Обновлено: 21 мая 2026 года

Нормативная база и основные изменения

Основным документом, регулирующим ведение трудовых книжек в 2026 году, является:

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»
• Зарегистрирован в Минюсте России за № 63748

Этот приказ отменил действие:

• Постановления Правительства РФ от № 225
• Постановления Минтруда России от № 69

Ключевые изменения с 2021 года:

1. Единый порядок ведения: Установлены унифицированные правила для всех работодателей независимо от формы собственности
2. Электронный формат: Введены требования к ведению электронных трудовых книжек (наряду с бумажными)
3. Упрощение процедур: Упрощены правила выдачи дубликатов и предоставления сведений о трудовой деятельности
4. Новые формы учета: Введены обязательные формы учета движения трудовых книжек и вкладышей
5. Сроки хранения: Уточнены сроки хранения документов, связанных с трудовыми книжками

Обязанности работодателя по ведению трудовых книжек

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (Приказ № 320н), работодатель обязан:

Основные обязанности:

• Правильное и своевременное заполнение трудовой книжки при приеме на работу
• Внесение записей об изменениях трудовой функции, переводе, увольнении
• Выдача трудовой книжки работнику при увольнении в день расторжения трудового договора
• Ведение книги учета движения трудовых книжек
• Обеспечение сохранности трудовых книжек (не менее 50 лет после увольнения работника)
• Предоставление сведений о трудовой деятельности по запросу работника

Правила заполнения трудовой книжки

Титульный лист

Титульный лист заполняется ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Запрещается использовать шариковые ручки с пастой, которая может выцветать.

Вносимые сведения:

• Фамилия, имя, отчество работника (полностью, без сокращений)
• Дата рождения (число, месяц, год)
• Образование (указывается уровень образования на момент заполнения)
• Профессия, специальность (указывается должность или профессия)
• Дата заполнения (число, месяц, год)

Важно! Все записи на титульном листе должны быть заверены подписью работника и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием должности и расшифровки подписи.

Записи о работе

Записи о приеме на работу, переводе, увольнении вносятся в разделе «Сведения о работе». Они должны содержать:

1. Номер записи (сквозная нумерация)
2. Дата приема/перевода/увольнения (число, месяц, год)
3. Должность (полное наименование должности)
4. Основание (реквизиты приказа или распоряжения)

Пример записи о приеме на работу:

Пример записи о переводе:

Пример записи об увольнении:

Дополнительные записи

В трудовую книжку также могут вноситься записи о:

• Награждениях и поощрениях
• Повышении квалификации
• Изменении наименования организации
• Наступлении страхового случая (для назначения пенсии)

Запрещенные действия

При заполнении трудовой книжки запрещается:

• Исправлять записи с помощью корректора или замазывать
• Вносить записи карандашом или ручкой с выцветающими чернилами
• Оставлять пустые строки между записями
• Использовать сокращения, кроме общепринятых (например, «РФ» вместо «Российская Федерация»)
• Вносить записи, не соответствующие действительности

Выдача и хранение трудовых книжек

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы (статья 84.1 ТК РФ).

Порядок выдачи:

1. Работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек
2. В трудовой книжке делается запись об увольнении
3. Работник расписывается в получении трудовой книжки в книге учета
4. Работодатель выдает трудовую книжку под роспись

Если работник не явился за трудовой книжкой, работодатель направляет ему уведомление о необходимости ее получения. Если работник не явится в течение 3 дней, трудовая книжка отправляется по почте заказным письмом с уведомлением.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у работодателя в металлическом шкафу или сейфе. Срок хранения:

• У работающих сотрудников — в течение всего периода работы
• У уволенных сотрудников — не менее 50 лет после увольнения

Ответственное лицо: За ведение и хранение трудовых книжек отвечает специалист отдела кадров или бухгалтер, назначенный приказом руководителя.

Дубликат трудовой книжки

В случае утраты или повреждения трудовой книжки работник может получить дубликат.

Основания для выдачи дубликата:

• Утрата трудовой книжки
• Порча (например, при пожаре или затоплении)
• Обнаружение ошибок в записях, не подлежащих исправлению

Порядок оформления дубликата:

1. Работник пишет заявление на имя руководителя организации
2. Работодатель издает приказ о выдаче дубликата
3. Собираются копии документов, подтверждающих трудовую деятельность (трудовые договоры, приказы, выписки из приказов и т.д.)
4. Заполняется новый бланк трудовой книжки на основании имеющихся документов
5. В дубликате делается пометка: «Дубликат. Выдан взамен трудовой книжки, хранящейся у работодателя»

Электронные трудовые книжки

С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка. С 1 января 2023 года все новые записи о трудовой деятельности вносятся только в электронный формат.

Особенности электронной трудовой книжки:

• Ведется в единой информационной системе (ЕИС)
• Работник может получить сведения о трудовой деятельности в личном кабинете на портале Госуслуги
• Работодатель обязан вносить записи в электронный формат не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа
• Бумажная трудовая книжка сохраняется у работодателя до 2027 года, затем передается работнику

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек влечет за собой административную ответственность:

• Для должностных лиц: Штраф от 1 000 до 5 000 рублей (статья 5.27 КоАП РФ)
• Для юридических лиц: Штраф от 30 000 до 50 000 рублей
• Повторное нарушение может привести к приостановке деятельности на срок до 90 суток

Полезные документы и формы

Для правильного ведения трудовых книжек рекомендуется использовать следующие формы:

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей (Приложение № 3 к Приказу № 320н)
• Личная карточка работника (форма Т-2)
• Пример заполнения трудовой книжки (образец можно скачать на сайте Минтруда)

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли вносить записи в трудовую книжку карандашом?

Ответ: Нет, все записи должны вноситься ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета, которые не выцветают со временем.

Вопрос 2: Что делать, если в трудовой книжке ошибка?

Ответ: Ошибки в трудовой книжке не исправляются корректором. Необходимо:

1. Зачеркнуть неправильную запись одной чертой
2. Написать правильную запись
3. Сделать пометку «Запись №… недействительна, см. запись №…»
4. Заверить исправление подписью ответственного лица с указанием даты

Вопрос 3: Можно ли выдать трудовую книжку раньше дня увольнения?

Ответ: Нет, трудовая книжка выдается только в последний день работы. Исключение, если работник увольняется в связи с выходом на пенсию или призывом на военную службу.

Вопрос 4: Нужно ли хранить копии трудовых книжек?

Ответ: Нет, работодатель не обязан хранить копии трудовых книжек, но может это делать по своему усмотрению.

Ведение трудовых книжек — это важная обязанность работодателя, которая регулируется Приказом Минтруда России от № 320н. Нарушение правил может привести к серьезным последствиям, включая административные штрафы.

Основные правила:

• Заполнять трудовую книжку только чернилами, не выцветающими со временем
• Вести две формы учета: книгу учета движения трудовых книжек и учет чистых бланков
• Выдавать трудовую книжку при увольнении в последний рабочий день
• Хранить трудовые книжки не менее 50 лет после увольнения работника
• Своевременно вносить записи в электронный формат (если используется)

Следуя этим правилам, работодатель избежит ошибок и обеспечит правильное ведение трудовых книжек своих сотрудников.