соответствия записей трудовому законодательству и внутренним регламентам.
6. Переход на электронный формат (ведение электронных трудовых книжек в системе «ЕГРЗ» или аналогичных сервисах) и информирование сотрудников о возможностях выбора формата.

Обязанности специалиста по кадрам (детализация)

Согласно информации из источников (КонсультантПлюс, Skillbox Media, профстандарт 109н), основные функции кадровика включают:

• Изучение и анализ должностной и профессионально‑квалификационной структуры персонала;
• Оценка результатов аттестации и деловых качеств сотрудников для определения текущей и перспективной потребности в кадрах;
• Подготовка предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение;
• Ведение кадровой документации: трудовые книжки, приказы о приёме/переводе/увольнении, личные дела, табели рабочего времени;
• Оформление справок о доходах, копий приказов и выписок из трудовой книжки;
• Передача данных бухгалтеру для начисления заработной платы, премий и других выплат;
• Соблюдение воинского учёта и других обязательных видов учёта;
• Консультирование сотрудников по вопросам оформления первой трудовой книжки, изменений данных и перехода на электронный формат.

Электронные трудовые книжки и изменения в должностных инструкциях

С введением возможности ведения электронных трудовых книжек (ЕТК) возникли вопросы о необходимости корректировки должностных инструкций и положений о кадровой службе. Согласно материалам КонсультантПлюс:

• Изменения в должностных инструкциях не обязательны, но рекомендуются для чёткого распределения новых функций (внесение данных в ЕТК, работа с электронными подписями, взаимодействие с системой «ЕГРЗ»).
• Положения о кадровой службе также можно дополнить пунктами о порядке ведения электронных книжек, ответственности за их актуальность и обеспечении конфиденциальности данных.
• Если организация решает полностью перейти на электронный формат, бумажные книжки могут храниться как резервный вариант, но их ведение больше не требуется.

Кто может вносить записи в трудовую книжку?

Вопрос о том, может ли бухгалтер вносить записи, часто возникает в небольших компаниях, где одна osoba совмещает несколько должностей. Из информации Mail‑ответов следует:

• Согласно Трудовому кодексу, запись в трудовую книжку может делать лицо, уполномоченное работодателем (как правило, специалист по кадрам или иное должностное лицо, указанное в локальном нормативном акте).
• Если в должностной инструкции бухгалтера прямо прописано право ведения трудовых книжек, он может выполнять эту функцию. В противном случае такие действия могут быть признаны незаконными.
• На практике многие организации допускают совмещение функций бухгалтера и кадровика, однако рекомендуется оформить это официально (дополнительное соглашение, изменение должностной инструкции).

Как оформить первую трудовую книжку для новичка?

Согласно информации из пошаговой инструкции:

1. При приёме на работу сотрудника, никогда ранее не имевшего официального места работы, работодатель обязан оформить первую трудовую книжку.
2. Специалист по кадрам:
• Получает от сотрудника необходимые документы (паспорт, СНИЛС, ИНН, военный билет при наличии);
• Заполняет ьный лист книжки (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
• Делает первую запись о приёме на работу (дата, наименование организации, должность, основание – приказ о приёме);
• Ставит подпись и печать организации;
• Вручает книжку сотруднику под расписку.
3. Если сотрудник отказывается от бумажной формы и выбирает электронную трудовую книжку, кадровик оформляет согласие на ведение ЕТК и передаёт данные в соответствующую систему.

Профстандарт специалиста по кадрам 109н

Профстандарт 109н (утверждён приказом Минтруда от ) описывает трудовые функции специалиста по кадрам. Хотя его применение не является обязательным для всех работодателей, он полезен для:

• Формирования кадровой политики;
• Определения трудовой функции при составлении штатного расписания, должностных инструкций и трудовых договоров;
• Оценки соответствия квалификации сотрудников требованиям должности;
• Разработки программ обучения и повышения квалификации.

Использование профстандарта позволяет стандартизировать требования к знаниям и навыкам кадровиков, что особенно актуально в условиях перехода на электронные трудовые книжки и роста требований к защите персональных данных.

Трудовая книжка остаётся важным элементом кадрового документооборота, а специалист по кадрам – ключевой фигурой, обеспечивающей её корректное ведение, хранение и обновление. Понимание нормативной базы, умение работать как с бумажными, так и с электронными форматами, а также знание своих прав и обязанностей позволяют кадровику эффективно выполнять свои функции и минимизировать риски для организации. Применение профстандарта 109н и своевременная корректировка локальных нормативных актов помогут адаптировать работу кадровой службы к современным требованиям трудового законодательства и технологическим изменениям.

Автор статьи: виртуальный помощник, специалист в области HR и трудового права.