Прием на работу сотрудников индивидуальным предпринимателем (ИП), это ответственный процесс, который строго регламентируется трудовым законодательством. Одним из самых частых вопросов, с которыми сталкиваются предприниматели, является правильное оформление трудовых отношений: заключение договора и ведение трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберем, как ИП грамотно принять работника, что делать с трудовой книжкой и почему предприниматель не может нанять сам себя.
Трудовой договор с работодателем-ИП
Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовой договор — это обязательный документ при приеме на работу. Индивидуальный предприниматель выступает в роли полноценного работодателя, на которого возлагаются те же обязанности, что и на юридические лица.
При трудоустройстве сотрудника ИП обязан:
- Заключить письменный трудовой договор в двух экземплярах (один хранится у работника, другой — у работодателя).
- Ознакомить работника с должностными обязанностями, правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами под подпись.
- Самостоятельно осуществлять регистрацию заключенных трудовых договоров.
Договор должен содержать все существенные условия: предмет договора, срок действия (срочный или бессрочный), размер оплаты труда, режим труда и отдыха, а также права и обязанности сторон.
Трудовая книжка: обязанности работодателя
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Для того чтобы у граждан, работающих у индивидуальных предпринимателей, шел трудовой стаж, необходимо заключить письменный трудовой договор и надлежащим образом оформить трудовую книжку.
Главные правила ведения трудовых книжек для ИП:
- Срок оформления: ИП обязан вести трудовые книжки на всех работников, которые проработали у него свыше 5 дней, если работа является для сотрудника основной.
- Первичное оформление: если работник устраивается на работу впервые в жизни, предприниматель обязан сам завести для него трудовую книжку (или оформить сведения о трудовой деятельности в электронном виде).
- Право на ведение: индивидуальные предприниматели получили разрешение на оформление трудовых книжек работников в 2006 году. С тех пор они обязаны вносить в них записи о приеме, переводах и увольнении на общих основаниях.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Цифровизация коснулась и трудовых отношений. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны вести электронные трудовые книжки. ЭТК хранится в Социальном фонде и содержит информацию о ФИО, СНИЛС, дате рождения сотрудника, а также о его трудовом пути.
Однако бумажная трудовая книжка все еще остается важным документом. В ряде случаев она может быть единственным источником информации о работе и стаже (например, если она была утеряна или испорчена, либо если работник выбрал сохранение бумажного формата). С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат.
Может ли ИП быть работником и работодателем в одном лице?
Это один из самых популярных мифов среди начинающих предпринимателей. Многие ИП задаются вопросом: можно ли начислить себе заработную плату, сделать запись в своей трудовой книжке о приеме самого себя на работу и назначить себя директором?
Ответ однозначен: НЕТ.
Министерство труда и судебная практика подтверждают следующий факт:
- Индивидуальный предприниматель не может заключить трудовой договор с самим собой.
- Соответственно, ИП не вправе назначить себя на должность директора, главного бухгалтера или любую иную штатную должность внутри своего бизнеса.
- Вести трудовую книжку в отношении самого себя индивидуальный предприниматель также не имеет права;
ИП — это физическое лицо, которое ведет коммерческую деятельность от своего имени. Трудовой стаж предпринимателя подтверждается не записью в трудовой книжке, а выпиской из ЕГРИП (Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей) и фактами уплаты страховых взносов за себя.
Ответственность и отчетность ИП с работниками
Как только ИП заключает трудовой договор и делает запись в трудовой книжке, он становится полноценным работодателем с точки зрения государства. Это значит, что предприниматель обязан:
- Своевременно платить заработную плату.
- Исчислять и уплачивать налоги и страховые взносы с доходов сотрудников (в зависимости от применяемой системы налогообложения — УСН, ПСН и др.);
- Сдавать регулярную отчетность в налоговые органы и Социальный фонд.