Оформление трудовой книжки генерального директора, один из тех вопросов, который часто вызывает затруднения у кадровиков и самих руководителей. Связано это с особой процедурой заключения трудового договора с единоличным исполнительным органом. В отличие от рядовых сотрудников, прием на работу директора оформляется не только приказом, но и решением учредителей. В материале мы подробно разберем, как делается запись о приеме на работу генерального директора, и приведем актуальные образцы.
Нормативная база: Порядок 2022 года
При заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от № 320н (действует с 1 сентября 2022 года). Именно этот документ устанавливает актуальные правила внесения записей о приеме на работу, избрании и назначении на должность.
Кто вносит запись?
Трудовую книжку заполняет специалист, назначенный приказом руководителя (обычно кадровик). Однако в небольших организациях может не быть штатного сотрудника отдела кадров. В таком случае внести запись о приеме может:
- Сам руководитель (на себя), если он издал приказ о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек на себя;
- Учредитель (один из учредителей) общества;
- Специалист, нанятый по договору аутсорсинга (ведение кадрового учета на аутсорсе).
Особенности заполнения граф о приеме генерального директора
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Главное отличие оформления приема директора от обычного работника заключается в том, какие документы указываются в качестве основания.
Графа 1 и Графа 2
В графе 1 ставится порядковый номер записи, а в графе 2 — дата приема на работу. В графе 2 в качестве даты приема на работу указывается день, когда трудовой договор с директором вступил в силу (как правило, это дата, указанная в протоколе/решении или самом договоре).
Графа 3
В графе 3 указывается наименование организации (в виде заголовка, без номера записи и даты). Под этим заголовком вносится сама запись о приеме. Здесь важно правильно выбрать формулировку:
- Если основанием выступает приказ о приеме на работу (о вступлении в должность), используется слово «Назначен» (например: «Назначен генеральным директором»).
- Если основанием выступает протокол общего собрания участников (акционеров), решение единственного учредителя или протокол совета директоров, используется слово «Избран» (например: «Избран генеральным директором»).
Графа 4
Это поле вызывает больше всего вопросов. В качестве основания для внесения записи о приеме на работу генерального директора укажите:
- Либо реквизиты приказа о вступлении генерального директора в должность;
- Либо реквизиты протокола общего собрания участников (решения единственного участника, протокола совета директоров) об избрании (назначении на должность) генерального директора.
Оба варианта являются правомерными. На практике чаще всего указывают приказ, так как он является привычным документом-основанием для трудовой книжки, однако указание решения/протокола также полностью соответствует законодательству.
Образец записи о приеме на работу генерального директора
Ниже представлен наглядный образец заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки при назначении/избрании генерального директора ООО.
Пример 1: Основание — Приказ о приеме на работу
Сведения о работе
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») | |||
| 11 | 15 05 2026 | Назначен генеральным директором. | Приказ от № 1-к |
Пример 2: Основание — Решение единственного учредителя
Сведения о работе
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу… | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| Общество с ограниченной ответственностью «Бета» (ООО «Бета») | |||
| 5 | 20 05 2026 | Избран генеральным директором. | Решение единственного учредителя от № 3 |
Особые случаи Прием генерального директора по совместительству
Если руководитель принимается в организацию как совместитель, запись вносится по общим правилам, однако в графе 3 необходимо добавить уточнение; Формулировка будет звучать так: «Назначен генеральным директором по совместительству». Запись о работе по совместительству вносится только по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (справки, копии приказа и т.д.).
Директор вновь созданной организации
Если организация только создана, и директор назначен на должность до момента найма других сотрудников, он вправе внести запись в свою трудовую книжку самостоятельно. Для этого ему необходимо издать приказ о возложении на себя обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.
Резюме
Заполнение трудовой книжки генерального директора требует внимательности к деталям. Главное — помнить о специфике графы 3 («Назначен» или «Избран») и графы 4 (право выбора между приказом и протоколом/решением). Придерживаясь актуального Порядка ведения трудовых книжек и используя представленные образцы, вы сможете оформить запись без ошибок и избежать претензий со стороны трудовой инспекции.