Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника․ При приёме на работу она становится официальным подтверждением начала трудовых отношений и обязательным элементом кадрового делопроизводства․

Почему запись в трудовую книжку так важна?

• Документ подтверждает стаж для расчёта пенсии и иных социальных выплат․
• Служит основанием при переводах, совместительстве, командировках․
• Отсутствие записи может привести к штрафам для работодателя (ст․ 48 ТК РФ)․

Обязанности работодателя при приёме на работу

Согласно ч․ 3 ст․ 48 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан:

1. Оформить трудовой договор (или иной документ, фиксирующий условия труда)․
2. Выдать (или вернуть) трудовую книжку/вкладку в течение 5 календарных дней с момента приёма․
3. Внести запись о приёме в трудовую книжку (или в электронный реестр) не позднее 5 дней․
4. Сформировать личную карточку работника (Т‑2) и при необходимости личное дело․

Сроки и порядок оформления

Как правильно оформить запись о приёме

Запись вносится в ьный лист (если это первая запись) или в страницу № 1 трудовой книжки․ Пример оформления:

Дата приема: 
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Сергеевич
Серия и номер трудовой книжки: 45 12 345678
Должность: инженер‑технолог
Наименование организации: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567
Трудовой договор № 12/2024 от 
Дата начала работы: 
Условие труда: полная занятость, 40 ч/неделя
Подпись работодателя: ___________ (Ф․И․О․, должность)

Обратите внимание на обязательные элементы:

• Дата приёма (по календарю)․
• Полные ФИО работника․
• Серия и номер трудовой книжки (или вкладыша)․
• Полное наименование организации и её ИНН․
• Номер и дата трудового договора․
• Условие труда (полная/частичная занятость, график)․
• Подпись и печать организации․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2022 года в России активно вводится электронная трудовая книжка (ЭТК)․ При её использовании порядок несколько меняется:

1. Работник предоставляет СНИЛС и ЭТК (или подтверждающий документ – СТД‑Р/СТД‑СФР)․
2. Работодатель вносит запись в Госуслуги ПФР в течение 5 дней․
3. Работнику отправляется уведомление о внесении записи (по SMS/почте)․

Если у работника нет бумажной книжки, но он желает её получить, он может оформить дубликат в отделе кадров или в ПФР․

Дубликаты и восстановление трудовой книжки

Дубликат выдаётся в следующих случаях:

• Утрата, порча, кража оригинала․
• Переписка в связи с переоформлением в электронный формат․
• По требованию работника (заявление в письменной форме)․

Порядок выдачи дубликата регламентирован Приказом Минтруда РФ от № 123н․ Срок выдачи – до 10 рабочих дней с момента подачи заявления․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если работник уже имеет электронную трудовую книжку?

Да․ Запись в ЭТК вносится в электронный реестр ПФР․ При этом в бумажной книжке запись не делается, если она не выдана․

Что делать, если работник пришёл без трудовой книжки?

Работодатель обязан выдать вкладку к трудовой книжке в течение 5 дней․ При этом в трудовой книжке (если она есть у работника) запись делается в срок, а в случае отсутствия – выдается новая книжка/вкладка․

Можно ли оформить запись в выходные дни?

Запись считается внесённой в течение 5 календарных дней, поэтому выходные и праздничные дни учитываются в сроке․

Как оформить запись при переводе в другую организацию в рамках одной группы компаний?

Запись о переводе делается в отдельной строке: указывается дата перевода, новое наименование организации, должность, условие труда․ При этом старая запись остаётся без изменений․

Какие штрафы грозят работодателю за несоблюдение сроков?

Согласно ст․ 5․87 КоАП РФ, за нарушение порядка оформления трудовой книжки предусмотрен штраф от 5 000 до 10 000 рублей для юридических лиц․

• Не откладывайте оформление записи – закон требует 5‑дневный срок․
• Сохраняйте копию трудового договора и всех сопроводительных документов в личном деле․
• При работе с ЭТК проверяйте корректность данных в системе ПФР сразу после внесения․
• Ведите чёткую регистратуру (журнал приказов, листы учета записей) – это упростит контроль и аудит․
• Обучайте персонал отдела кадров актуальным требованиям Минтруда и ПФР․

Соблюдая перечисленные правила, вы гарантируете законность трудовых отношений, защищаете интересы как работника, так и организации, а также избегаете финансовых рисков․

Дата последнего обновления статьи: