Один из самых частых вопросов, который задают начинающие индивидуальные предприниматели (ИП): должен ли я вести трудовую книжку для своих сотрудников? Или, наоборот: нужно ли мне вносить запись о себе как об ИП в свою собственную трудовую книжку? Ответы на эти вопросы не всегда очевидны, особенно с учётом последних изменений в трудовом законодательстве РФ. В этой статье мы подробно разберём все аспекты, связанные с трудовыми книжками для ИП, с ссылками на актуальные нормы Трудового кодекса РФ и пояснениями от контролирующих органов.

Обязан ли ИП вести трудовые книжки для своих работников?

Да, обязан. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, любой работодатель, включая индивидуального предпринимателя, обязан вести трудовые книжки на всех своих сотрудников, за исключением случаев, когда работник устраивается на работу впервые с 1 января 2021 года.

Важное исключение: электронные трудовые книжки (с 2021 года)

• С 1 января 2021 года вступили в силу изменения, согласно которым новые работники, устраивающиеся на работу впервые, не получают бумажные трудовые книжки.
• Вместо этого их трудовая деятельность фиксируется в электронном виде в Единой системе учёта трудовой деятельности (ЕСУТД).
• ИП, как и любые другие работодатели, обязаны зарегистрировать новых сотрудников в ЕСУТД и передавать туда сведения о приёме, переводе, увольнении и других изменениях.

Таким образом, если вы нанимаете человека, который никогда ранее не работал — вы не выдаёте ему бумажную трудовую книжку, а вносите данные в электронную систему. Если же сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку (работал ранее), вы обязаны вести её и вносить в неё все необходимые записи.

Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки?

Если работник устраивается на работу впервые, но не хочет оформлять электронную трудовую книжку, он может подать письменное заявление до 31 декабря 2025 года (согласно переходному периоду) о том, что хочет получить бумажную трудовую книжку. В этом случае ИП обязан выдать и вести бумажную книжку.

Должен ли ИП вносить запись о себе как об ИП в свою трудовую книжку?

Нет, не должен. Это распространённое заблуждение. Индивидуальный предприниматель — это сам себе работодатель, а не сотрудник. Согласно статье 20 ТК РФ, трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность работника у работодателя.

Поскольку ИП не заключает трудовой договор с самим собой, он не может быть одновременно и работником, и работодателем в рамках одного трудового отношения. Поэтому:

• Запись о регистрации ИП в трудовую книжку вносить нельзя и не нужно.
• Даже если вы работали по трудовому договору, а затем зарегистрировались как ИП — вы не вносите эту информацию в трудовую книжку.
• Ваш стаж как ИП учитывается отдельно, для назначения пенсии, например, через страховые взносы, которые вы платите в ПФР.

Согласно разъяснениям Минтруда РФ и Пенсионного фонда, самозанятость и предпринимательская деятельность не являются трудовыми отношениями и не подлежат отражению в трудовой книжке.

Изменения 2020 года: отмена обязанности вести трудовые книжки?

В интернете часто встречается информация, что с 28 января 2020 года ИП освобождены от обязанности вести трудовые книжки. Это неправда.

На самом деле, Постановление Минтруда РФ №1 от 10 января 2020 года внесло изменения в Инструкцию о порядке ведения и хранения трудовых книжек. Эти изменения касались формы и содержания записей, а не отмены обязанности. В частности:

• Упрощена форма записи при увольнении ИП, если он прекращает деятельность.
• Уточнены правила ведения трудовых книжек при ликвидации ИП.

Ничего не изменилось в отношении обязанности вести трудовые книжки для сотрудников. ИП по-прежнему обязаны вести их, как и любые другие работодатели.

Что делать, если ИП нанимает одного сотрудника?

Даже если вы нанимаете только одного человека — например, помощника, бухгалтера или водителя — вы всё равно являетесь работодателем и обязаны:

• Заключить с ним трудовой договор (письменный);
• Оформить приказ о приёме на работу;
• Вести трудовую книжку (бумажную или электронную, в зависимости от статуса сотрудника);
• Передавать сведения в ЕСУТД (если сотрудник — новый работник);
• Начислять и уплачивать страховые взносы в ПФР, ФСС и ФФОМС;
• Сдавать отчётность в налоговую и ПФР (формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и др.).

Нарушение этих обязанностей может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для ИП (ст. 5.27 КоАП РФ).

Чем отличается ИП от самозанятого?

Часто путают ИП и самозанятых. Это разные статусы:

Важно: если вы зарегистрированы как самозанятый — вы не можете нанимать сотрудников. Если вы хотите нанимать — вам нужно регистрироваться как ИП.

Практические рекомендации для ИП в 2026 году

1. Если вы нанимаете сотрудника, который уже имеет трудовую книжку — вы обязаны вести её, вносить все записи (приём, перевод, увольнение) и хранить в соответствии с законом.
2. Если сотрудник устраивается впервые — оформите ему электронную трудовую книжку через ЕСУТД. Бумажную не выдавайте, если он не подал заявление об обратном.
3. Не вносите запись о себе как об ИП — это не предусмотрено законом и может привести к ошибкам при расчёте стажа.
4. Храните трудовые книжки не менее 75 лет (для бумажных) и не менее 50 лет (для электронных записей).
5. Ведите журнал учёта трудовых книжек — это обязательный документ для всех работодателей, включая ИП.
6. Не забывайте о сдаче отчётности: СЗВ-М (ежемесячно), СЗВ-СТАЖ (ежегодно), 4-ФСС, 2-НДФЛ и т.д.

Индивидуальный предприниматель — это не «маленький бизнес», который может игнорировать трудовое законодательство. ИП — это полноценный работодатель, и с этой ролью приходят обязанности, включая ведение трудовых книжек.

С 2021 года мир уходит в цифру — и трудовые книжки становятся электронными. Но это не отменяет ответственности ИП. Напротив — теперь нужно уметь работать с ЕСУТД, правильно оформлять приёмы и увольнения, соблюдать сроки и не допускать ошибок.

Главный вывод:

• Да — ИП обязан вести трудовые книжки для сотрудников (бумажные или электронные).
• Нет — ИП не вносит запись о себе в свою трудовую книжку.
• Нет — с 2020 года не отменяли обязанность вести трудовые книжки — только упростили форму записи.

Если вы сомневаетесь — лучше перестраховаться. Консультация с кадровым юристом или бухгалтером поможет избежать штрафов и проблем с ПФР. Помните: соблюдение трудового законодательства — это не только закон, но и залог доверия ваших сотрудников и устойчивости вашего бизнеса.

Актуально на 21 мая 2026 года. Информация основана на Трудовом кодексе РФ, Постановлении Минтруда №1 от , Федеральном законе №439-ФЗ от и разъяснениях ПФР и Минтруда.