С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что теперь индивидуальные предприниматели (ИП) обязаны вести трудовые книжки в электронном виде, но при этом сохранять бумажные копии в определённых случаях. Ниже приведены подробные инструкции, которые помогут ИП правильно организовать учет трудовых книжек, соблюдая требования законодательства.

Что такое трудовая книжка и почему её ведёт ИП?

Трудовая книжка — это документ, в котором фиксируются сведения о трудовом стаже работника, его должностях, заработной плате, отработанных днях и т.д. Для ИП трудовая книжка обязана вести каждый работник, который официально трудоустроен на предприятии. ИП несёт ответственность за:

• выдачу трудовой книжки при приёме на работу;
• своевременное внесение изменений (смена должности, повышение, увольнение);
• сохранение и хранение оригинала;
• обеспечение доступа к документу при проверках.

Законодательные основы

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс РФ (часть 1 и часть 2);
2. Постановление Правительства РФ № 1259 (о порядке введения электронных трудовых книжек);
3. Постановление Минтруда РФ № 123 (об изменении правил ведения трудовых книжек);
4. Постановление Минтруда РФ № 1234 (об учёте бланков трудовых книжек).

Согласно последним поправкам, устаревшие требования к бумажным копиям были исключены, однако обязательным остаётся ведение электронных записей.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года ИП обязаны использовать систему «Электронная трудовая книжка» (ЭТК). Это онлайн‑платформа, где работник получает электронный документ, а ИП вносит в него все изменения. Основные преимущества:

• Упрощённый доступ к данным;
• Сокращение бумажной работы;
• Повышение прозрачности и контроля;
• Снижение риска потери документов.

Для перехода в ЭТК ИП должен:

1. Зарегистрироваться в системе «Электронная трудовая книжка»;
2. Получить электронный сертификат ИП;
3. Подключить систему к своему бухгалтерскому ПО (если применимо);
4. Обучить сотрудников работе с системой.

Как подключить ИП к ЭТК?

Шаги:

1. Перейдите на сайт www.etk.gov.ru;
2. Нажмите «Регистрация» и выберите тип пользователя «Индивидуальный предприниматель»;
3. Заполните форму с ИНН, ОГРНИП, контактными данными;
4. Подтвердите регистрацию по ссылке, пришедшей на ваш e‑mail;
5. Получите электронный сертификат и установите его в браузере;
6. Настройте интеграцию с вашим бухгалтерским ПО (если используете).

Что нужно вести в бумажном виде?

Несмотря на переход к ЭТК, некоторые документы всё ещё должны храниться в бумажном виде:

• Книга учёта движения трудовых книжек;
• Книга учёта бланков трудовых книжек;
• Справка о трудовом стаже (если требуется для конкретных проверок);
• Согласие работника на передачу данных в ЭТК (если требуется).

Эти книги должны храниться в бумажном носителе в течение 10 лет после окончания трудового договора.

Как вести книги учёта?

Ведение книг учёта осуществляется в соответствии с требованиями Минтруда. Для каждой работы в книге фиксируется:

• Дата выдачи/внесения;
• Номер и дата бланка трудовой книжки;
• Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, должность);
• Сведения о работодателе (наименование, ИНН, ОГРНИП);
• Подпись ответственного лица.

Как правильно оформить трудовую книжку при приёме на работу?

1. Соберите необходимые документы: паспорт, справку о состоянии здоровья, справку о несудимости (если требуется);
2. Заполните форму приёма на работу в системе ЭТК;
3. Выдайте работнику электронную копию трудовой книжки (с подписью ИП);
4. Сохраните бумажный бланк в книге учёта движения трудовых книжек.

Сроки внесения изменений

Все изменения в трудовой книжке (смена должности, повышение, увольнение) должны быть внесены в течение 5 рабочих дней с момента фактического изменения.

Что делать при увольнении сотрудника?

1. Подготовьте справку об увольнении (с указанием даты, причины и суммы компенсации);
2. Внесите отметку об увольнении в ЭТК и в бумажную книгу учёта;
3. Сдайте работнику копию справки о трудовом стаже (если требуется);
4. Соберите все документы в архив и храните их 10 лет.

Как избежать ошибок и штрафов?

• Тщательно проверяйте данные при вводе в ЭТК;
• Соблюдайте сроки внесения изменений;
• Храните бумажные копии в надёжном месте;
• Регулярно обновляйте информацию о сотрудниках;
• Проводите внутренний аудит учёта трудовых книжек.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли вести только бумажные трудовые книжки? Нет, с 1 января 2026 года обязательна электронная запись.
• Что делать, если работник не согласен с данными в ЭТК? Попросите его проверить данные и, при необходимости, исправить.
• Как получить копию трудовой книжки в бумажном виде? Вы можете распечатать электронный документ и подписать его.
• Можно ли использовать сторонние сервисы для ведения трудовых книжек? Да, но они должны быть одобрены Минтрудом и подключены к официальной системе ЭТК.

Ведение трудовых книжек – это не просто формальность, а важный элемент правовой защиты как ИП, так и его сотрудников. С переходом на электронные трудовые книжки в 2026 году задачи стали проще, но ответственность осталась неизменной. Следуйте приведённым рекомендациям, соблюдайте сроки и требования законодательства, и ваш бизнес будет работать без лишних рисков.

Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в региональный отдел Минтруда или к специалисту по трудовому праву.