Трудовая книжка – документ строгой отчетности, который подтверждает стаж работы и служит основанием для начисления пенсии. В дошкольных организациях, как и в любой другой организации‑работодателе, необходимо обеспечить правильный учет и хранение этих документов. Ниже представлены актуальные нормативные требования (по состоянию на 2026 год) и практические рекомендации, адаптированные специально для ДОУ.
Нормативно‑правовая база
- Приказ Минтруда России № 320н от г. – утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ № 225 от г. – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
- Приказ Росархива № 236 от г. – устанавливает сроки хранения: 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 г., и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство завершилось до 2003 г.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 81) и Федеральный закон «Об архивном деле» (ст. 12) – определяют обязанность работодателя хранить документы строгой отчетности до востребования.
Важно отметить, что законодательством не предписывается хранить трудовые книжки в несгораемом опечатанном сейфе. Достаточно обеспечить надёжный запираемый шкаф, отвечающий требованиям по безопасности и сохранности документов.
Кто отвечает за хранение трудовых книжек в ДОУ?
Согласно пункту VIII «Учет и хранение трудовых книжек» (КонсультантПлюс), уполномоченное лицо назначается приказом (распоряжением) работодателя. В типичной структуре ДОУ это:
- Директор (или заместитель директора) – издаёт приказ о назначении ответственного.
- Главный бухгалтер/специалист по кадрам – часто берёт на себя функции по учёту и выдаче книжек.
- Ответственный за архив (если в ДОУ есть архивный отдел) – контролирует соблюдение сроков хранения.
Ответственное лицо обязано вести:
- Книгу учёта бланков трудовой книжки и вкладыша.
- Книгу учёта движения трудовых книжек (выдача, возврат, утеря).
Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и печатью организации (при наличии). При необходимости их можно опломбировать сургучной печатью.
Пример приказа о назначении ответственного лица
Приказ № 12‑2026 от г. О назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек В соответствии с Приказом Минтруда России № 320н от г. назначить Иванова Ивана Ивановича, главного бухгалтера, ответственным за ведение и хранение трудовых книжек в ДОУ «Солнечный луч». Ответственному лицу: - вести книгу учёта бланков и вкладышей; - вести книгу учёта движения трудовых книжек; - обеспечивать сохранность документов; - предоставлять трудовые книжки сотрудникам по их требованию. Контроль исполнения – директору.
Технические требования к помещению и оборудованию
| Требование | Рекомендация |
|---|---|
| Тип шкафа | Металлический запираемый шкаф с замком «по ключу» или электронным замком. Сейфы допускаются, но не обязательны. |
| Защита от пожара | Шкаф должен быть размещён в помещении, отвечающем требованиям пожарной безопасности (огнетушители, система оповещения). Специальный огнеупорный сейф не требуется. |
| Контроль доступа | Только уполномоченное лицо и его заместитель имеют ключ/карточку доступа. Ведение журнала входа‑выхода (бумажный или электронный). |
| Условия хранения | Температура 10‑25 °C, относительная влажность 40‑60 %. Избегать прямого солнечного света и сквозняков. |
| Охрана помещения | Если помещение находится в общежитии или здании с открытыми окнами – установить решётки на окна, охранную сигнализацию. |
Порядок ведения учёта
Книга учёта бланков и вкладыша
- Дата получения бланка.
- Номер партии (если получено оптом).
- Ответственное лицо, принявшее бланк.
- Состояние бланка (повреждения, недостача).
Книга учёта движения трудовых книжек
| № п/п | ФИО сотрудника | Таб. № | Дата выдачи | Кому выдана (ФИО получателя) | Дата возврата | Примечание (повреждения, утеря) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Петрова Мария Сергеевна | 00123 | Петрова М.С. | — | — |
Сроки хранения
Трудовые книжки и их вкладыши хранятся у работодателя до востребования (п. 43 Правил). После завершения трудовых отношений они остаются в организации, пока сотрудник (или его наследники) не потребуют их возврата. При этом в архиве они сохраняются в течение 50/75 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства.
Практические рекомендации для ДОУ
- Создать регламент – оформить внутренний документ (приказ), в котором описаны:
- Ответственные лица;
- Порядок ведения книг учёта;
- Требования к помещению и оборудованию;
- Порядок выдачи и возврата книжек.
- Оформить журнал доступа – в электронном виде (Google Таблицы, 1С) или в бумажном виде. Записывать дату, время, ФИО сотрудника, цель доступа.
- Провести инструктаж персонала – раз в полугодие проводить обучение сотрудников, отвечающих за хранение, о правилах обращения с документами.
- Регулярно проверять состояние книжек – раз в год проводить инвентаризацию, фиксировать повреждения, при необходимости заменять бланки.
- Обеспечить пожарную безопасность – установить датчики дыма, иметь огнетушитель класса АВВ, проводить ежегодные учения.
- Рассмотреть возможность цифровой копии – хотя оригиналы обязаны храниться в бумажном виде, сканировать книжки для внутреннего контроля (не заменяет оригинал).
- Соблюдать сроки архивирования – перед передачей в архив оформить акт передачи, указав срок хранения (50/75 лет).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли хранить трудовые книжки в несгораемом сейфе?
Нет. Закон не требует использовать огнеупорный опечатанный сейф. Достаточно надежный металлический запираемый шкаф, расположенный в помещении, отвечающем требованиям пожарной безопасности.
Можно ли хранить книжки в обычном офисном шкафу?
Да, при условии, что шкаф запирается на ключ/карточку, находится в закрытом помещении и доступ к нему ограничен только уполномоченными лицами.
Кому выдавать трудовую книжку при увольнении?
Трудовую книжку выдает работнику (или его законному представителю) в день увольнения. Если сотрудник не забрал книжку, она хранится у работодателя до его требования.
Что делать при утере книжки?
Составить акт утери, оформить дубликат (по заявлению работника) и внести запись в книгу учёта движения трудовых книжек.
Какой срок хранения у бланков и вкладышей?
Бланки и вкладыши хранятся вместе с трудовыми книжками в течение тех же 50/75 лет, указанных для самих книжек.
Хранение трудовых книжек в ДОУ – это сочетание строгих нормативных требований и практических мер по обеспечению безопасности. Ключевые моменты:
- Назначить ответственного лица и оформить соответствующий приказ.
- Вести две книги учёта (бланков и движения книжек) с подписью руководителя.
- Обеспечить надёжный запираемый шкаф, контроль доступа и соблюдение условий хранения.
- Соблюдать сроки хранения – до востребования и далее в архиве 50/75 лет.
- Регулярно проводить проверки, инструктаж и поддерживать пожарную безопасность.
Соблюдая эти правила, детское образовательное учреждение гарантирует законность кадрового документооборота и защищает интересы как сотрудников, так и организации.
Дата актуализации статьи: . Информация взята из открытых источников, включая Приказ Минтруда РФ № 320н, Постановление Правительства РФ № 225, Приказ Росархива № 236 и материалы КонсультантПлюс.