Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата актуализации: 15:29:00 ()

Нормативная база

Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 65.1).
Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы и порядка ведения книги учета движения трудовых книжек и книги учета бланков трудовой книжки».
Письмо Минтруда России от 5 мая 2022 г. № 14‑6/10/2‑2022 «О необходимости ведения указанных книг на бумажном носителе».
Постановление Правительства РФ от № 1446 «О порядке выдачи, хранения и учета трудовых книжек и вкладышей к ним».

Что именно нужно учитывать?

Согласно указанным нормативным актам работодатель обязан вести две отдельные книги:

Книга учета движения трудовых книжек (КУДТ) – фиксирует факты выдачи, приема, возврата, утраты и уничтожения трудовых книжек сотрудников.
Книга учета бланков трудовой книжки (КУБТ) – отражает движение бланков (формуляров) трудовых книжек, получаемых от поставщиков и используемых для оформления новых документов.

Кроме того, необходимо учитывать вкладыши к трудовым книжкам (дополнительные листы, содержащие сведения о наградах, поощрениях, изменениях в трудовой деятельности и т.п.). Вкладыши оформляются как часть трудовой книжки и подлежат тем же правилам учета, что и сама книжка.

Книга учета движения трудовых книжек (КУДТ)

Содержание записи

Дата операции (выдача, прием, возврат, утрата, уничтожение).
ФИО сотрудника.
Табельный номер (если есть).
Номер и серия трудовой книжки.
Вид операции (выдача/прием/возврат/утрата/уничтожение).
Основание (приказ о приеме, переводе, увольнении, акт о утрате и т;д.).
ФИО ответственного лица, осуществившего операцию, и его подпись.
Примечания (например, «выдан дубликат в связи с утратой оригинала»).

Порядок ведения

Книга ведется на бумажном носителе в виде брошюры или тетради с пронумерованными страницами.
Каждая страница содержит не менее 10 строк для записей.
Записи вносятся хронологически по мере совершения операции.
После заполнения страницы ставится подпись ответственного лица и дата.
Книга хранится в отделе кадров (или у уполномоченного лица) в условиях, обеспечивающих сохранность документов (сухое, защищенное от прямого солнечного света место).

Книга учета бланков трудовой книжки (КУБТ)

Что учитывается?

Поступление бланков от поставщика (дата, номер накладной, количество).
Расход бланков при оформлении новых трудовых книжек (дата, ФИО сотрудника, номер выдаваемой книжки).
Остаток бланков на конец периода (ежемесячно).
Списание бракованных или испорченных бланков (акт о браке).

Также ведется на бумажном носителе.
Форма записи аналогична книге учета движения трудовых книжек, но с колонками «Поступление», «Расход», «Остаток».
Ежемесячно проводится сверка фактического остатка бланков с данными книги; расхождения оформляются актом.
Книга хранится вместе с КУДТ или в отдельном шкафу, доступ к которому ограничен ответственными лицами.

Учет вкладышей к трудовым книжкам

Вкладыши оформляются при:

Присвоении награды, звания, почетного знака.
Изменении сведений о трудовой деятельности (перевод, повышение, изменение должности).
Установлении факта прохождения профессионального обучения, повышения квалификации.

Порядок учета вкладышей

Каждый вкладыш получает собственный номер (например, «ВК‑001/2026»).
В книге учета движения трудовых книжек делается отдельная запись о выдаче вкладыша (указывается номер трудовой книжки, к которой он относится, дата выдачи, основание).
При возврате или замене вкладыша фиксируется обратная операция.
Вкладыши хранятся вместе с трудовой книжкой сотрудника в личном деле.

Ответственность за нарушение порядка учета

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ – штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей за неп ведение или ненадлежащее ведение книг учета.
При выявлении факта отсутствия книги учета движения трудовых книжек или книги учета бланков трудовой книжки инспекция Роструда может выдать предписание об приведении документации в соответствие с требованиями законодательства в течение 10 рабочих дней.
В случае повторных нарушений возможно увеличение штрафов и привлечение к административной ответственности по ст. 19.5 КоАП РФ (невыполнение законного требования государственного органа).

Практические рекомендации для работодателей

Определить ответственных лиц. Назначить сотрудника отдела кадров (или бухгалтерии) ответственным за ведение обеих книг и учета вкладышей.
Подготовить шаблоны. Разработать унифицированные формы записей (можно распечатать таблицы с необходимыми колонками) и утвердить их внутренним приказом.
Регулярно проводить инвентаризацию; Ежеквартально сверять фактическое наличие трудовых книжек, бланков и вкладышей с данными книг.
Обеспечить сохранность. Хранить книги в металлическом шкафу с ограниченным доступом, вести журнал выдачи книг на руки (если требуется).
Обучение персонала. Проводить инструктаж по правилам заполнения книг и оформлению вкладышей не реже одного раза в год.
Использовать электронные копии только как резерв. Несмотря на обязательное бумажное ведение, рекомендуется вести скан‑копии книг в защищенной электронной системе для быстрого доступа при проверках.

Пример записи в книге учета движения трудовых книжек

ФИО: Иванов Иван Иванович
Табельный номер: 0257
Номер и серия трудовой книжки: 45 № 012345
Вид операции: Выдача (прием на работу)
Основание: Приказ № 78 от о приеме на работу
Ответственное лицо: Петров С.А., специалист отдела кадров (подпись)
Примечание: Выдан оригинал трудовой книжки, вкладыш не оформлен

Ведение учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним является обязательным требованием трудового законодательства и контролируется органами Роструда. Соблюдение порядка ведения КУДТ и КУБТ, а также правильного оформления вкладышей позволяет избежать административных штрафов, обеспечивает прозрачность кадрового документооборота и защищает права работников. Рекомендуется регулярно обновлять внутренние нормативные акты, проводить обучение ответственных сотрудников и осуществлять периодические проверки соответствия учета установленным нормативам.