Вопрос о том, нужно ли вести трудовые книжки у всех сотрудников учреждения, остаётся актуальным в связи с переходом на электронный формат, обновлением бланков и изменениями в нормативной базе. Ниже представлен подробный разбор текущего положения дел, основанный на действующем законодательстве и официальных разъяснениях Минтруда России (данные на 22 мая 2026 г.).

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку (или её электронный аналог) на каждого работника, заключившего трудовой договор.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (в редакции, действующей с учётом изменений 2021‑2026 гг.).
• Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядке её ведения».
• Приказ Минтруда России от № 632н «Об утверждении новых бланков бумажной трудовой книжки и вкладыша к ней».
• Информационное письмо Минтруда России от № ИП‑2024/12 о переходе на электронные трудовые книжки и исключении избыточных требований.

Кто обязан вести трудовую книжку?

Согласно ст. 66 ТК РФ и пункту 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (аналогично п. 45 прежних Правил), трудовая книжка ведётся на всех работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем, независимо от:

• формы собственности учреждения (государственное, муниципальное, частное);
• вида трудового договора (срочный, бессрочный, сезонный);
• режима работы (полный день, неполный день, удалённая работа);
• категории работника (руководитель, специалист, рабочий, стажёр, практикант – при условии заключения трудового договора).

Исключение составляют только те категории работников, с которыми отношения оформлены гражданско‑правовыми договорами (подряда, авторского заказа, оказания услуг) либо трудовые отношения не возникают (например, волонтёры без трудового договора).

Особенности ведения трудовых книжек в 2021‑2026 гг.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2021 г. работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде через систему ПФР. Однако:

• Если сотрудник до уже имел бумажную трудовую книжку и не отказался от её ведения, работодатель продолжает вести её в бумажном формате параллельно с электронным.
• Сотрудник, впервые устраивающийся на работу после , получает только электронную трудовую книжку, если не заявил иного выбора (см. п. 42 Порядка).
• При переходе с одного места работы на другое сотрудник может оставить свой выбор (бумажная/электронная) unchanged; повторное уведомление о способе ведения не требуется.

Обновлённые бланки бумажных трудовых книжек

С 1 января 2023 г. введены новые бланки трудовой книжки и вкладыша к ней (Приказ Минтруда № 632н). Основные изменения:

• Упрощённый формат личных данных (отсутствие пункта «воинский учёт» для лиц, не подлежащих призыву).
• Добавлено поле для указания СНИЛС и ИНН (для удобства взаимодействия с ПФР и ФНС).
• Изменена нумерация страниц и введен защитный водяной знак.

Если у сотрудника уже есть старая книжка, её заменять не обязательно; однако при выдаче дубликата или при оформлении первой книжки после необходимо использовать новый бланк.

Исключения и специальные случаи

• Дистанционные работники – трудовая книжка ведётся так же, как и для офисных сотрудников; электронный формат предпочтителен.
• Совместители – у каждого работодателя ведётся отдельная трудовая книжка (или ЭТК) по месту основной работы; по совместительству делается запись в виде справки о работе (форма СТД‑Р) либо вкладыша в основную книжку.
• Работники по договорам ГПХ – трудовая книжка не ведётся; вместо неё выдаётся акт о выполненных работах и справка о доходах (форма 2‑НДФЛ).
• Иностранные граждане – при наличии разрешения на работу и трудового договора трудовая книжка ведётся по общим правилам; при отсутствии такого договора – только патент или разрешение на работу.

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Определить способ ведения при приёме на работу: спросить у сотрудника, предпочитает ли он бумажную или электронную трудовую книжку (если он уже имеет выбор с предыдущего места работы – уведомление не требуется).
2. Внести запись в ЭТК в течение пяти рабочих дней с даты приёма (или с даты изменения трудовой функции).
3. При ведении бумажной книжки использовать новый бланк (с 2023 г.) и аккуратно заполнять все поля, избегая сокращений, не предусмотренных инструкцией.
4. Хранить книжки в металлическом шкафу с ограниченным доступом, обеспечивая защиту от повреждения и несанкционированного доступа (п. 46 Порядка).
5. Периодически сверять данные ЭТК и бумажных книжек (если обе ведутся) не реже одного раза в год.
6. Обучать сотрудников кадровой службы изменениям в порядке ведения и хранения (регулярные семинары, вебинары Минтруда).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести трудовую книжку у сотрудников, работающих по договору о предоставлении услуг (ГПХ)?

Нет, трудовые отношения отсутствуют, поэтому трудовая книжка не ведётся. Оформляются акт о выполненных работах и справка о доходах.

Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку?

Выдаётся дубликат на основании заявления работника и справки о стазе и местах работы (форма СТД‑ПР). При наличии ЭТК данные уже находятся в ПФР, дубликат бумажной книжки выдаётся только по желанию сотрудника.

Можно ли вести только электронную трудовую книжку, если сотрудник настаивает на бумажной?

Если сотрудник до имел бумажную книжку и не отказался от её ведения, работодатель обязан вести оба формата. Если сотрудник впервые устраивается после и выбрал электронный формат – бумажная книжка не требуется.

Какие штрафы предусмотрены за неправильное ведение трудовых книжек?

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечёт штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для организаций.

Трудовая книжка (или её электронный аналог) обязательно ведётся на всех работников, состоящих в трудовых отношениях с учреждением, независимо от формы собственности, вида договора и режима работы. Исключения касаются только гражданско‑правовых отношений и случаев, когда трудовой договор не заключён.

С учётом последних изменений (новые бланки с 2023 г., обязательный переход на ЭТК с 2021 г., уточнения в порядке ведения и хранения) кадровой службе следует:

• Чётко фиксировать выбранный сотрудником способ ведения трудовой книжки при приёме на работу;
• Использовать актуальные бланки и соблюдать сроки внесения записей;
• Обеспечить надёжное хранение бумажных экземпляров и регулярную синхронизацию данных с ПФР;
• Проводить обучение ответственных сотрудников, чтобы избежать штрафных санкций и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Соблюдение этих требований гарантирует законность кадрового документооборота, защищает права работников и упрощает взаимодействие с государственными фондами.