Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий всю трудовую биографию гражданина. Она служит основным доказательством стажа, профессионального опыта и прав на социальные гарантии (пенсия, пособия, отпуск и др.). В статье рассмотрены особенности бумажной и электронной форм, порядок ведения, законодательные нормы и практические рекомендации для работников и работодателей.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Подтверждение трудового стажа – запись о каждом месте работы, должности, периодах работы и основаниях увольнения.
• Основание для начисления пенсии и пособий – Пенсионный фонд использует сведения из трудовой книжки при расчёте страхового стажа;
• Защита прав работника – при спорах с работодателем трудовая книжка служит доказательством факта трудоустройства и условий работы.
• Источник информации для новых работодателей – при приёме на работу специалист может быстро оценить опыт кандидата.

Виды трудовых книжек в России

Бумажная трудовая книжка

Традиционный вариант, оформляемый на специальном бланке формата А5. В неё вносятся записи от руки или печатным способом, заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России действует электронный формат трудовой книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе «Трудовая деятельность» (ЕГИСЗ). Основные преимущества:

1. Исключение риска потери или повреждения документа.
2. Мгновенный доступ к сведениям как для работника, так и для работодателя и Пенсионного фонда.
3. Возможность выгрузки выписки в любой момент через личный кабинет на портале «Госуслуги».
4. Снижение административной нагрузки на кадровые службы.

С 1 января 2026 года завершаеться переходный период: все новые записи о трудовой деятельности вносятся исключительно в электронный формат, а бумажные книжки сохраняются только как архивный документ.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑66) – регулирует ведение трудовых книжек, порядок внесения записей и выдачу выписок.
• Федеральный закон № 432‑ФЗ от «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – определяет использование сведений трудовой книжки для расчёта пенсии.
• Приказ Минтруда России № 102н от – устанавливает порядок ведения электронных трудовых книжек.
• Внутренние локальные нормативные акты (Инструкция по кадрам) – регламентируют конкретные действия кадровой службы организации.

Какие сведения содержатся в трудовой книжке?

Порядок ведения трудовой книжки (бумажной и электронной)

Для работодателя

1. При приёме на работу сотрудника оформить трудовой договор и издать приказ о приёме.
2. Внести запись в трудовую книжку (бумажную – в соответствующий раздел; электронную – через личный кабинет работодателя в ЕГИСЗ).
3. Завершить запись подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации (для бумажной формы).
4. При переводе, совмещении или увольнении повторить шаги 2‑3, указав соответствующее основание.
5. Хранить трудовую книжку (бумажную) в личном деле сотрудника не менее 50 лет после увольнения.

Для работника

• Получить трудовую книжку при приёме на работу (бумажную – на руки, электронную – доступ в личный кабинет на «Госуслугах»).
• Периодически проверять корректность внесённых записей (особенно после увольнения или перевода).
• При необходимости запросить выписку из ЭТК через портал «Госуслуги» или обратиться в кадровую службу.
• Сохранять копию бумажной трудовой книжки в случае её утраты (можно восстановить через бывшего работодателя или архив).

Особенности работы с иностранными гражданами

Если у сотрудника нет российской трудовой книжки (например, гражданин Республики Узбекистан), работодатель обязан:

1. Оформить трудовой договор в соответствии с законодательством РФ.
2. Завести электронную трудовую книжку для данного сотрудника (запись вносится в ЕГИСЗ на основании приказа о приёме).
3. При отсутствии бумажной книжки выдать справку о трудовой деятельности, которая может использоваться в стране происхождения для подтверждения стажа.

Переход на электронный формат: что изменилось с 2026 года?

• Обязательная электронная форма – все новые записи о приёме, переводе, увольнении и т.д. вносятся только в ЭТК.
• Бумажные трудовые книжки, выданные до , остаются действительными, но дальнейшие изменения в них не вносятся.
• Работник может в любой момент получить заверенную выписку из ЭТК в виде PDF‑документа через личный кабинет на «Госуслугах».
• Работодатель обязан обеспечить доступ кадровой службы к системе ЕГИСЗ и обучить сотрудников работе с электронными записями.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, до допускалось ведение обеих форм параллельно. После этой даты только электронная форма актуальна для новых записей.

Что делать, если обнаружилась ошибка в записи?

Необходимо обратиться к работодателю с заявлением о внесении исправления. Исправление оформляется дополнительным приказом и заверяется подписью и печатью (для бумажной формы) либо через корректирующую запись в ЕГИСЗ (для электронной).

Как восстановить утерянную бумажную трудовую книжку?

Запросить справки о периодах работы у всех предыдущих работодателей. На основании этих справок можно восстановить трудовую стаж в Пенсионном фонде или оформить дубликат через бывшего работодателя.

Нужно ли заверять выписку из ЭТК нотариально?

Нет. Выписка, полученная через личный кабинет на «Госуслугах», имеет юридическую силу и заверена электронной подписью уполномоченного органа.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Переход на электронный формат значительно упростил процесс учёта стажа, повысил надёжность хранения данных и ускорил взаимодействие между работником, работодателем и Пенсионным фондом. Соблюдение установленных норм и своевременное внесение записей гарантируют защиту прав работника и корректное начисление социальных выплат.

Следует помнить, что ответственность за правильное ведение трудовой книжки лежит как на работодателе (внесение и хранение записей), так и на работнике (контроль достоверности сведений и своевременное получение выписок).

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего законодательства РФ на май 2026 года.