С 2020 года в России начался масштабный переход от бумажных трудовых книжек к электронным. В этом процессе ключевую роль сыграл Иван Иванович Шкловец — заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости (Роструд). Его публичные выступления, интервью и разъяснения стали ориентиром для работодателей, кадровых служб и самих работников. В этой статье мы подробно разберём все аспекты, связанные с трудовыми книжками, на основе официальных комментариев Ивана Шкловца.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В неё вносятся сведения:

• о принятии на работу;
• о переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
• о награждениях за успехи в работе (по желанию работодателя).

Этот документ является юридически значимым при оформлении пенсии, трудоустройстве, получении льгот и других социальных выплат. Именно поэтому его правильное ведение — не просто формальность, а важнейшая обязанность работодателя.

Переход на электронные трудовые книжки: что изменилось?

С 1 января 2020 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, предусматривающие возможность ведения трудовых книжек в электронной форме. Однако переход не был обязательным — он стал правом выбора работника.

Как работнику выбрать форму трудовой книжки?

По словам Ивана Шкловца:

«Работник имеет право выбрать: продолжить ведение бумажной трудовой книжки или перейти на электронную. Для этого необходимо подать заявление работодателю».

Важно: заявление можно подать до 31 декабря 2020 года. После этой даты новые сотрудники автоматически получают электронные трудовые книжки, если не подадут заявление об обратном.

Можно ли подать несколько заявлений?

Нет. Как подчеркнул Иван Шкловец в интервью «Российской газете»:

«Нет, работник может подать только одно из двух заявлений: либо о продолжении бумажной трудовой книжки, либо о переходе на электронную. Дважды подавать заявление нельзя».

Это означает, что выбор является окончательным. Если работник выбрал электронную форму, бумажная книжка остаётся у него на руках как исторический документ, но новые сведения будут вноситься только в электронный реестр.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на электронную?

Очень важный вопрос, который волнует многих работников: нужно ли сдавать бумажную книжку работодателю?

Ответ Ивана Шкловца однозначен:

«Закон не запрещает работнику при трудоустройстве, даже если он выбрал электронную трудовую книжку, предъявлять новому работодателю бумажную, которая была выдана ранее».

То есть:

• Бумажная книжка остаётся у работника;
• Она не аннулируется и не уничтожается;
• При трудоустройстве в новую организацию работник может предоставить её как доказательство своего трудового стажа до 2020 года.

Новые записи (с 2020 года и далее) будут храниться в электронной базе Роструда и доступны через личный кабинет на сайте rosmintrud.ru или портале Госуслуг.

Как правильно заполнять трудовую книжку: разъяснения Шкловца

Записи о переводе на другую должность

Изменение наименования должности — это не просто переименование, а перевод на другую постоянную работу. Как пояснил Иван Шкловец:

«Любое изменение наименования должности — это перевод, изменение трудовой функции. Как только вы переименовали должность, это означает, что вы должны издать приказ о переводе работника на другую должность и внести соответствующую запись в трудовую книжку».

Пример: если сотрудник был «инженером-конструктором», а теперь стал «ведущим инженером-конструктором» — это перевод. Нужен приказ, и запись в трудовой книжке: «Принят на должность ведущего инженера-конструктора».

Записи о повышении квалификации

Вопрос: нужно ли вносить в трудовую книжку сведения о прохождении курсов повышения квалификации?

Ответ Шкловца: нет.

«Само по себе изменение законодательства в сфере образования или прохождение курсов повышения квалификации не является основанием для внесения новых или дополнительных записей в трудовую книжку».

То есть: если работник прошёл курсы по управлению проектами, это не требует записи в трудовой книжке. Однако, если повышение квалификации сопровождается изменением должности (например, «инженер» → «старший инженер»), тогда запись обязательна.

Ошибки при заполнении ьного листа

Иван Шкловец также обращал внимание на частые ошибки при заполнении ьного листа трудовой книжки:

• Неправильное написание ФИО (должно совпадать с паспортом);
• Указание неверной даты рождения;
• Постановка подписи руководителя без печати (если организация обязана иметь печать);
• Использование карандаша или цветных ручек — строго запрещено.

Все записи должны вноситься чернилами чёрного цвета, разборчиво, без помарок и исправлений. При ошибке — делается аннулирующая запись, а затем — правильная.

Электронная трудовая книжка: как получить доступ?

Работник, выбравший электронную форму, получает доступ к своим данным через:

1. Личный кабинет на портале Роструда;
2. Портал Госуслуги (после подтверждения учётной записи);
3. Мобильное приложение «Роструд».

Работодатель обязан:

• Ежемесячно передавать сведения в Пенсионный фонд РФ (ПФР) в форме СЗВ-ТД;
• Выдавать работнику на бумажном носителе выписку из электронной трудовой книжки по его запросу (в течение 3 рабочих дней);
• Обеспечить сохранность и конфиденциальность данных.

Частые вопросы и ответы от Шкловца

Вопрос 1: Можно ли работнику, который уже работает, отказаться от электронной трудовой книжки и вернуться к бумажной?

Ответ: Нет. После подачи заявления о переходе на электронную форму, возврат к бумажной невозможен; Выбор, окончательный.

Вопрос 2: Что делать, если работодатель не вносит записи в трудовую книжку?

Ответ: Работник может обратиться в Роструд с жалобой. Шкловец подчёркивает: «Невыполнение обязанностей по ведению трудовых книжек — нарушение трудового законодательства и влечёт административную ответственность».

Вопрос 3: Нужно ли платить за бланк трудовой книжки?

Ответ: Нет. Бланк трудовой книжки предоставляется работодателем бесплатно. Любое взимание платы за бланк — незаконно, если это не предусмотрено локальным актом организации (а такие акты не могут противоречить ТК РФ).

Вопрос 4: Работодатель в Крыму должен вести трудовые книжки по тем же правилам?

Ответ: Да. Все работодатели на территории РФ, включая Республику Крым и Севастополь, обязаны соблюдать единые правила ведения трудовых книжек.

Иван Шкловец неоднократно подчёркивал: трудовая книжка — это не просто бумага, а история вашей профессиональной жизни. Она влияет на размер пенсии, возможность трудоустройства, доступ к социальным льготам.

Независимо от того, выбрали вы бумажную или электронную форму — ваш трудовой стаж должен быть документально зафиксирован правильно и без пропусков. Работодатели обязаны соблюдать закон, а работники — контролировать свои записи и своевременно подавать заявления.

Если вы сомневаетесь в правильности записей в вашей трудовой книжке — запросите выписку из электронного реестра или обратитесь в Роструд. Помните: ваше право на достоверную информацию о трудовой деятельности — неотъемлемо и защищено законом.

Источники: официальные интервью И. Шкловца в «Российской газете», сайт Роструда, Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства РФ № 225 от .

© 2026. Информация актуальна на 22 мая 2026 года.