В современных условиях кадрового делопроизводства (на май 2026 года) вопрос ведения трудовых книжек остается одним из самых актуальных; Несмотря на активный переход к цифровизации и внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ бумажный документооборот сохраняется для определенных категорий работников и ситуаций. Ниже представлен подробный разбор правил‚ основанный на действующем законодательстве РФ‚ включая изменения‚ вступившие в силу в предыдущие годы.

Электронные и бумажные трудовые книжки: текущий статус

С 1 января 2021 года для всех работников‚ впервые поступающих на работу‚ ведутся исключительно электронные трудовые книжки. Бумажный вариант для них не оформляется.

Для сотрудников‚ имевших трудовой стаж до 2021 года‚ действует принцип параллельного ведения:

• Если работник подал заявление о выборе бумажной трудовой книжки‚ работодатель ведет и бумажную‚ и электронную версии.
• Если работник подал заявление об отказе от бумажной книжки‚ работодатель прекращает ее ведение и выдает документ на руки. В этом случае при увольнении работнику предоставляется форма СТД-Р.
• Если работник не подал никакого заявления‚ работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

Новая форма трудовой книжки (с 2023 года)

Важно отметить‚ что с 1 января 2023 года введена новая форма трудовой книжки (утверждена Приказом Минтруда России от № 320н).

Основные изменения коснулись ьного листа и внутренних страниц:

1. Убраны избыточные графы и устаревшие сведения.
2. Изменен дизайн бланка для улучшения защиты от подделок.
3. Работодатели‚ у которых остались старые бланки‚ обязаны были использовать их до полного израсходования‚ однако новые записи в 2026 году вносятся уже преимущественно в новые бланки или в электронном виде.

Порядок ведения и внесения записей

Основным документом о трудовой деятельности и стаже работника (для тех‚ кто сохранил бумажный вариант) является трудовая книжка установленного образца. Записи в нее вносятся на основании приказов работодателя.

Ключевые правила заполнения:

• Записи должны вестись чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета.
• Не допускается использование сокращений (кроме общепринятых).
• Все записи нумеруются в пределах соответствующего раздела.

Согласно пунктам 31 и 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ работодатель обязан вносить записи о приеме на работу‚ переводах и увольнении в строгой хронологической последовательности.

Учет и хранение трудовых книжек

Работодатель несет полную ответственность за сохранность трудовых книжек работников‚ находящихся у него в ведении.

Основные требования к хранению:

Трудовые книжки должны храниться в сейфах или металлических шкафах‚ обеспечивающих их сохранность и защиту от огня‚ воды и несанкционированного доступа. Доступ к документам имеют только уполномоченные лица (кадровые работники‚ бухгалтерия‚ руководитель).

Для учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним работодатель обязан вести:

• Книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней фиксируются все поступления и выдачи документов.
• Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (для учета чистых бланков).

В Книге учета движения каждая трудовая книжка регистрируется при приеме сотрудника‚ и фиксируется дата ее выдачи при увольнении. Подпись работника в Книге и в личной карточке обязательна при получении документа.

Порядок выдачи трудовой книжки

Выдача трудовой книжки производится в день увольнения работника. Это строго регламентированный срок.

Особенности заверения записей при увольнении:
Согласно современным требованиям‚ при увольнении работника записи в трудовой книжке заверяются:

1. Подписью уполномоченного лица (работодателя или специалиста по кадрам).
2. При наличии — печатью организации (если организация использует печать). Законодательство допускает возможность не использовать печать‚ если она не предусмотрена уставом‚ однако запись должна быть надлежащим образом заверена подписью.
3. Подписью самого работника‚ подтверждающей факт получения книжки и правильность внесенных записей.

Если работник не может получить трудовую книжку в день увольнения (например‚ отсутствовал)‚ работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку его почтой. Со дня направления уведомления ответственность за хранение документа с работодателя снимается.

Что делать‚ если бумажная книжка не велась?

В ситуации‚ когда новый сотрудник на предыдущем месте работы отказался от ведения бумажной трудовой книжки‚ при увольнении ему выдается только форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности). Этот документ является равнозначным выписке из трудовой книжки и содержит всю историю его электронной трудовой деятельности у данного работодателя.

Порядок ведения‚ учета и хранения трудовых книжек в 2026 году представляет собой гибридную систему. Работодатели должны внимательно следить за заявлениями сотрудников относительно формы ведения книжки‚ использовать актуальные бланки (для бумажного варианта) и своевременно передавать данные в Социальный фонд России для формирования электронных реестров. Соблюдение этих правил гарантирует защиту прав работников и отсутствие штрафов со стороны контролирующих органов.