Дата публикации: 12:25:20
Трудовая кнжка (трудовая книжка работника) – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина. В Республике Беларусь порядок её оформления, ведения и хранения регулируется рядом нормативных актов; Ниже представлена подробная инструкция, которая поможет работодателям и самим сотрудникам правильно оформлять и хранить трудовые кнжки.
Общие положения
Нормативная база
- Закон Республики Беларусь «О труде и занятости населения»;
- Постановление Совета Министров РБ № 442 от «Об порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях»;
- Положения Министерства труда и социальной защиты РБ;
- Трудовой кодекс Республики Беларусь.
Кто обязан вести трудовые кнжки
Вести трудовые кнжки обязаны все работодатели, которые:
- Наняли работников по трудовому договору;
- Наняли работников на условиях стажировки или практической деятельности;
- Наняли работников на временной основе (до 30 календарных дней в год).
Кто получает трудовые кнжки
Трудовую кнжку получают:
- Все новые работники, принятые на работу;
- Работники, переходящие с одного работодателя на другой;
- Работники, уволившиеся и желающие сохранить запись о своей трудовой деятельности.
Порядок оформления и заполнения трудовых кнжек
Форма и содержание кнжки
Трудовая кнжка оформляется в виде бумажного документа (форма Т-1) или в электронном виде (через электронный кадровый портал). В ней фиксируются такие сведения:
- Ф.И.О. работника;
- Дата рождения;
- Место рождения;
- Паспортные данные;
- Сведения о гражданстве;
- Сведения о месте жительства;
- Дата начала работы;
- Должность и подразделение;
- Сведения о профессиональном обучении и квалификации;
- Сведения о профсоюзном членстве (если есть);
- Сведения о премиях, надбавках и отпуске;
- Сведения о увольнении (при наличии).
Заполнение первой страницы
Первая страница кнжки заполняется в двух экземплярах:
- Оригинал – передается работодателю;
- Копия – передается работнику.
В случае потери оригинала копию можно заверить у нотариуса и передать в новый работодатель.
Запись о профсоюзном членстве
Если работник вступил в профсоюз, в кнжке указывается номер члена и дата вступления. При выходе из профсоюза в кнжке делается отметка об этом.
Обновление сведений
При изменении сведений (например, смена места жительства, окончание учебы, повышение квалификации) в кнжку вносятся соответствующие записи с подписью работника и печатью организации.
Сроки и порядок передачи кнжек
Передача при приёме на работу
При приёме нового работника в течение 8 календарных дней с даты начала его работы работодатель обязан уведомить территориальное управление социального обеспечения о начале трудовой деятельности в установленной форме.
Передача при увольнении
При увольнении работника его трудовая кнжка передаётся ему вручную. При этом в кнжке делается отметка об увольнении, указывается дата и основание увольнения.
Передача при смене работодателя
При переходе работника в новую организацию он имеет право потребовать передачи своей кнжки от предыдущего работодателя. Новый работодатель обязан принять кнжку и внести в неё необходимые записи.
Электронные трудовые кнжки
С года в Республике Беларусь начали вводить электронные трудовые кнжки. Переход на электронный формат является добровольным и осуществляется только с согласия работника.
Преимущества электронного формата
- Быстрый доступ к сведениям;
- Снижение риска потери документа;
- Упрощение передачи данных между работодателями;
- Автоматическое формирование отчетности для контролирующих органов.
Технические требования
Электронные кнжки хранятся в защищённой базе данных Министерства труда и социальной защиты; Доступ к ним осуществляется через личный кабинет работника или через систему электронного документооборота работодателя.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если в кнжке допущена ошибка?
Ошибку можно исправить, подав письменное заявление в отдел кадров с указанием правильных данных. После проверки запись вносится в кнжку с подписью работника и печатью организации.
Как хранить кнжку после увольнения?
Работник может хранить оригинал кнжки у себя. При необходимости он может предоставить её новому работодателю. При утере кнжки работник имеет право запросить выписку из кадрового учёта в предыдущей организации.
Можно ли вести кнжку в двух экземплярах одновременно?
Да, в случае потери оригинала допускается выдача копии, однако вторая копия должна быть оформлена в соответствии с требованиями закона и иметь отметку «Копия» внизу каждой страницы.
Правильное ведение трудовых кнжек – обязательный элемент эффективного кадрового сопровождения. Соблюдение изложенной инструкции позволяет:
- Своевременно фиксировать все сведения о трудовой деятельности;
- Обеспечить юридическую защиту как работодателя, так и работника;
- Упростить взаимодействие с государственными органами;
- Сократить риск ошибок и потери документов.
При возникновении вопросов по оформлению трудовых кнжек рекомендуется обращаться в отдел кадров или в территориальное управление социального обеспечения.
Автор: кадровый отдел ООО «Консалтинговая Компания Прэфиш»