Как известно, единой типовой формы трудового договора не существует. На практике это дает работодателю определенную гибкость, но одновременно накладывает ответственность за грамотное составление документа. Чаще всего вопрос о оформлении сотрудника без предоставления трудовой книжки возникает в двух случаях: при первом трудоустройстве работника или при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК).

В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить трудовой договор с работником без трудовой книжки, какие существуют юридические нюансы и чем такой договор отличается от договора гражданско-правового характера (ГПХ).

Законные основания для работы без бумажной трудовой книжки

Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации, бумажная трудовая книжка больше не является строго обязательным атрибутом при приеме на работу. Выделяют два основных сценария, когда сотрудник приступает к обязанностям без этого документа:

• Первое трудоустройство. Если человек ранее нигде не работал официально, у него физически нет трудовой книжки. В этом случае работодатель не обязан оформлять ее самостоятельно (с 2021 года оформляются только электронные сведения).
• Переход на электронную трудовую книжку. Сотрудник, который уже имел опыт работы, мог до конца 2020 года подать заявление о переходе на ЭТК. В таком случае бумажный бланк выдается ему на руки, и он хранится у него дома. Работодатель перестает вести бумажную форму.

Важно: иностранные граждане

Часто возникают вопросы при приеме на работу иностранных граждан. Например, в организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан. Трудовой книжки (бумажной) у гражданина нет. По просьбе работодателя или самого работника заводить бумажный бланк не нужно. На иностранных граждан, впервые устраивающихся на работу в РФ, также распространяется правило ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в системе СФР).

Структура и образец трудового договора без трудовой книжки

Несмотря на отсутствие бумажной книжки, трудовой договор заключается в обязательном порядке. Именно он выступает главным документом, подтверждающим наличие трудовых отношений. Отсутствие книжки не лишает работника никаких прав, гарантированных Трудовым кодексом РФ (оплачиваемый отпуск, больничный, гарантии при увольнении).

Что обязательно должно быть в договоре:

1. Сведения о сторонах: ФИО работника, паспортные данные, ИНН, СНИЛС (критически важно для регистрации в системе персонифицированного учета), наименование работодателя.
2. Место работы и трудовая функция: точный адрес рабочего места и должность согласно штатному расписанию.
3. Дата начала работы: день, с которого сотрудник приступает к обязанностям.
4. Условия оплаты труда: размер тарифной ставки или оклада, доплаты, надбавки, премии, сроки выплаты зарплаты.
5. Режим рабочего времени и времени отдыха: график работы, продолжительность рабочей недели.
6. Условие об обязательном социальном страховании работника.
7. Срок действия договора (если договор срочный, необходимо указать основания для его заключения).

Пример (образец) формулировки в договоре при отсутствии бумажной трудовой книжки:

В разделе «Заключительные положения» или «Особые условия» трудового договора рекомендуется сделать следующую оговорку:

«На основании заявления Работника о переходе на электронную трудовую книжку (или в связи с первым трудоустройством), Работодатель не ведет бумажную трудовую книжку на Работника. Сведения о трудовой деятельности Работника предоставляются Работодателем в территориальный орган Социального фонда России (СФР) в порядке и сроки, установленные законодательством».

Основания для срочного трудового договора

Разбираем виды трудовых договоров: если работник принимается на неопределенный срок, заключается бессрочный договор. Однако часто работодатели оформляют срочный трудовой договор. Важно помнить, что заключение срочного договора без достаточных оснований незаконно.

Основания для срочного договора строго регламентированы ст. 59 ТК РФ. К ним относятся:

• Временный характер работы (сезонные работы, ремонт, пусконаладка);
• Замена временно отсутствующего сотрудника (например, декретный отпуск);
• Работа с физическим лицом, которое не является ИП (няни, водители, сиделки);
• Прием на работу пенсионеров по возрасту или студентов очной формы обучения;
• Иные случаи, прямо указанные в законе.

В срочном договоре обязательно указание причины его заключения и конкретного срока действия (или события, с которым связано прекращение работы).

Документы для оформления

При приеме на работу без бумажной трудовой книжки пакет документов выглядит следующим образом:

• Паспорт гражданина РФ (или иностранного гражданина);
• СНИЛС (документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учета);
• Документы воинского учета (для военнообязанных);
• Документ об образовании / квалификации (если работа требует спец. знаний);
• Для иностранных граждан — патент, разрешение на работу, полис ДМС (или соглашение о медицинском обслуживании).

Отличия от договора ГПХ

Отсутствие трудовой книжки часто путают с работой по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Это принципиально разные вещи. Подмена трудового договора договором ГПХ грозит работодателю серьезными штрафами.

Ключевые отличия:

• Предмет договора: Трудовой договор подразумевает выполнение работником трудовой функции (лично, за плату, под контролем работодателя). Договор ГПХ — это выполнение конкретного объема работ или оказание услуг с конечным результатом.
• Режим работы: В трудовом договоре работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка. В ГПХ исполнитель сам определяет график.
• Социальные гарантии: Трудовой договор гарантирует отпуск, больничные, компенсации при увольнении. Договор ГПХ не содержит таких гарантий.
• Отчисления: По трудовому договору работодатель платит взносы в СФР и ФОМС. По ГПХ взносы на случай временной нетрудоспособности и материнства не уплачиваются.

Оформление трудового договора без предоставления бумажной трудовой книжки — это абсолютно законная и распространенная практика. Самое главное помнить, что отсутствие книжки не освобождает работодателя от обязанности заключить полноценный трудовой договор и своевременно подавать отчетность в электронном виде (ЕФС-1). Грамотно составленный договор защитит как права работника, так и интересы работодателя в случае возникновения спорных ситуаций.