С 1 января 2026 года правила ведения и заполнения трудовых книжек в Российской Федерации регулируются Постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090 (в редакции от 16 июля 2025 г.)‚ а также Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек‚ бумажные экземпляры остаются обязательными для работников‚ принятых до 2025 года‚ и в ряде случаев — для новых сотрудников по соглашению сторон. Ниже приведена подробная инструкция по заполнению трудовых книжек в 2026 году с учетом всех актуальных требований законодательства.

Общие положения

• Трудовая книжка, это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника.
• Заполнение осуществляется только гелевой ручкой синего или фиолетового цвета. Использование чернил‚ карандаша‚ маркера или принтера запрещено.
• Все записи должны быть сделаны разборчиво‚ без помарок‚ зачеркиваний и исправлений. При ошибке — оформляется дубликат;
• Ответственность за правильное ведение трудовых книжек несет лицо‚ назначенное приказом руководителя (как правило‚ сотрудник кадровой службы или бухгалтер).
• Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если таковая имеется).

Особенность 2026 года: отсутствие печати

Если организация не имеет печати (например‚ ИП или малый бизнес)‚ то записи в трудовой книжке заверяются только подписью ответственного лица, в соответствии с Разъяснением Минтруда от № 589н (абз. 3). В этом случае в графе «Заверено печатью» ставится пометка: «Печать не применяется» и проставляется подпись с расшифровкой.

Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется при первичном оформлении трудовой книжки — как при приеме на работу‚ так и при выдаче дубликата.

1. Фамилия‚ имя‚ отчество — указываются полностью‚ как в паспорте.
2. Дата рождения — в формате «число.месяц.год» (например‚ ).
3. Образование — указывается по данным паспорта или диплома (например‚ «среднее общее»‚ «среднее профессиональное»‚ «высшее»).
4. Профессия‚ специальность — указывается на основании диплома или справки (например‚ «бухгалтер»‚ «инженер-программист»).
5. Дата заполнения — число и год указываются цифрами‚ месяц — прописью (например‚ «12 мая 2026 г.»).

После заполнения ьного листа ставятся две подписи:

• Подпись работника, подтверждение согласия с внесенными данными.
• Подпись ответственного лица за ведение трудовых книжек — с расшифровкой (ФИО и должность).

Записи о приеме на работу

Запись о приеме вносится не позднее 5 рабочих дней со дня фактического начала работы (ст. 66 ТК РФ).

Структура записи:

1. Порядковый номер записи — по хронологии (1‚ 2‚ 3…).
2. Дата приема — число‚ месяц‚ год (например‚ ).
3. Наименование работодателя — полное наименование организации (как в учредительных документах).
4. Основание для приема — указывается номер и дата приказа (например‚ «приказ № 12 от »).
5. Должность — указывается точно‚ как в штатном расписании (например‚ «ведущий бухгалтер»).

Пример записи:

1. г. принят на работу в ООО «Ромашка» в качестве ведущего бухгалтера — приказ № 12 от г.

Важно: В 2026 году для вновь принимаемых сотрудников запускается только электронная трудовая книжка (если работник не подал заявление о желании сохранить бумажную). Бумажную трудовую книжку заводить нельзя — это требование Приказа Минтруда № 320н в ред. от 2025 г.

Записи об увольнении

Запись об увольнении вносится в день увольнения и должна содержать:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата увольнения.
3. Основание увольнения — с указанием пункта ТК РФ (например‚ «по собственному желанию‚ п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
4. Номер и дата приказа об увольнении.

Пример записи:

5. г. уволен по собственному желанию‚ п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — приказ № 45 от г.

Важно: Если работник увольняется по инициативе работодателя‚ необходимо указать точную формулировку (например‚ «в связи с сокращением штата‚ п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ»).

Ведение дубликата трудовой книжки

Дубликат выдается в случае утраты‚ порчи или повреждения оригинала. Порядок заполнения:

1. На ьном листе дубликата указывается: «Дубликат» и дата выдачи.
2. Все записи о трудовой деятельности переносятся на основании документов (приказы‚ справки‚ выписки из архива).
3. Записи о работе‚ совершенной до 2025 года‚ вносятся на основании бумажных трудовых книжек или архивных данных.
4. Записи о работе с 2025 года, на основании данных Пенсионного фонда РФ (электронная трудовая книжка).
5. Дубликат заверяется подписью ответственного лица и печатью (если есть).

Электронные трудовые книжки в 2026 году

С 1 января 2026 года:

• Все новые работники получают только электронную трудовую книжку (ЭТК).
• Бумажные книжки заводятся только по письменному заявлению работника‚ поданному до 31 декабря 2025 года.
• Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней передать сведения о приеме/увольнении в ПФР.
• Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку‚ то в нее вносится запись: «Переведен на ведение электронной трудовой книжки» с указанием даты перехода и номера ЭТК.

Хранение и учет

• Трудовые книжки хранятся в организации в течение 75 лет после увольнения работника.
• Ведется Книга учета движения трудовых книжек — журнал‚ в который вносятся все операции: выдача‚ возврат‚ выдача дубликата‚ передача в архив.
• Все трудовые книжки и вкладыши должны быть пронумерованы‚ прошнурованы и скреплены подписью руководителя.

Ответственность за нарушения

Несвоевременная выдача трудовой книжки или ошибки в ее заполнении могут повлечь:

• Штрафы для работодателя (до 50 000 руб. по ст. 5.27 КоАП РФ).
• Обязательство выплатить компенсацию за вынужденный простой (если работник не может устроиться на новую работу).

Важно! Судебная практика 2025 года (Определение 3-го КСОЮ от № 88-4547/2025) подтвердила: если работник не доказал причинение ущерба из-за задержки выдачи трудовой книжки‚ суд откажет в компенсации. Тем не менее‚ нарушение сроков — это основание для привлечения к административной ответственности.

Образцы и рекомендации

Для удобства работодателей Минтруд и ПФР публикуют на своих сайтах:

• Образцы заполнения трудовой книжки (прием‚ увольнение‚ перевод‚ награждение).
• Формы дубликата и книги учета.
• Шаблоны приказов о приеме и увольнении.

Рекомендуеться использовать программы 1С:Зарплата и управление персоналом или аналогичные кадровые системы — они автоматически формируют записи в соответствии с требованиями № 225 и № 320н.

Правила заполнения трудовых книжек в 2026 году остаются строгими‚ но адаптированы к цифровой эпохе. Основной акцент сделан на переходе к электронным трудовым книжкам — они обеспечивают точность‚ доступность и защиту данных; Однако бумажные книжки до сих пор актуальны для работников‚ принятых до 2025 года‚ и требуют безупречного ведения.

Ключевые принципы:

• Записи — только гелевой ручкой‚ без исправлений.
• Подпись и печать (или пометка «печать не применяется»).
• Сроки — не позднее 5 рабочих дней после события.
• Для новых сотрудников, только электронная книжка.
• Документы хранятся 75 лет.

Соблюдение этих правил, не просто формальность‚ а гарантия прав работника на пенсию‚ компенсации и социальную защиту. Не пренебрегайте ими — ошибки в трудовой книжке могут стоить человеку десятилетий стажа.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять обновления на сайтах Минтруда России и Пенсионного фонда РФ.