Вопрос о том, как правильно вести учет сотрудников, работающих по срочному трудовому договору, часто вызывает затруднения у кадровых специалистов и работодателей. В этой статье мы разберём основные нюансы, которые помогут вам избежать ошибок при оформлении трудовых отношений и учёте в трудовой книжке.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это основной документ работника, в котором фиксируются все изменения в трудовом статусе: приём на работу, переводы, увольнения, а также сведения о стаже и квалификации. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) каждая трудовая книжка должна содержать:

• Сведения о приёме на работу и увольнении;
• Переводы по месту работы;
• Сведения о стаже работы и квалификации;
• Сведения о причинах увольнения.

С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК). Это цифровой аналог бумажной книги, который обеспечивает более прозрачный и быстрый доступ к данным.

Кратко о срочном трудовом договоре

Срочный трудовой договор – это договор, заключённый на определённый срок, который может быть:

• Один раз (срок до 3 лет);
• С несколькими сроками (срок до 3 лет, но с возможностью продления);
• С ограничением по количеству рабочих дней (до 180 дней в году).

Согласно статье 68 ТК РФ, при заключении срочного договора работодатель обязан указать в трудовой книжке:

1. Дата начала и окончания срока договора;
2. Причину заключения договора (например, временное выполнение работы, сезонный характер работы и т.д.);
3. Условия, при которых договор может быть продлен.

Заносится ли срочный договор в трудовую книжку?

Да, срочный трудовой договор обязательно заносится в трудовую книжку. Однако его запись отличается от записи бессрочного договора:

• Вместо даты начала и окончания срока договора указывается срок (например, «с по »);
• В поле «Причина заключения договора» указывается конкретная причина (например, «временное выполнение работы»);
• Если договор продлевается, в книге фиксируется новый срок и причина продления.

Таким образом, в трудовой книжке будет видно, что работник был принят на временную работу, а не на бессрочное трудоустройство.

Почему важно правильно вести учёт срочных договоров?

Неправильный учёт может привести к следующим проблемам:

• Дублирование записей о сотруднике, что создаёт путаницу в учёте стажа;
• Невозможность корректно рассчитать отпускные и выходные пособия;
• Проблемы при проверке работодателем и налоговыми органами;
• Нарушение требований законодательства, что может повлечь штрафы.

Например, если в компании одновременно работают два сотрудника на одну должность, но один из них имеет обычный бессрочный договор, а другой – срочный, то при неверном учёте в трудовой книжке может возникнуть ситуация, когда уволить никого нельзя, а стаж будет начисляться неправильно.

Как правильно оформить запись в электронной трудовой книжке?

В электронных трудовых книжках (ЭТК) процесс схож с бумажной, но имеет свои особенности:

1. Создайте запись о приёме – укажите дату начала, должность, место работы и тип договора (срочный). В поле «Срок» укажите даты начала и окончания.
2. Заполните причину заключения договора – в поле «Причина» укажите, например, «временное выполнение работы».
3. При продлении договора – создайте новую запись с новым сроком и обновлённой причиной.
4. Проверьте корректность данных – убедитесь, что даты не пересекаются и не превышают лимиты по сроку.
5. Сохраните и подпишите электронную запись – в ЭТК обычно требуется электронная подпись работодателя.

После завершения срока договора необходимо оформить запись об увольнении, указав причину (например, «срок договора истёк»).

Что делать, если договор не соответствует требованиям закона?

Если срочный договор превышает допустимый срок (более 3 лет) или содержит условия, противоречащие ТК РФ, его необходимо преобразовать в бессрочный. В таком случае:

• Сначала оформите запись об увольнении по истечении срока;
• Затем создайте новую запись о приёме на бессрочный договор с указанием даты начала и без указания окончания срока.

Это позволит избежать конфликтов с законом и сохранить корректный стаж работы.

Практические советы для кадровых специалистов

1. Проверяйте сроки – убедитесь, что срок договора не превышает 3 лет и не превышает 180 дней в году, если это сезонный характер работы;
2. Указывайте точную причину – это важно для будущих проверок.
3. Сохраняйте копии договоров – храните цифровые копии в системе документооборота.
4. Обучайте персонал – проводите семинары по правильному учёту в ЭТК.
5. Проверяйте обновления законодательства – ТК РФ и правила ЭТК могут меняться.

Срочный трудовой договор обязательно заносится в трудовую книжку, но его запись отличается от бессрочного договора. Важно:

• Указывать точные даты начала и окончания;
• Указывать причину заключения договора;
• Вести учёт в электронной трудовой книжке с соблюдением всех требований ТК РФ.

Правильный учёт помогает избежать конфликтов с законом, обеспечивает прозрачность трудовых отношений и защищает интересы как работодателя, так и работника.

Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю, рекомендуем обратиться к специалисту по кадрам или юристу, специализирующемуся на трудовом праве.