Вопрос ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями (ИП) является одним из самых обсуждаемых в сфере кадрового делопроизводства․ Многие работодатели и сотрудники ошибочно полагают, что статус ИП освобождает от обязанности оформлять документы о стаже․ Однако законодательство РФ четко регламентирует этот процесс․ В данной статье мы подробно разберем, должен ли ИП делать записи в трудовой книжке, как сочетаються бумажный и электронный форматы в 2026 году и какие нюансы нужно учитывать при приеме сотрудников․
Обязанность ИП по ведению трудовых книжек
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, индивидуальный предприниматель, нанимающий работников по трудовому договору, наделяется всеми правами и обязанностями работодателя․ Это означает, что ИП обязан:
- Вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более 5 дней (если это основное место работы)․
- Вносить записи о приеме на работу, переводах и увольнении․
- Обеспечивать сохранность трудовых книжек․
Важно: Отсутствие записи в трудовой книжке при фактическом допуске к работе может повлечь за собой административную ответственность для предпринимателя и проблемы с подтверждением стажа для работника (например, при выходе на пенсию)․
Электронная трудовая книжка: реалии 2026 года
На текущий момент (май 2026 года) в России завершен переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ С 1 января 2026 года электронная форма стала основным способом фиксации трудового стажа․
Как это работает для ИП:
- Для новых сотрудников: Если работник устраивается к ИП впервые после 2020 года, бумажная трудовая книжка ему не заводится․ Вся информация о его деятельности фиксируется исключительно в электронном виде и передается в Социальный фонд России (СФР)․
- Для сотрудников с бумажной книжкой: Если работник сохранил бумажную трудовую книжку (не написал заявление об отказе от нее ранее), ИП обязан вести ее параллельно с электронной․ Запись вносится и в бумажный документ, и в электронный реестр․
- Отказ от бумажной версии: В случае когда сотрудник на предыдущем месте работы уже отказался от ведения бумажной трудовой книжки и соответствующая запись внесена, ИП не имеет права продолжать вести бумажный документ․ Работа ведется только в электронном формате․
Нужна ли запись самому предпринимателю?
Частый вопрос: «Должна ли быть запись в трудовой книжке самого индивидуального предпринимателя о том, что он является ИП?»
Ответ: Нет, не должна․ Индивидуальный предприниматель не может сам себе записывать трудовой стаж в качестве работодателя․ Период деятельности в качестве ИП засчитывается в общий трудовой стаж (и страховой стаж для пенсии) на основании данных пенсионного фонда о перечисленных страховых взносах, а не на основании записи в трудовой книжке․
Запись в трудовой книжке делается только тогда, когда ИП выступает как работодатель по отношению к наемному сотруднику․ Сам себе ИП трудовую книжку не заполняет․
Особенности оформления дубликатов и нового образца
С 1 января 2023 года в обороте появились трудовые книжки нового образца․ Однако старые бланки также действительны․ Новация в законодательстве касается и оформления дубликатов:
- При оформлении дубликата информация о трудовой деятельности за период начиная с 1 января 2003 года подтверждается данными из информационных ресурсов СФР․
- Электронный формат исключает риск потери работником сведений о своём стаже, так как данные хранятся в централизованной базе․
Документооборот и учет у ИП
Несмотря на цифровизацию, бумажный документооборот полностью не упразднен․ Индивидуальный предприниматель обязан:
Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу учета бланков трудовой книжки и вкладышей․ Согласно разъяснениям Минтруда, эти книги учета необходимо вести на бумажном носителе․ Электронное ведение данных книг учета пока не предусмотрено в качестве полной замены бумажному варианту для первичного учета бланков․
Кто несет расходы?
Работодатель (в т․ч․ ИП) обязан бесплатно предоставить работнику бланк трудовой книжки, если работник устраивается на работу впервые или утерял документ․ Работник не обязан нести расходы, связанные с приобретением бланка или переходом на электронный формат․ Все расходы по оформлению и ведению трудовых книжек ложатся на плечи предпринимателя․
Индивидуальный предприниматель обязан делать записи в трудовых книжках своих сотрудников, если они работают по трудовому договору․ В 2026 году приоритет отдается электронному формату, но бумажные книжки сохраняют силу для тех, кто ранее не отказался от их ведения․ Самому предпринимателю запись в трудовой книжке о своем статусе не требуется — его стаж подтверждается уплатой взносов․
Соблюдение этих правил поможет ИП избежать штрафов от трудовой инспекции, а сотрудникам — гарантировать сохранность своего пенсионного стажа․