Ведение трудовых книжек (ТК) является одной из ключевых обязанностей работодателя, прямо закреплённой в Трудовом кодексе Российской Федерации. Эта обязанность распространяется на всех организаций и индивидуальных предпринимателей, но не распространяется на работодателей — физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями и нанимают работников для личных хозяйственных нужд (например, для работы в частном доме).
Кто именно обязан вести трудовые книжки?
Обязанность вести трудовые книжки и вносить в них необходимые записи лежит на:
- Юридических лицах (ООО, АО, НКО и т.д.).
- Индивидуальных предпринимателях (ИП).
- Организациях и гражданах, использующих наёмный труд на основании трудового договора.
Важное исключение: Работодатель — физическое лицо, не зарегистрированное как ИП, который нанимает работника для выполнения работ по личному обслужинию и хозяйственным нуждам (например, няня, домработница, садовник), не обязан вести трудовую книжку. В этом случае отношения регулируются гражданским законодательством (договор подряда или оказания услуг).
Этапы перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года начался переходный период, в течение которого у работников появилось право выбора: получать сведения о трудовой деятельности в бумажном виде (традиционная ТК) или в электронном виде (ЭТК).
Ключевые даты:
- До 31 декабря 2020 года — работники должны были подать работодателю письменное заявление о своём выборе (бумажная ТК или ЭТК).
- С 1 января 2021 года, работодатели обязаны были учитывать выбор работника и вести учёт соответствующим образом.
- С 1 января 2026 года — завершается переходный период. После этой даты все новые трудовые книжки будут оформляться исключительно в электронном виде в единой государственной системе (ЕГИС ТК). Бумажные трудовые книжки, выданные ранее, продолжают действовать, но их обмен на электронные не предусмотрен.
Изменения в правилах ведения трудовых книжек
Министерство труда и социальной защиты РФ (Минтруд) активно работает над оптимизацией правил. Основные планируемые изменения:
- Упрощение формы ТК и записей. Исключаются избыточные и устаревшие реквизиты и сведения.
- Упрощение процедуры заверения. Работодателю предоставляется возможность заверять записи в трудовой книжке не только печатью организации, но и электронной подписью (при ведении ЭТК) или иным способом, не требующим обязательного наличия печати.
- Передача данных в ПФР. Работодатели обязаны передавать информацию о трудовой деятельности (включая записи об увольнении) в Пенсионный фонд России (ПФР) в электронном виде. С 2020 года эта передача стала обязательной для всех работодателей, ведущих учёт в ЭТК.
Обязанности работодателя при увольнении
При увольнении работника (по любому основанию) работодатель обязан:
- Внести в трудовую книжку (бумажную или электронную) запись об увольнении с указанием даты увольнения и основания (со ссылкой на статью ТК РФ или иного нормативного акта).
- Заверить запись: для бумажной ТК — подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации; для электронной — квалифицированной электронной подписью работодателя.
- Выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (бумажную) или обеспечить доступ к электронной записи.
- Направить сведения о трудовой деятельности (включая запись об увольнении) в ПФР в установленные законодательством сроки.
Ответственность за нарушение обязанности
Неисполнение работодателем обязанности по ведению трудовых книжек, внесению необходимых записей или их заверению влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Штрафы:
- Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для восстановления своих прав, включая обязание работодателя правильно оформить трудовую книжку.
Краткий итог
Обязанность вести ТК лежит на всех работодателях-организациях и ИП, кроме физических лиц, нанимающих для личных нужд.
С 1 января 2026 года завершается переходный период: новые записи будут создаваться только в электронном виде в ЕГИС ТК.
Правила ведения упрощаются: возможна заверение ЭП вместо печати, исключаются избыточные данные.
Работодатель обязан вносить записи при увольнении и передавать данные в ПФР.
Нарушение влечёт административные штрафы по КоАП РФ.
Примечание: Статья основана на общих положениях Трудового кодекса РФ и публичных данных о планируемых изменениях. Для решения конкретных ситуаций необходимо консультироваться с юристом, учитывая актуальную редакцию законодательства.