Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и являющийся основным доказательством его профессиональной деятельности. С 2026 года в России завершён переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК), что изменило правила выдачи как бумажных, так и цифровых версий. В этой статье подробно разберём, в какие моменты и при каких условиях работодатель обязан выдать трудовую книжку — будь то бумажная или электронная форма.
Когда работодатель обязан вести трудовую книжку?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, который проработал у него свыше пяти календарных дней, при условии, что эта работа является для работника основной.
- Если работник трудоустроен на неполный день или по совместительству — трудовая книжка ведётся только на основном месте работы.
- Если работник проработал 5 дней и менее — трудовая книжка не ведётся, но и не выдаётся.
- Для работников, принятых на работу с 1 января 2021 года, ведётся только электронная трудовая книжка, если они не подали заявление о желании сохранить бумажную.
Когда выдают трудовую книжку впервые?
Первая трудовая книжка выдаётся работнику при первом трудоустройстве. В 2026 году правила следующие:
Для новых сотрудников, принятых после 1 января 2021 года
- Работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) — информация передаётся в Пенсионный фонд России (ПФР) через систему СЗВ-ТД.
- Бумажная трудовая книжка не выдаётся, если работник не подал заявление о её сохранении.
- Если работник ранее не имел трудового стажа и не оформлял бумажную книжку — ему не выдают бумажный документ, только ЭТК.
Для сотрудников, принятых до 1 января 2021 года
- Работник может выбрать: продолжить использовать бумажную книжку или перейти на электронную.
- Если он подал заявление об отказе от бумажной трудовой — работодатель вносит запись об этом, выдаёт бумажную книжку на руки и больше не ведёт в ней записи.
- После этого все сведения о трудовой деятельности будут отражаться только в ЭТК.
Когда трудовую книжку выдают при увольнении?
Самый важный и строго регламентированный момент, выдача трудовой книжки при увольнении.
Правило: выдача в день увольнения
Согласно ТК РФ, статья 84.1, работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника — то есть в день прекращения трудового договора.
Это обязательное требование. Нарушение влечёт за собой:
- Обязанность выплатить средний заработок за время задержки (ст. 234 ТК РФ);
- Штрафы со стороны Государственной инспекции труда;
- Риск судебных исков от работника.
Исключения: когда выдача возможна позже
Выдача трудовой книжки не в день увольнения допускается только в двух случаях:
- Работник отсутствует в день увольнения — например, болеет, находится в командировке или не вышел на работу. В этом случае работодатель направляет ему письменное уведомление о необходимости явиться за книжкой. Выдача производится в течение трёх рабочих дней со дня обращения работника.
- Работник не явился за книжкой после увольнения — работодатель отправляет заказное письмо с уведомлением. С момента получения уведомления начинается отсчёт 3 рабочих дней на выдачу.
Когда трудовую книжку выдают при отпуске без сохранения заработной платы?
В некоторых случаях работники уходят в отпуск без сохранения заработной платы, а затем увольняются. Важно понимать:
- Если работник уходит в отпуск, а затем увольняется, трудовая книжка выдаётся в последний день отпуска — это считается днём увольнения.
- Если работник не увольняется, а просто берёт отпуск — трудовая книжка не выдаётся и остаётся у работодателя.
Как выдают трудовую книжку при утрате, порче или краже?
Если трудовая книжка утеряна, испорчена или украдена, работник может потребовать дубликат;
Процедура:
- Работник пишет заявление о выдаче дубликата.
- Работодатель на основании личного дела, приказов, табелей и других документов составляет дубликат.
- Дубликат выдаётся в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления.
- В дубликате делается отметка: «Дубликат выдан взамен утраченной (повреждённой) трудовой книжки».
Электронная трудовая книжка: как получить и где посмотреть?
С 1 января 2026 года все работники, начавшие трудовую деятельность после 2021 года, имеют только электронную трудовую книжку. Бумажные книжки больше не выдаются новым сотрудникам, если они не подали заявление об обратном.
Как получить доступ к ЭТК:
- Зарегистрируйтесь на портале Госуслуги с подтверждённой учётной записью.
- Перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
- Запросите выписку — она приходит в течение нескольких минут.
Выписка из ЭТК имеет юридическую силу и может использоваться при:
- Поступлении на новую работу;
- Получении пенсии;
- Оформлении социальных выплат;
- Предоставлении в банк при оформлении кредита.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку?
Если работодатель умышленно не выдаёт трудовую книжку в установленные сроки — это нарушение трудового законодательства.
Ваши действия:
- Напишите заявление на имя руководителя с требованием выдать книжку в письменной форме (с копией себе).
- Если ответа нет — обратитесь в Государственную инспекцию труда (Роструд) или в прокуратуру.
- Подайте иск в суд о взыскании среднего заработка за время задержки и морального вреда.
Подведём итоги:
- В день увольнения — обязательная выдача трудовой книжки (бумажной или ЭТК).
- При первом трудоустройстве после 2021 года, только ЭТК, если не подано заявление на бумажную.
- При утрате или порче — дубликат выдаётся в течение 15 рабочих дней.
- При отсутствии работника в день увольнения — выдача в течение 3 рабочих дней после обращения.
- Электронная трудовая книжка — основной документ с 2026 года, доступна через Госуслуги.
- Бумажная книжка — сохраняется только для тех, кто подал заявление до или выбрал её при первом трудоустройстве до 2021 года.
Важно помнить: трудовая книжка — это не просто формальность. Это ваша профессиональная биография, которая влияет на пенсию, карьеру и социальные гарантии. Не позволяйте работодателю нарушать ваши права — знайте закон, требуйте соблюдения сроков и сохраняйте все документы.
Если вы не уверены, какая у вас трудовая книжка, бумажная или электронная — проверьте это на Госуслугах. Там отображается вся актуальная информация, подтверждённая Пенсионным фондом РФ.