Трудовая книжка (или электронный трудовой календарь, ЭТК) – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности сотрудника. Её ведение, оформление и выдача регулируются Трудовым кодексом РФ, КоАП РФ и рядом нормативных актов. Ниже подробно рассматривается, кому и как должна выдаваться трудовая книжка, какие обязанности возлагает работодатель и что делать работнику в случае потери или отсутствия документа.
Кто обязан вести трудовую книжку?
Согласно пункту 23 Правил по ведению трудовой книжки и ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, вести трудовую книжку обязан работодатель (организация или индивидуальный предприниматель), если:
- работник проработал у него не менее пяти календарных дней;
- трудовой договор является основным (не временным или сезонным);
- работник не является физическим лицом‑независимым субподрядчиком, для которого трудовая книжка не ведётся.
Исключением являются случаи, когда по закону трудовая книжка не требуется (например, при работе по совместительству, в рамках договоров подряда и т.п.).
Что входит в содержание трудовой книжки?
В трудовую книжку вносятся сведения о:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Место работы (наименование организации);
- Дата начала работы;
- Должность/профессия;
- Основания увольнения (при их наличии);
- Переводы на другую постоянную работу;
- Поощрения и награждения;
- Сведения о стихийных бедствиях, если они влияют на трудовые отношения.
Записи о звуках увольнения (например, по статье 81 ТК РФ) также вносятся в книжку, но звуков о штрафах, штрафных санкциях и т.п. не фиксируются.
Как и когда выдаётся трудовая книжка?
По ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ и пункту 27 Правил, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику:
- в первый день работы (если книжка уже готова);
- в день увольнения (последний рабочий день) – обязательно с отметкой об увольнении;
- по письменному заявлению работника в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
Если работник впервые поступает в организацию и в его книжке нет записей, то первая страница заполняется сведениями о месте работы, дате начала и должности.
Электронный трудовой календарь (ЭТК)
С 2021 г. возможен переход на ЭТК. Работник может выбрать:
- получать бумажную книжку;
- получать только электронный вариант;
- использовать оба варианта одновременно.
Выбор зависит от согласия сторон и особенностей организации. При этом работодатель обязан обеспечить сохранность ЭТК так же, как и бумажной версии.
Что делать, если трудовая книжка потеряна?
По ст. 330 ТК РФ и пункту 31 Правил:
- Работник имеет право потребовать выдачи копии своей трудовой книжки;
- При утрате оригинала работодатель обязан выдать дубликат на основании акта комиссии, в котором указаны периоды работы, должность и стаж;
- Если дубликат также утерян, работник может обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию для подтверждения факта работы.
В случае незаконного удержания или отказа в выдаче книжки работодатель может быть привлечён к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Обязанности работодателя по защите и хранению трудовой книжки
Работодатель обязан:
- обеспечить сохранность документа в безопасном месте (например, в кадровом отделе);
- не допускать его повреждения или утраты;
- в случае утраты – немедленно оформить дубликат и уведомить работника;
- выдавать книжку в день увольнения вместе с приказным письмом, подтверждающим факт увольнения.
Если работник сам не желает хранить книжку у работодателя, он может хранить её у себя, но работодатель всё равно обязан вести её в своей системе и предоставить при необходимости.
Часто задаваемые вопросы
Кто может отказать в выдаче трудовой книжки?
Отказ возможен только в случаях, когда:
- трудовой договор не был оформлен (например, работа была выполнена по ГПД);
- работник проработал менее пяти дней;
- в книжке уже есть запись о полном увольнении, и дальнейшее ведение невозможно.
Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде без бумажного экземпляра?
Да. При согласии работника и наличии у организации соответствующей ИТ‑инфраструктуры, трудовая книжка может вестись исключительно в электронном виде. При этом работодатель обязан предоставить работнику доступ к электронному документу и возможность распечатать его при необходимости.
Что делать, если работодатель не выдал книжку в установленный срок?
Работник может:
- Подать письменный запрос с требованием выдать документ;
- Обратиться в трудовую инспекцию;
- Требовать компенсацию незаконных удержаний (если это привело к последним штрафам).
Трудовая книжка – обязательный документ, фиксирующий весь трудовой путь сотрудника. Её ведение возлагается на работодателя, а выдача должна происходить в строго регламентированные сроки. Нарушение этих требований влечёт административную ответственность и может привести к штрафу для организации. Поэтому каждому работодателю важно своевременно оформить, правильно заполнить и надёжно хранить трудовые книжки своих сотрудников.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению или выдаче трудовой книжки, рекомендуется обратиться к специалисту по персоналу или в юридический отдел вашей организации.