Нормативная база и законодательство

Ведение трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Постановление Госкомтруда СССР от № 162 (ред. от ) — основной документ, определяющий порядок ведения трудовых книжек;
• Приказ Минтруда России от № 551н (ред. от 2025 г.) — устанавливает формы и порядок ведения книг учета;
• Постановление Минтруда РФ от № 69 — определяет форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей;
• Приказ Минтруда России № 320н от — актуальные требования к учету и хранению трудовых книжек, включая электронный формат.

С 2025 года действуют обновленные требования к ведению учета, включая возможность использования электронных трудовых книжек (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ.

Кто отвечает за учет трудовых книжек?

Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек возлагается на:

1. Работодателя — юридическое или физическое лицо, предоставляющее работу;
2. Ответственное лицо — обычно специалист отдела кадров или бухгалтерии, назначенный приказом;
3. Руководителя организации — утверждает и контролирует ведение книг учета.

Ответственный работник обязан:

• вести приходно-расходную книгу;
• вести книгу учета движения трудовых книжек;
• обеспечивать сохранность бланков;
• предоставлять отчеты в бухгалтерию.

Какие книги и журналы необходимо вести?

Для учета трудовых книжек и вкладышей в них необходимо завести и правильно оформить следующие документы:

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей

Эта книга предназначена для учета:

• поступления бланков;
• выдачи бланков ответственным лицам;
• списания испорченных или утерянных бланков;
• отражения сумм, полученных за оформленные трудовые книжки.

Требования к оформлению:

• Книга должна быть пронумерована, прошнурована;
• Подпись руководителя организации;
• Скреплена сургучной печатью или опломбирована;
• Срок хранения — не менее 50 лет.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Эта книга ведется для:

• регистрации выдачи и возврата трудовых книжек;
• отражения движения вкладышей;
• фиксации исправлений и замен;
• контроля за сроками хранения.

Образец заполнения:

Примечание: Книга должна быть прошнурована, пронумерована, подписана руководителем и заверена печатью.

Правила хранения трудовых книжек

Трудовые книжки должны храниться:

• В сейфе или металлическом шкафу;
• Отдельно от личных дел сотрудников;
• В помещении с ограниченным доступом;
• При сдаче в архив, в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов;
• Срок хранения — 75 лет (для постоянного хранения) или 5 лет (для временного).

Важно: При утрате трудовой книжки составляется акт, который утверждается руководителем. Работнику выдается дубликат.

Порядок выдачи и оформления трудовых книжек

При приеме на работу

1. Работник пишет заявление о приеме на работу;
2. Работодатель оформляет приказ о приеме;
3. В трудовую книжку вносится запись о приеме с указанием:
• даты приема;
• должности;
• наименования структурного подразделения;
• условий труда;
• основания приема (приказ).
4. Трудовая книжка выдается работнику под роспись в книге учета;
5. Работник расписывается в получении.

При увольнении

1. Работодатель оформляет приказ об увольнении;
2. В трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием:
• причины увольнения;
• основания (приказ);
• даты увольнения;
• реквизитов приказа.
3. Работник расписывается в получении трудовой книжки;
4. В случае неявки работника, отправляется уведомление о необходимости получения;
5. При отказе от получения — составляется акт.

Исправление ошибок

Если в трудовой книжке допущена ошибка:

• Неправильная запись зачеркивается одной чертой;
• Сверху делается правильная запись;
• Указывается основание исправления (например: «Исправленному верить, подпись, дата»);
• Исправление заверяется подписью ответственного лица и печатью организации;
• Не допускается подчистка, замазывание корректором.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) с 2025 года

С 1 января 2025 года введен обязательный переход на электронные трудовые книжки для новых работников. Для действующих сотрудников сохраняется бумажный формат до 2027 года.

Правила учета ЭТК:

• Сведения заносятся в Единую информационную систему учета трудовых книжек (ЕИСУТК);
• Работодатель обязан:
• вести электронный журнал учета;
• обеспечивать доступ работника к его ЭТК;
• сообщать об изменениях в Пенсионный фонд РФ;
• хранить резервные копии не менее 50 лет.
• Работник может запросить бумажную копию ЭТК.

Отчетность и контроль

Ежемесячно ответственное лицо обязано:

• представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков;
• представить приходный ордер на полученные суммы за оформленные трудовые книжки;
• сообщить о движении бланков;
• в случае утраты, составить акт и уведомить контролирующие органы.

Контроль: Государственная инспекция труда, Пенсионный фонд, налоговые органы.

Ответственность за нарушения

За нарушение правил учета и хранения трудовых книжек предусмотрены:

• Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
• штраф на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
• повторное нарушение — до 70 000 рублей.
• Уголовная ответственность (редко) — при умышленной порче или уничтожении документов;
• Материальная ответственность — при утрате трудовой книжки работника.

Практические рекомендации для кадровиков и бухгалтеров

Чек-лист для проверки:

• Все книги прошнурованы, пронумерованы, подписаны и опломбированы;
• Бланки трудовых книжек хранятся в сейфе;
• Записи в трудовых книжках соответствуют приказам;
• Исправления оформлены правильно;
• Отчеты предоставляются в бухгалтерию своевременно;
• Сроки хранения соблюдены.

Образцы документов

Вы можете скачать типовые формы:

• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки;
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей;
• Образец приказа о назначении ответственного лица;
• Акт об утрате трудовой книжки.

Учет трудовых книжек — это системная работа, требующая внимания к деталям и соблюдения законодательства. Правильное ведение книг, своевременное оформление записей и обеспечение сохранности документов защитят права работников и снизят риски для работодателя.

Следите за изменениями в законодательстве, используйте актуальные формы и не допускайте ошибок при заполнении. Помните: трудовая книжка — это не просто документ, а гарантия социальных прав каждого работника.