Тема трудовых книжек и документов при приёме на работу остаётся одной из самых актуальных и часто вызывающих вопросы у как соискателей, так и работодателей. С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) система стала сложнее, но и удобнее. Данная статья объединяет ключевую информацию о бумажном и электронном вариантах, а также о полном пакете документов, необходимых для оформления на работу.

Что такое трудовая книжка? Виды

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Сегодня существует два равнозначных по юридической силе вида:

Бумажная трудовая книжка (ТК)

• Классический формат на бумажном носителе.
• Ведётся работодателем путём внесения рукописных или машинописных записей.
• Хранится у работодателя (при увольнении выдаётся работнику).
• Важно: По-прежнему является основным доказательством стажа для многих госорганов (ПФР, органы соцзащиты), хотя цифровые данные из ЭТК также принимаются.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Форма документа в виде электронной записи, ведущейся в Единой государственной системе в сфере занятости (ЕГИСС) и хранящейся в Социальном фонде России (СФР).
• Ведение и передача сведений осуществляются исключительно в электронном виде работодателем.
• Работник вправе получить выписку из ЭТК в любой момент через Госуслуги, ПФР или МФЦ.
• Ключевой принцип: Работник должен написать заявление об отказе от бумажной книжки для перехода на исключительно электронную форму. Если заявления нет, работодатель обязан вести оба вида параллельно.

Сравнительная таблица: Бумажная vs Электронная трудовая книжка

Полный перечень документов при трудоустройстве (2025-2026)

Требуемый пакет документов разделяется на обязательные и дополнительные (в зависимости от специфики работы).

Обязательный минимум для всех

1. Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность.
2. Трудовая книжка (бумажная) ИЛИ Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) — если трудовая книжка оформляется впервые или работник отказался от бумажного варианта в пользу ЭТК.
3. СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
4. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).
5. Документы воинского учёта (для военнообязанных мужчин): военный билет или приписное свидетельство.

Дополнительные документы (по требованию)

• Документы об образовании (диплом, аттестат, свидетельство):
  • Требуются только если должность предполагает наличие специального образования, квалификации или подготовки (врач, учитель, инженер и т.д.).
  • Если работа не по специальности, предъявлять не обязательно.
• Медицинская книжка (санитарная книжка):
  • Необходима для работников сфер: торговля, общепит, образование, медицина, услуги (где есть контакт с населением или продуктами).
  • Выдаётся после прохождения обязательных медицинских осмотров.
• Справка об отсутствии судимости (или иные справки) — если это предусмотрено федеральным законом для конкретной должности (например, для работы с детьми, в силовых структурах, с материальными ценностями).
• Документ о браке/разводе — если требуется для изменения данных в паспорте или для льгот.

Кто и как оформляет трудовую книжку?

При приёме на работу впервые (у гражданина нет трудовой книжки)

Если человек устраивается на работу впервые (например, выпускник вуза), у него нет ни бумажной, ни электронной книжки. В этом случае:

1. Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (бумажную) или создать электронную запись в ЕГИСС.
2. Для этого нужны только паспорт, СНИЛС, ИНН и документ об образовании (если требуется).
3. Запись вносится с первого дня работы.

Как получить через Госуслуги? Создать ЭТК впервые можно только через работодателя. Гражданин не может самостоятельно завести себе электронную трудовую книжку. Она появляется автоматически при первом оформлении работодателем.

При увольнении и переходе на новую работу

• Бумажная ТК: При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). В ней должны быть все правильно оформленные записи.
• ЭТК: При увольнении работодатель передаёт сведения об увольнении в СФР. Работник может в любой момент получить актуальную выписку через Госуслуги.
• При устройстве на новую работу новый работодатель запрашивает:
  • Бумажную ТК (если она есть).
  • Или СНИЛС для самостоятельного получения сведений из ЭТК через СФР (в этом случае работнику нужно предоставить выписку или разрешение на её получение).

Важные нюансы и частые вопросы

Записи о совместительстве и вахтовом методе

По общему правилу, сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы (ст. 66 ТК РФ). Однако на практике это происходит редко. Если запись не внесена, стаж по совместительству всё равно учитывается при назначении пенсии на основании других документов (трудовых договоров, справок).

При вахтовом методе работы запись вносится в трудовую книжку работодателя, с которым заключён основной трудовой договор, с указанием места работы (например, «ООО ‘Вахта-Сервис’ (вахтовый метод работы на объекте ‘Название’)»).

Что вносить в раздел «Сведения о награждениях»?

В этот раздел (или на отдельный лист) вносятся государственные и ведомственные награждения (ордена, медали, почётные грамоты, благодарности от государства или работодателя, если это предусмотрено локальным актом). Поощрения в виде премий или благодарностей без статуса награды обычно не вносятся.

Восстановление трудовой книжки

Если бумажная трудовая книжка утеряна или испорчена, она восстанавливается на основании:

• Заявления работника.
• Документов, подтверждающих трудовую деятельность (трудовые договоры, приказы, справки с места работы, выписки из ЭТК).
• Решение работодателя (или уполномоченного органа, если работодатель ликвидирован).

Восстановленная книжка оформляется как новая, но с записью «Восстановлена» и указанием оснований.

Цифровой стаж vs. Бумажный стаж

Важно помнить: Сведения об общем трудовом стаже для назначения пенсии формируются Пенсионным фондом (СФР) на основе всех поступивших от работодателей данных — как из бумажных, так и из электронных трудовых книжек. Цифровой стаж не может «обнулить» реальные годы работы. Однако если у работника есть только бумажная ТК, а работодатель не передавал сведения в СФР (что незаконно), могут возникнуть проблемы; Поэтому:

• Работодатель обязан передавать все сведения о приёме, увольнении, переводах в СФР в электронном виде, даже если ведёт бумажную книжку.
• Работнику рекомендуется периодически (через Госуслуги) проверять актуальность своих данных в личном кабинете СФР.

1. Трудовая книжка — это документ о трудовой деятельности. Она может быть бумажной или электронной. Обе формы равнозначны.
2. Обязательные документы при приёме: паспорт, СНИЛС, ИНН, документы воинского учёта (для мужчин) и ТК/Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р).
3. Документы об образовании нужны только для работы по специальности. Медкнижка — только для определённых сфер.
4. Переход на ЭТК происходит только по письменному заявлению работника. Без него работодатель ведёт оба вида.
5. Все сведения о стаже для пенсии формирует Социальный фонд (СФР). Работнику нужно следить за актуальностью своих данных в личном кабинете на Госуслугах.
6. При любых вопросах по заполнению или восстановлению трудовой книжки обращайтесь в отдел кадров своего работодателя, в ПФР/СФР или к юристу.

Статья составлена на основе актуального законодательства РФ и практики применения Трудового кодекса в 2025-2026 годах. Для получения персональной консультации рекомендуется обращаться в официальные органы.