Ведение трудовой книжки – обязательная процедура для всех работодателей, которые нанимают граждан по трудовому договору. Правильное оформление записей позволяет избежать споров при проверке трудовой инспекции, а также упростить расчёт стажа и выплаты компенсаций. В данной статье подробно рассматриваем, как правильно оформить запись в трудовой книжке при приёме на работу и при увольнении.

Общие требования к оформлению записей

Согласно Трудовому кодексу РФ и рекомендациям ПФР, в трудовые книжки вносятся сведения о:

• приёме на работу;
• переводах на другую постоянную работу;
• увольнениях (по собственному желанию, по инициативе работодателя, в связи со сокращением и т.д.).

Каждая запись должна быть подтверждена приказом (распоряжением) и ознакомлена с работником под подписью в его личной карточке (форма Т-2).

Форма записи

В графу 4 трудовой книжки вносится дата и номер приказа, на основании которого производится запись. Пример оформления:

Графа 4: № 123-р

Запись должна содержать точный текст основания увольнения, ссылку на соответствующую статью ТК РФ и, при необходимости, указать причину, предоставляющую работнику определённые льготы.

Запись о приёме на работу

При приёме сотрудника в компанию в трудovou книжку вносятся сведения о:

1. ФИО работника;
2. Должности, tariff rate category;
3. Дата начала работы;
4. Номера приказа о приёме;
5. Подпись работника и руководителя.

Важно: не требуется отдельно указывать, что работник ознакомлен с записью – это подтверждается подписью в личной карточке.

Запись об увольнении

Оформление записи об увольнении зависит от причины её возникновения. Рассмотрим основные варианты.

Увольнение по собственному желанию

Если работник подаёт заявление и уходит по собственному желанию, в трудовой книжке указывается:

• причина – «по собственному желанию»;
• ссылка на пункт 3 части первой ст. 77 ТК РФ;
• дата увольнения;
• номер и дата приказа (если он оформлен).

Пример записи:

Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ.
Дата увольнения: .
Приказ № 56-р от .

Печать ставится только при наличии у организации печати. В противном случае запись заверяется подписью руководителя.

Увольнение по инициативе работодателя

При прекращении трудового договора по инициативе работодателя в запись включаются:

• причина увольнения (например, «по сокращению», «по несоответствию требованиям» и т.д.);
• ссылка на соответствующий пункт ТК РФ (ст. 81 – увольнение по инициативе работодателя);
• дата увольнения;
• номер и дата приказа.

Пример:

Уволен по сокращению, пункт 1 статьи 81 ТК РФ.
Дата увольнения: .
Приказ № 78-р от .

Увольнение в связи со смертью работника

В случае смерти работника в трудовой книжке вносятся сведения о дате смерти и ссылке на соответствующий пункт ТК РФ. Обычно указывается:

Смерть работника, ст. 71 ТК РФ.
Дата смерти: .

Особенности оформления записей в электронной форме

С 2023 года в РФ допускается вести трудовые книжки в электронном виде. При этом:

• все записи должны быть защищены от изменения;
• подпись работника производится через электронную подпись;
• в конце года формируется отчёт, который можно отправить в ПФР.

При переходе на электронную форму необходимо сохранить все бумажные записи, сделанные до даты перехода, в архиве.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужно ли ставить печать в записи об увольнении, если организация отказалась от печати?
Ответ: Нет, если печать не используется, запись заверяется подписью руководителя.

Вопрос: Можно ли вносить записи в блоке после увольнения из нескольких организаций?
Ответ: Да, согласно рекомендациям КонсультантПлюс, записи могут вноситься одновременно о приёме и увольнении, если это оформлено в одном документе.

Вопрос: Как оформить запись, если увольнение связано с предоставлением работнику определённых льгот?
Ответ: В запись необходимо указать конкретную причину, которая дает работнику право на льготы (например, «по состоянию здоровья», «по достижению пенсионного возраста»), и сослаться на соответствующий пункт ТК РФ.

Готовые образцы

Для удобства работы вы можете скачать готовые образцы заполнения трудовых книжек:

• Образец записи об увольнении по собственному желанию (2025)
• Форма записи при приёме на работу
• Пример записи об увольнении по сокращению

Эти образцы подготовлены экспертами и полностью соответствуют действующему законодательству.

Правильное оформление записей в трудовой книжке – важный элемент юридической защиты работодателя и гарантия прав работника. Соблюдайте:

1. Точность даты и номера приказа;
2. Ссылки на соответствующие статьи ТК РФ;
3. Подписи и (при необходимости) печать;
4. Сохранность электронных записей.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете без проблем пройти проверку и обеспечить корректное оформление всех трудовых отношений.