Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Вопрос о том, выдается ли она на руки сотрудникам, остается одним из самых частых как среди работников, так и среди кадровиков. Чтобы ответить на него, необходимо учитывать текущее законодательство, которое в 2026 году претерпело важные изменения.

Электронные и бумажные трудовые книжки: ситуация в 2026 году

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь сведения о трудовой деятельности всех работников ведутся работодателями в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России (СФР).

Несмотря на это, бумажная трудовая книжка не отменена и не исчезла. Если у работника ранее была оформлена бумажная книжка, она сохраняет свою юридическую силу и продолжает являться полноценным документом, наряду с электронной базой данных. Таким образом, на руках у работника может находиться его бумажный бланк, однако правила его выдачи строго регламентированы.

В каких случаях трудовая книжка выдается на руки?

По общему правилу, установленному Трудовым кодексом РФ, трудовая книжка находится на хранении у работодателя. Выдача этого документа на руки работнику возможна только в двух основных случаях:

1. Увольнение работника. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки. В нее вносится запись об увольнении, а работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.
2. Подача документов для назначения пенсии. Если работник в период трудовой деятельности нуждается в предоставлении трудовой книжки для оформления пенсии, работодатель обязан выдать ее на руки по письменному заявлению сотрудника. В этом случае работник должен вернуть книжку работодателю не позднее трех рабочих дней после возвращения из Пенсионного фонда.

Важное нововведение: временная выдача для получения госуслуг

В последние годы законодательство сделало шаг навстречу гражданам. Теперь работник может подать письменное заявление о выдаче трудовой книжки на руки для предоставления в различные государственные органы и организации (например, для оформления субсидий, кредитов, загранпаспорта и т.д.).

При получении такого заявления работодатель обязан выдать документ под роспись сотрудника в книге учета движения трудовых книжек. Работник, в свою очередь, обязан вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней со дня получения ее от организации или органа, куда она предоставлялась.

Можно ли просто попросить книжку «посмотреть»?

Многие работники хотят получить трудовую книжку на руки просто для того, чтобы проверить внесенные записи или сделать копии. По закону работодатель не обязан выдавать оригинал документа по такой просьбе. Во время действия трудового договора книжка должна храниться у работодателя.

Однако вместо оригинала работник имеет полное право запросить:

• Копию трудовой книжки;
• Выписку из трудовой книжки;
• Справку о стаже и местах работы.

Все эти документы работодатель обязан предоставить бесплатно в течение трех рабочих дней с момента получения соответствующего письменного заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом (печатью, подписью уполномоченного лица и надписью «Копия верна»).

Ответственность за задержку выдачи

Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки при увольнении, он несет за это строгую ответственность:

• Материальная ответственность: работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за каждый день задержки выдачи трудовой книжки.
• Административная ответственность: за нарушение трудового законодательства предусмотрены штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. Для должностных лиц штраф может составить от 1 000 до 5 000 рублей, а для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей.

Если работник отказывается забрать трудовую книжку, работодатель должен зафиксировать этот факт и направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.

Что делать, если работник потерял книжку, выданную на руки?

Если работник взял трудовую книжку для предоставления в госорганы и потерял ее, ответственность за восстановление ложится на него. Работодатель не обязан восстанавливать утерянный документ за свой счет. В таком случае работник должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель поможет внести сведения о стаже, но собирать справки с предыдущих мест работы придется самому сотруднику.

Выдача трудовой книжки на руки — это не право, а обязанность работодателя в строго определенных законом случаях. Бумажная книжка остается важным документом даже в эпоху повсеместного перехода на ЭТК с 2026 года. Если вам нужен документ для получения государственных услуг, вы имеете право написать заявление и забрать оригинал, но не забудьте вернуть его в течение трех дней. Если же вам нужно просто проверить свои записи, смело заказывайте заверенную копию, которую работодатель обязан предоставить бесплатно и в кратчайшие сроки.