С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронному формату ведения сведений о трудовой деятельности. Однако бумажные трудовые книжки до сих пор остаются актуальными для миллионов россиян, и их ведение, учет и хранение строго регламентированы законодательством. В 2026 году правила ведения трудовых книжек остаются неизменными с момента вступления в силу Приказа Минтруда России от № 320н, который до сих пор является основным нормативным актом в этой сфере.
Что означает фраза «трудовые книжки ведутся свыше»?
Фраза «трудовые книжки ведутся свыше» не является официальным юридическим термином, но в кадровой практике она часто используется для обозначения того, что:
- трудовые книжки продолжают вестись в бумажном виде — даже после введения электронных трудовых книжек;
- работодатель обязан вести трудовые книжки для тех сотрудников, которые не выбрали электронный формат;
- в организации хранятся трудовые книжки, которые были оформлены ранее, и они «ведутся свыше», то есть продолжают пополняться новыми записями.
Таким образом, «ведутся свыше», это указание на то, что бумажные трудовые книжки не упразднены, а остаются в обороте и требуют соблюдения всех правил ведения и хранения.
Кто обязан вести бумажные трудовые книжки в 2026 году?
Согласно действующему законодательству, бумажные трудовые книжки ведутся в следующих случаях:
- Для работников, принятых на работу до 2021 года — если они не подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- Для работников, которые в 2020 году были безработными, находились в отпуске, на больничном или были отстранены от работы — им сохраняется право выбора формата ведения трудовой книжки.
- Для граждан, начавших работать до 1 января 2025 года — они могут выбрать, в каком формате им вести трудовую книжку: бумажном или электронном.
- Для иностранных граждан и лиц без гражданства — если они работают по трудовому договору, им выдается бумажная трудовая книжка, если это предусмотрено международными соглашениями или законодательством РФ.
Важно! С 1 января 2025 года все новые работники, которые начинают трудовую деятельность впервые, получают только электронные трудовые книжки. Бумажные им не выдаются — и работодатель не имеет права их оформлять.
Обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек
Работодатель несёт полную ответственность за:
- оформление трудовой книжки при приеме на работу;
- внесение всех необходимых записей (прием, перевод, увольнение, награждения и т.д;);
- своевременное хранение трудовых книжек;
- обеспечение сохранности и конфиденциальности документов;
- выдачу трудовой книжки при увольнении в день прекращения трудового договора.
Сроки оформления трудовой книжки
Согласно пункту 8 Инструкции (утв. Приказом Минтруда № 320н), оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее одной недели со дня приема на работу.
Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, работодатель вносит в неё запись о приеме на новое место работы. При этом книжка передаётся работнику под расписку.
Хранение трудовых книжек
Трудовые книжки хранятся в организации в течение всего периода трудовых отношений. После увольнения работника:
- его трудовая книжка хранится в архиве организации не менее 75 лет (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры России от № 558);
- если организация ликвидирована, трудовые книжки передаются в государственный архив.
Работодатель вправе разработать собственное Положение о ведении и хранении трудовых книжек, в котором детально прописать:
- ответственных лиц (кадровик, секретарь, архивариус);
- порядок выдачи и возврата книжек;
- условия хранения (шкафы с замками, доступ только уполномоченным лицам);
- журнал учета движения трудовых книжек.
При этом ведение журнала учета — обязательное требование. В нем фиксируются:
- поступление новых бланков;
- выдача книжек работникам;
- возврат книжек при увольнении;
- потеря или повреждение документа.
Электронная трудовая книжка: что изменилось в 2026 году?
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). В 2026 году правила её ведения остаются неизменными:
- Для новых работников (с 2025 года) — ЭТК оформляется автоматически, без заявления. Бумажная книжка не выдаётся.
- Для действующих сотрудников — если они не подали заявление о переходе на ЭТК, бумажная книжка продолжает вестись.
- При переходе на ЭТК, работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку с последней записью и освобождается от ответственности за её хранение.
- Доступ к ЭТК — работник может получить информацию через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ (pfrf.ru) или портале Госуслуг.
Работодатель обязан:
- вносить сведения в Единую информационную систему (ЕИС) в течение одного рабочего дня после издания приказа;
- обеспечивать точность и полноту данных;
- сохранять электронные копии всех приказов и документов.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если трудовая книжка утеряна или повреждена, работник должен:
- написать заявление об утрате по месту последнего места работы;
- предоставить подтверждающие документы (справки с предыдущих мест работы, копии приказов, трудовые договоры);
- работодатель на основании этих документов выдаёт дубликат трудовой книжки.
В дубликате указываются все записи, которые были в утраченной книжке, с указанием оснований для восстановления.
Штрафы за нарушения
Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек влечёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц, штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
- за несвоевременную выдачу книжки при увольнении, штраф до 5 000 рублей для руководителя.
Помимо штрафов, работодатель может быть привлечен к возмещению морального вреда, если работник не смог подтвердить стаж для получения пенсии или льгот;
Несмотря на активное развитие электронных технологий, трудовые книжки ведутся свыше — и будут вестись ещё долгие годы. Для миллионов россиян, которые начали работать до 2025 года, бумажная трудовая книжка остаётся главным документом, подтверждающим трудовой стаж.
Работодатели обязаны:
- строго соблюдать Приказ Минтруда № 320н;
- вести журналы учета и хранить книжки в соответствии с архивными нормами;
- обеспечить выбор формата для сотрудников, имеющих право на это;
- не допускать потерь и ошибок в записях, это может повлиять на пенсионные права человека.
Электронная трудовая книжка — это удобно, но бумажная — это надежно. И пока оба формата сосуществуют, кадровые службы должны быть готовы работать с обоими — без сбоев, без ошибок и с полным соблюдением закона.
Важно помнить: трудовая книжка — это не просто документ, это история профессиональной жизни человека. Её ведение, это не формальность, а ответственность перед каждым работником.