Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 1 января 2021 года, бумажные формуляры не утратили своей актуальности. Работодатели по-прежнему обязаны вести учет бумажных трудовых книжек, включая чистые бланки и вкладыши в них. Согласно актуальным требованиям на 2026 год, организации должны иметь запас чистых бланков для оформления их вместо испорченных или утраченных (п. 41, 44 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от № 320н).

В данной статье мы подробно разберем, как правильно организовать учет чистых трудовых книжек, какие регистры использовать и какие изменения в законодательстве необходимо учитывать.

Зачем нужен запас чистых бланков?

Хотя новые трудовые книжки при первом трудоустройстве больше не оформляют, у работодателя всегда должны быть в наличии чистые бланки и вкладыши. Они необходимы в следующих случаях:

• Выдача дубликата: если оригинал был утерян работником или работодателем.
• Замена испорченного бланка: если при заполнении была допущена ошибка или бланк пришел в негодность.
• Оформление вкладыша: если в текущей бумажной трудовой книжке закончились свободные страницы для записей.
• Переход на электронный учет: в некоторых случаях для оформления перехода может потребоваться выдача оригинала на руки сотруднику.

Где приобретать бланки?

Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности с уровнем защиты. Их выпуск осуществляет АО «Гознак» (согласно приказу Минфина от г. № 117н). Реализация бланков происходит через сеть официальных распространителей.

Работодатель обязан закупать бланки только у тех продавцов, которые имеют заключенный с АО «Гознак» письменный договор на распространение таких формуляров. Приобретение бланков в сомнительных местах может привести к использованию поддельных документов, что повлечет за собой серьезные штрафы.

Документы для учета чистых бланков

Учет чистых трудовых книжек кардинально отличается от учета уже заполненных (движущихся). Если для заполненных книжек ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то для чистых бланков предназначена Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Приходно-расходная книга по учету бланков

В этой книге фиксируется исключительно движение чистых бланков. Учет ведется в бухгалтерии организации (или уполномоченным лицом, если учет передан кадровику). В книге отражаются:

1. Поступление: сколько чистых бланков и вкладышей поступило в организацию (куплено), по какой цене и на какую общую сумму.
2. Списание/выдача: сколько бланков и вкладышей выдано для использования (например, кадровику для оформления дубликата или вкладыша), на какую сумму.

Важно: в Приходно-расходную книгу не вносятся данные о том, какому конкретно сотруднику выдана трудовая книжка или вкладыш, для этого существует Книга учета движения.

Книга учета движения трудовых книжек

Этот журнал используется для фиксации оформленных книжек, принятых от работников при поступлении на работу, а также выданных им при увольнении. Чистые бланки, которые просто хранятся в сейфе у кадровика или бухгалтера, в этот журнал не вписываются!

Оформление и прошивка учетных книг

Требования к оформлению учетных книг претерпели изменения, которые важно учитывать в 2026 году. Ранее книги учета необходимо было пронумеровывать, прошнуровывать, заверять подписью руководителя и обязательно скреплять сургучной печатью или опломбировать.

Актуальное правило: Скреплять книги учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее сургучной печатью или опломбировать их больше не нужно. Однако требования по нумерации, прошнуровке и заверению подписью руководителя организации остаются в силе.

Что касается самой формы книги, то чистый экземпляр учетного журнала можно:

• Приобрести в магазине канцелярских товаров (типовые формы).
• Заказать в типографии.
• Распечатать самостоятельно и затем прошнуровать.

Хранение бланков: документы строгой отчетности

Чистые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны храниться как документы строгой отчетности. Это означает, что они должны находиться в специально отведенном месте — несгораемом сейфе или запирающемся металлическом шкафу.

Ответственность за сохранность и правильный учет несет должностное лицо, назначенное приказом руководителя (обычно это бухгалтер или кадровик). При смене ответственного лица необходимо провести инвентаризацию бланков и составить акт приема-передачи.

Бухгалтерский учет и проводки

Поскольку закупка бланков осуществляется за счет организации (работодатель не имеет права заставлять сотрудника платить за бланк при его порче или утере), в бухгалтерии формируются соответствующие проводки:

• Дебет 76 (60) — Кредит 51 (50): оплата поставщику за бланки трудовых книжек и вкладышей.
• Дебет 10 (субсчет «Бланки строгой отчетности») — Кредит 76 (60): оприходование поступивших чистых бланков.
• Дебет 20 (26, 44) — Кредит 10: списание стоимости бланков при их выдаче/использовании.

Сотрудник, по вине которого был испорчен бланк, может возместить его стоимость добровольно. В этом случае в учете отражается возмещение ущерба (Дебет 73, Кредит 94, Дебет 50 (70) — Кредит 73).

Учет чистых трудовых книжек и вкладышей — это важный участок кадровой и бухгалтерской работы, требующий внимательности. Главное правило: чистые бланки учитываются отдельно от заполненных. Для них существует Приходно-расходная книга, где фиксируются только количества, цены и суммы покупок и выдач. Соблюдение актуальных правил хранения, закупки у официальных представителей Гознака и правильное ведение учетных книг поможет организации избежать претензий со стороны трудовой инспекции.