С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 2021 года были утверждены новые правила их ведения и хранения. В 2025 году система учета трудовых книжек претерпела значительные изменения, и работодателям важно знать, как правильно оформлять, хранить и передавать сведения о трудовой деятельности. В этой статье мы разберем все ключевые нововведения, требования законодательства и практические рекомендации по ведению учета.

—

Основные изменения в учете трудовых книжек

Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ и Приказу Минтруда России от № 320н, с 2021 года:

• Электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основной формой учета трудовой деятельности. Все сведения о работнике, его стаже и трудовом пути формируются в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР).
• Бумажные трудовые книжки остаются в обращении, но их ведение и хранение регулируются новыми правилами.
• Работодатели больше не обязаны вести журналы учета движения трудовых книжек в обязательной форме (утвержденной Постановлением Минтруда от № 69). Теперь они могут разрабатывать собственные формы.
• С 1 января 2020 года новые трудовые книжки оформляются только в электронном формате, если работник не подал заявление о сохранении бумажной формы.

—

Кто отвечает за учет трудовых книжек?

Согласно Приказу Минтруда № 320н, работодатель обязан:

1. Назначить ответственное лицо приказом, которое будет заниматься учетом, хранением и выдачей трудовых книжек.
2. Обеспечить учет бланков трудовых книжек и вкладышей (количество полученных, выданных, испорченных, уничтоженных).
3. Вести учет движения трудовых книжек (кто, когда и по какой причине получил или сдал документ).
4. Своевременно передавать сведения в Пенсионный фонд для формирования ЭТК.

—

Как вести учет трудовых книжек в 2025 году?

Учет бумажных трудовых книжек

Даже несмотря на переход на электронные трудовые книжки, бумажные формы все еще используются. Для их учета необходимо:

• Вести приходно-расходную книгу учета бланков (количество полученных, выданных, испорченных бланков).
• Хранить трудовые книжки в сейфе или металлическом шкафу, обеспечивая их сохранность.
• Оформлять записи в трудовой книжке строго по правилам (ьный лист, записи о приеме/увольнении, переводе и т.д.).
• Выдавать дубликаты при утере или порче трудовой книжки по заявлению работника.

Важно! Записи в бумажной трудовой книжке должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть).

—

Учет электронных трудовых книжек (ЭТК)

Сведения об ЭТК формируются автоматически на основе данных, передаваемых работодателем в ПФР. Работодатель обязан:

• Вносить данные о приеме, увольнении, переводе, повышении квалификации и других изменениях в трудовой деятельности.
• Передавать сведения в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме/увольнении.
• Информировать работника о внесенных изменениях в его электронную трудовую книжку.
• Хранить резервные копии данных об ЭТК на случай технических сбоев.

Сроки передачи сведений в ПФР:

• При приеме на работу – в течение 3 рабочих дней.
• При увольнении – в день издания приказа об увольнении.
• При изменении должности, оклада и других данных – в течение 3 рабочих дней.

—

Новые формы учета (что изменилось в 2025 году)

С 2021 года обязательная форма журнала учета движения трудовых книжек (утвержденная Постановлением Минтруда от № 69) больше не действует. Теперь работодатели могут:

• Разработать собственную форму журнала учета бланков и движения трудовых книжек.
• Использовать электронные системы для учета (например, программы 1С, СБиС++ и др.).
• Вести учет в бумажном виде или в электронном формате (на выбор работодателя).

Рекомендуемые разделы для журнала учета:

1. Учет бланков трудовых книжек и вкладышей.
2. Учет движения трудовых книжек (выдача, возврат, утеря, порча).
3. Учет дубликатов трудовых книжек.
4. Отчетность перед ПФР по ЭТК.

—

Ответственность за нарушение правил учета

За нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

—

Практические рекомендации для работодателей

1. Назначьте ответственное лицо за учет трудовых книжек и издайте соответствующий приказ.
2. Разработайте внутренние формы учета (журналы, книги) или используйте электронные системы.
3. Обучите сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек, новым правилам;
4. Своевременно передавайте сведения в ПФР для формирования ЭТК.
5. Проводите инвентаризацию трудовых книжек не реже 1 раза в год.
6. Соблюдайте сроки хранения трудовых книжек (50 лет после увольнения работника).
7. Используйте шаблоны для оформления записей в трудовой книжке (можно скачать образцы на сайте Минтруда).

—

С 2025 года учет трудовых книжек претерпел значительные изменения: электронные формы стали основными, а бумажные трудовые книжки постепенно уходят в прошлое. Работодатели должны:

• Следить за изменениями законодательства.
• Своевременно передавать сведения в ПФР.
• Вести учет трудовых книжек по новым правилам.
• Обеспечивать сохранность документов.

Важно! Нарушение правил учета может привести к серьезным штрафам, поэтому работодателям необходимо строго соблюдать новые требования.

—

Полезные ресурсы

• Приказ Минтруда России от № 320н
• Официальный сайт Пенсионного фонда России
• Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ
• Федеральная служба по труду и занятости

—

Автор статьи: Искусственный интеллект
Дата публикации: 22 мая 2026 года