Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата актуализации информации: 09:51:40 ().

Нормативная база

Основные положения, регулирующие выдачу и возврат трудовой книжки, содержаться в:

Трудовом кодексе РФ (ст. 84, ст. 66);
Федеральном законе «О персональных данных» № 152‑ФЗ (защита конфиденциальности сведений);
Постановлении Правительства РФ № 225 от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
Приказах Минтруда России, регламентирующих форму СТД‑Р и порядок внесения записей об увольнении.

Обязанности работодателя при увольнении

Согласно ст. 84 ТК РФ и разъяснениям, приведённым в предоставленном фрагменте информации:

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесённой в неё записью об увольнении;
Если работник в день увольнения отсутствует на месте хранения трудовых книжек, это не освобождает работодателя от обязанности обеспечить выдачу документа;
При задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя работник имеет право на компенсацию не полученного заработка за весь период задержки;
Уведомление о необходимости явиться за документом должно быть составлено на бланке организации, содержать указание на расторжение трудового договора, необходимость получения трудовой книжки и других документов, а также возможность получения их по почте. К уведомлению прилагается копия приказа об увольнении.

Когда требуется заявление о возврате трудовой книжки

Заявление работника о выдаче (возврате) трудовой книжки необходимо в следующих ситуациях:

Увольнение уже состоялось, но работник не получил документ лично в руки;
Работник уволен, а трудовая книжка осталась у работодателя (например, из‑за отсутствия сотрудника в день увольнения);
Работник изменил место жительства и не может явиться в организацию для получения книжки;
После увольнения работник обнаружил ошибки в записи об увольнении и требует исправления и повторной выдачи документа.

Как правильно составить заявление о возврате трудовой книжки

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

Наименование организации и её реквизиты (ИНН, КПП, адрес);
ФИО сотрудника, его должность, табельный номер (если есть);
Дата подачи заявления;
Чётко сформулированная просьба: «Прошу выдать мне трудовую книжку с записью об увольнении»;
Указание на предпочитаемый способ получения (лично в руки, почтой с уведомлением о вручении, курьерской службой и т.д.);
Подпись сотрудника и расшифровка подписи.

Важно: заявление следует подавать в письменном виде (можно передать лично в отдел кадров, отправить заказным письмом с уведомлением или передать через электронный документооборот, если таковой используется в организации и подтверждён подписью).

Образец заявления о возврате трудовой книжки

ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
ул. Ленина, д; 10, г. Москва, 123456

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, работавший в должности инженера‑конструктора (табельный № 0245), уволенный по собственному желанию, 
прошу выдать мне трудовую книжку с внесённой в неё записью об увольнении.

Предпочитаю получить документ:
лично в руки в отделе кадров ООО «Ромашка» (или, если невозможно личное получение, направить заказным письмом с уведомлением о вручении на мой адрес: г. Москва, ул. Петрова, д. 5, кв. 12).

Подпись: _______________ /Иванов И.И./

Порядок рассмотрения заявления работодателем

Приём заявления сотрудником отдела кадров (регистрация в журнале incoming documents или в электронной системе).
Проверка наличия трудовой книжки и корректности записи об увольнении (сверка с приказом, трудовой договором, актом о приёме‑передаче).
Если запись отсутствует или содержит ошибки – внесение исправлений в соответствии с внутренними инструкциями и Постановлением Правительства № 225.
Оформление выдачи: подпись сотрудника в книге учёта выдачи трудовых книжек, проставление даты выдачи.
Информирование сотрудника о готовности документа и согласование способа получения (лично, почтой, курьером).
При отправке почтой – оформление описи вложения, составление акта о невозможности вручения (если работник отказывается принимать документ лично) и приложение копии приказа об увольнении.
Хранение копии заявления и документов, подтверждающих выдачу, в личном деле сотрудника не менее 50 лет (в соответствии с требованиями архивного законодательства).

Что делать, если работник не может лично получить трудовую книжку

В случае, когда сотрудник по уважительным причинам (болезнь, командировка, переезд и др.) не может явиться за документом, работодатель должен:

Составить акт о невозможности вручения документа (указывается причина отсутствия сотрудника, дата, ФИО ответственного лица);
Направить работнику уведомление с предложением получить трудовую книжку почтой (заказным письмом с уведомлением о вручении) или курьерской службой;
При получении согласия сотрудника – отправить документ выбранным способом, приложив копию приказа об увольнении и опись вложения;
Сохранить подтверждение отправки (квитанцию о почтовом отправлении, трек‑номер) в личном деле сотрудника.

Особенности в условиях перехода на электронные трудовые книжки (с 1 января 2026)

С в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что:

Для сотрудников, принятых на работу после этой даты, ведение трудовой книжки осуществляется исключительно в электронном виде в системе ПФР;
Для сотрудников, принятых до , сохраняется право на ведение бумажной трудовой книжки, однако при увольнении работодатель обязан выдать либо бумажную, либо электронную выписку (СТД‑Р) в зависимости от выбора сотрудника;
Заявление о возврате трудовой книжки в бумажном виде остаётся актуальным для тех, кто имеет бумажный документ; для ЭТК достаточно подать заявление о выдаче выписки СТД‑Р через личный кабинет на портале «Работа в России» или непосредственно в отдел кадров;

Ответственность за нарушение сроков выдачи трудовой книжки

Согласно ст. 66 ТК РФ и разъяснениям, приведённым в фрагменте информации:

Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя влечёт обязанность выплатить сотруднику средний заработок за каждый день задержки;
При повторных нарушениях возможна административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 руб. для организаций);
В случае причинения морального вреда (например, невозможность трудоустройства из‑за отсутствия документа) сотрудник может обратиться в суд с требованием компенсации.

Трудовая книжка: выдача и возврат