Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ При увольнении работодатель обязан выдать её по заявлению в течение 3 рабочих дней (ч․ 6 ст․ 84․1 ТК РФ)․ Если работник по уважительной причине (например, переезд в другой город, болезнь) не может получить её лично, он вправе потребовать направления документа по почте․ Для этого необходимо направить работодателю соответствующее заявление․
Правовая основа
Трудовой кодекс РФ не устанавливает единой обязательной формы такого заявления․ Однако он обязывает работодателя обеспечить получение трудовой книжки работником․ Если работник не явился за документом, работодатель должен:
- Направить работнику уведомление с предложением явиться за книжкой или дать согласие на её отправку по почте․
- После получения от работника письменного согласия (в виде заявления) отправить трудовую книжку заказным письмом с описью вложения․
Отправка именно таким способом защищает работодателя от ответственности в случае утери документа на почте (ч․ 6 ст․ 84․1 ТК РФ)․
Когда нужно заявление?
Ситуации, требующие составления заявления:
- Работник уволился и проживает в другом городе/регионе․
- Работник временно нетрудоспособен или находится в отпуске и не может посетить организацию․
- Работник получил от работодателя уведомление о необходимости забрать книжку, но не может этого сделать․
Как правильно составить заявление?
Заявление оформляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты для однозначной идентификации․
Структура документа:
- Шапка: наименование организации (полное или сокращённое), ФИО и должность руководителя (если известно)․
- От кого: ФИО работника, его адрес для пересылки (с индексом), контактный телефон․
- «Заявление» или «Заявление о направлении трудовой книжки по почте»․
- Основная часть: чёткая просьба направить трудовую книжку на указанный почтовый адрес․ Можно сослаться на уведомление от работодателя (если было)․
- Дата и подпись: дата составления, личная подпись, расшифровка (ФИО)․
Образец заявления (текст):
Генеральному директору ООО «Пример» Иванову П․С․ от сотрудника Петрова Ивана Сергеевича, проживающего по адресу: 123456, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, кв․ 25 Тел․: +7 (999) -23-45-67 Заявление Я, Петров Иван Сергеевич, уволенный из ООО «Пример» 15 января 2024 года (приказ № 10-к от ), в связи с переездом в г․ Санкт-Петербург не имею возможности получить свою трудовую книжку лично․ Прошу направить мою трудовую книжку (серия и номер, если известны) по следующему почтовому адресу: 190000, г․ Санкт-Петербург, ул․ Пушкина, д․ 5, кв․ 100․ Гарантирую, что все расходы, связанные с пересылкой, буду нести самостоятельно․ Подпись: _____________ / Петров И․С․ /
Как и что отправлять работодателю?
Заявление можно:
- Передать лично в отдел кадров или бухгалтерию (на своём экземпляре поставить входящий номер и дату приёма)․
- Направить заказным письмом с уведомлением о вручении на юридический адрес организации․
Важно: само заявление отправляется для согласия․ Трудовую книжку работодатель отправит только после её подготовки и только на основании этого заявления․
Как работодатель должен отправить книжку?
Работодатель обязан отправить трудовую книжку:
- В течение 3 рабочих дней с даты получения заявления от работника․
- Заказным письмом с описью вложения․ В описании нужно указать: «Трудовая книжка Петрова Ивана Сергеевича, серия ХХ № ХХХХХХ»․
- На адрес, указанный в заявлении․
Квитанция об отправке и опись вложения должны храниться у работодателя․
Что делать, если работодатель отказывается?
Если работодатель игнорирует заявление или отправляет книжку простым письмом (что недопустимо), работник может:
- Направить повторное заявление с уведомлением о вручении․
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или прокуратуру․
- Подать исковое заявление в суд о восстановлении нарушенных прав и взыскании компенсации за задержку выдачи документа (ст․ 236 ТК РФ)․
Ключевые ошибки, которых стоит избегать
- Неточный или неполный адрес․ Указывайте индекс, улицу, дом, корпус, квартиру, населённый пункт․
- Отсутствие данных о трудовой книжке․ Если знаете серию и номер — укажите․ Это минимизирует риски путаницы․
- Отправка простым письмом․ Это не снимает ответственности с работодателя при утере․ Только заказное с описью․
- Нет подтверждения отправки/получения․ Сохраняйте квитанцию об отправке заявления и уведомление о вручении от почты․
Полезные советы
Согласуйте способ отправки с работодателем по телефону или электронной почте, чтобы ускорить процесс․
2․ Укажите в заявлении реквизиты уведомления, если оно от работодателя было получено․
3․ Сделайте копию заявления для себя․
4․ Проверьте, что в трудовой книжке есть все записи об отпусках, увольнении, в т․ч․ о последнем месте работы․
Где скачать бланк?
Готовые шаблоны заявления можно найти на юридических порталах (например, «КонсультантПлюс», «Моё дело», «Система Кадры»)․ Они представлены в форматах ․doc и ․docx․ Примеры часто включают комментарии по заполнению․
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер․ В сложных случаях рекомендуется проконсультироваться с юристом․
Дата актуальности информации: 23 мая 2026 г․ (информация обновлена на основе практики 2025-2026 гг․)․