Трудовая книжка — это ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные бланки не утратили своей актуальности․ Работодатели по-прежнему обязаны вести, хранить и выдавать их по запросу сотрудников․ Для автоматизации этих процессов в программах 1С предусмотрены специальные механизмы․ В этой статье мы подробно разберем, как учитывать бланки трудовых книжек, работать с ними в 1С и соблюдать актуальные требования законодательства на 2026 год․
Что важно знать о бланках трудовых книжек в 2026 году
С 2021 года организации, принимающие на работу сотрудников без трудового стажа, обязаны формировать сведения о периодах их работы только в электронном виде, без оформления бумажной трудовой книжки․ Однако бумажный формат остается обязательным для тех сотрудников, которые ранее подали заявление о сохранении ведения записей на бумаге․
Бумажная трудовая книжка и вкладыш в неё относятся к бланкам строгой отчетности (БСО)․ Это означает, что они требуют особого порядка приобретения, хранения, выдачи и списания․ Любое движение бланка должно быть зафиксировано в учете․
Учет бланков строгой отчетности в 1С
Программные продукты 1С (такие как 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия 
позволяют полностью автоматизировать учет БСО, включая бланки трудовых книжек и вкладышей в них․
Приход и списание бланков
Для отражения операций с бланками в 1С используются специальные документы и справочники:
- Поступление бланков: Операция регистрируется при покупке новых бланков․ В 1С создается документ поступления, где указывается количество, стоимость и поставщик․
- Списание бланков: Оформляеться при выдаче бланка сотруднику (как нового, так и при оформлении вкладыша) или при порче документа․
Книга учета движения трудовых книжек
Каждый работодатель обязан вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․ В 1С этот регистр формируется автоматически на основании кадровых документов (прием на работу, увольнение)․ Программа сама подтягивает данные о сотруднике, дате приема/увольнения и реквизитах самой книжки․
Приходно-расходная книга по учету бланков
Помимо книги движения, существует Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее․ Она фиксирует финансово-количественное движение бланков внутри организации (закупка и выдача сотрудникам с удержанием платы или без)․ В 1С данные для этой книги формируются на основании документов расчетов с персоналом и движения БСО․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 1С
Переход на ЭТК стал одним из самых значимых изменений в кадровом учете․ В программах 1С реализован функционал для полноценной работы с электронными сведениями․
Как начать вести ЭТК в 1С: пошаговая инструкция
- Уведомление сотрудников: Работодатель обязан проинформировать штат о переходе на ЭТК․ В 1С можно массово сформировать уведомления․
- Сбор заявлений: Сотрудники должны написать заявление: о сохранении бумажной книжки, о переходе на электронный формат или о ведении обеих форм одновременно․ В 1С ЗУП есть отдельный документ «Заявление о ведении трудовой книжки», который фиксирует выбор работника․
- Формирование отчетности: На основании поданных заявлений и кадровых приказов (прием, перевод, увольнение) в 1С автоматически формируеться отчет СЗВ-ТД для отправки в Пенсионный фонд России․
Сервис 1С:Кабинет сотрудника
Для ускорения обмена документами настоятельно рекомендуется подключать сервис 1С:Кабинет сотрудника․ Он позволяет:
- Оперативно обмениваться расчетными листками, справками и приказами․
- Отправлять уведомления о переходе на ЭТК․
- Получать заявления от работников прямо с их смартфонов в любое удобное время․
- Сотрудники могут подписывать документы электронной подписью, что полностью исключает необходимость бумажного документооборота․
Бесплатное решение: 1С:Электронные трудовые книжки
Для малого бизнеса, которому не нужна полноценная кадровая система, существует бесплатная программа 1С:Электронные трудовые книжки (доступна в т․ч․ на облачной подсистеме 1С:Фреш)․ Это решение предназначено специально для ведения ЭТК, простого кадрового учета и подготовки отчета СЗВ-ТД․
Образцы заполнения и новые правила 2026 года
При работе с бумажными бланками крайне важно соблюдать актуальные правила заполнения․ В 2026 году действуют обновленные стандарты ведения и хранения трудовых книжек․
Особенности заполнения титульного листа
Одно из важных нововведений касается заполнения титульного листа новых бланков: запись об образовании теперь вносится по-новому, в строгом соответствии с современными уровнями образования (согласно обновленным ГОСТам и закону об образовании)․
Основные записи
В разделе сведений о работе необходимо корректно вносить:
- Записи о приеме на работу с указанием структурного подразделения и должности;
- Записи о переводах;
- Записи об увольнении с обязательной ссылкой на статью, пункт и часть Трудового кодекса РФ;
- Сведения о награждениях․
Все записи должны иметь порядковые номера и даты․ Образцы заполнения на 2025-2026 годы (включая увольнение по собственному желанию) можно найти на профильных порталах, таких как БУХ․1С или Бланки Онлайн, где представлены актуальные формы в форматах Word и Excel для ознакомительного просмотра․
Выписка из электронной трудовой книжки
Сотрудники, перешедшие на ЭТК, имеют право в любой момент запросить выписку из своей электронной трудовой книжки․ В 2026 году посмотреть и скачать выписку можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуг или Личный кабинет на сайте ПФР;
- Обратившись в МФЦ;
- Непосредственно у текущего работодателя — в 1С формируется печатная форма выписки, которая предоставляется сотруднику под роспись или выгружается в формате pdf для отправки через 1С:Кабинет сотрудника․
Работа с бланками трудовых книжек в 1С требует внимательности, так как эти документы относятся к бланкам строгой отчетности․ Программы 1С существенно упрощают жизнь кадровикам и бухгалтерам: автоматизируют учет БСО, формируют необходимые книги учета, помогают собирать заявления и сдавать отчетность СЗВ-ТД․ Использование современных сервисов, таких как 1С:Кабинет сотрудника, делает процесс перехода на электронные трудовые книжки максимально безболезненным и быстрым как для работодателя, так и для работников․