В 2026 году система учета трудовой деятельности в России окончательно сформировалась как гибридная: электронные сведения хранятся в информационных ресурсах Социального фонда России (СФР), однако бумажный документооборот никуда не исчез. Для работодателей наличие работников с бумажными трудовыми книжками (даже если это переходящий остаток от прошлых лет) означает обязанность строгого соблюдения правил их учета и хранения.

Ниже представлен подробный разбор того, как правильно организовать учет трудовых книжек, бланков строгой отчетности и вкладышей в соответствии с актуальным законодательством (включая Приказ Минтруда России от № 320н).

Почему важен правильный учет?

Трудовая книжка остается основным документом о трудовой деятельности работника. Ошибки в учете могут привести к:

• Штрафам со стороны трудовой инспекции.
• Проблемам при назначении пенсии работнику.
• Утрате важных доказательств в трудовых спорах.

Работодатель обязан вести учет не только самих заполненных книжек сотрудников, но и чистых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, так как они относятся к бланкам строгой отчетности (БСО).

Виды учета: Что именно нужно вести?

Согласно пунктам 39 и 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, работодатель должен самостоятельно утвердить формы документов для двух направлений учета:

Учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется для контроля за поступлением и расходованием чистых бланков.
Учет движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведется для регистрации всех книжек, принятых от работников при приеме на работу, и тех, что были выданы взамен утерянных или испорченных.

> Важно: Работодатель самостоятельно разрабатывает формы журналов (книг) учета, утверждая их внутренним нормативным актом. Использование унифицированных форм не является обязательным, главное — наличие всех необходимых реквизитов.

Журнал учета движения трудовых книжек

Это ключевой документ кадровой службы. В нем регистрируются все трудовые книжки, находящиеся у работодателя.

Что регистрировать?

• Книжки, принятые от работников при поступлении на работу.
• Книжки и вкладыши, выданные работникам взамен утерянных или пришедших в негодность.
• Вкладыши, вшиваемые в заполненные книжки.

Правила заполнения

Журнал должен быть пронумерован, прошит и скреплен печатью организации (или подписью уполномоченного лица, если печать не используется). Каждая запись заверяется подписью ответственного лица и подписью работника, получившего книжку (в графе о выдаче на руки при увольнении).

Особый случай: Выдача сведений о трудовой деятельности.
Если работник подает заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (согласно ст. 66.1 ТК РФ), и ему выдается бумажная трудовая книжка на руки, в графе 13 книги учета необходимо сделать специальную запись:
> «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».

После этой записи сотрудник обязательно ставит свою подпись.

Учет бланков строгой отчетности (Чистые бланки)

Бланки трудовых книжек и вкладышей стоят на строгом учете, аналогичном учету денежных средств.

Требования к хранению (п. 41 Порядка)

• Бланки должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях.
• Доступ к ним должен быть ограничен только для уполномоченных лиц (обычно это руководитель кадровой службы или бухгалтер).
• Помещение должно обеспечивать сохранность от огня, воды и несанкционированного доступа.

Приходно-расходная книга

Для учета бланков ведется приходно-расходная книга. В ней отражаются:
Поступление бланков от поставщика (по накладной).
Выдача бланков ответственному лицу (кадровику) для оформления.
Остаток бланков на конец периода.

Каждая операция подтверждается подписями материально ответственных лиц.

Электронные трудовые книжки и форма ЕФС-1

Хотя основной фокус учета бумажных документов сохраняется, нельзя забывать про электронный аспект. С 2020 года (и в 2026 году это правило действует без изменений) работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в СФР.

• Форма отчетности: ЕФС-1 (подраздел 1.1).
• Сроки: При приеме на работу и увольнении, не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Сведения о переводах и награждениях — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события.
• Результат: После подачи формы ЕФС-1 СФР создает или обновляет электронную трудовую книжку гражданина.

Алгоритм действий работодателя в 2026 году

Чтобы избежать штрафов и проблем, следуйте этому чек-листу:

1. Проверьте наличие бумажных трудовых. Есть ли у вас сотрудники, которые не перешли на электронную версию или чьи книжки хранятся у вас?
2. Актуализируйте журналы. Убедитесь, что формы журналов учета движения и учета бланков утверждены приказом руководителя и соответствуют текущим реалиям.
3. Организуйте хранение. Проверьте сейфы и металлические шкафы. Бланки строгой отчетности должны лежать там, а не на открытых полках.
4. Контролируйте записи. Следите, чтобы кадровики вносили записи в журнал учета движения сразу при приеме книжки от сотрудника.
5. Своевременно сдавайте ЕФС-1. Не забывайте про электронную часть учета, даже если работаете с бумажными носителями.

Ответственность за нарушения

Отсутствие журналов учета, неправильное хранение бланков или ошибки в записях могут повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы для юридических лиц могут достигать значительных сумм, а в случае повторных нарушений — дисквалификации должностных лиц.

Учет трудовых книжек в 2026 году требует от работодателя внимательности к деталям. Несмотря на цифровизацию, бумажный документооборот остается зоной высокой ответственности. Правильно организованный учет бланков, ведение журналов движения и своевременная передача данных в СФР, это гарантия безопасности бизнеса и защита прав работников. Помните: трудовая книжка — это не просто формальность, а документ, формирующий пенсионные права человека.